|
Blue Monday to podobno najbardziej depresyjny dzień w roku. Wierzysz w to?  Pojęcie to zostało wprowadzone do użycia w 2004 roku przez brytyjskiego psychologa, Cliffa Arnalla. Wokół tego zjawiska narosło wiele wątpliwości, które podważają zarówno wiarygodność profesora jak i jego pseudobadań. Rzeczywiście zakładanie jakoby depresja była stanem, który jest zależny od obiektywnych zewnętrznych czynników jest absurdalne. Depresja to poważna choroba, na którą wpływa dużo więcej osobistych czynników. Czy uda się zrealizować styczniowe plany? Co by nie było, styczeń jest dla mnie zwykle miesiącem słodko-gorzkim. Jako pasjonatka organizacji, lubię tworzyć plany działania, ale ważniejsze jest tu dla mnie słowo działanie niż plan;-) Po wielu latach planowania całego roku, miesięcy czy tygodni, wiem już, że dokładne planowanie nie jest moją mocną stroną i jeśli chcę to dobrze robić, muszę korzystać ze sprawdzonych rozwiązań. (Pisałam już o planowaniu posiłków i o tym, czemu nie lubię plannerów: Jak planować posiłki? i Dlaczego nie lubię plannerów?; obejrzyj też moje video o planowaniu tygodnia na video blogu: Jak planować w perspektywie tygodniowej?) Styczeń jest słodko-gorzki, bo jest miesiącem kiedy zaczynam wdrażać moje plany i często towarzyszy mi strach czy dokonałam właściwych wyborów, czy tym razem mi się uda. Jednocześnie jestem podekscytowana nowym rokiem i nowymi możliwościami, które daje mi mój plan. Ten rok będzie tym, w którym planować będę już w oparciu o wiele moich osobistych odkryć ostatnich lat. Jak zwykle ubieram mój wpis z punkty, aby łatwiej byłoby Ci zapamiętać i skorzystać z proponowanych rozwiązań. Punkt 1: Rozwikłaj mętlik - wizja, misja, cele i zamierzenia - czym się różnią i czy potrzebujesz ich wszystkich? Jeśli interesowałaś się już planowaniem i produktywnością, spotkałaś się z radami w stylu stwórz swoją misję, wizję, spisz cele i marzenia. Wszystko brzmi dobrze tylko, gdy przychodzi co do czego, nie wiesz gdzie to zapisać, po co Ci to jest i jak często do tego wracać. Wiem też, że czasem przysparza trudność odróżnienie jednego od drugiego. Mam na to swój sposób, który zaczerpnęłam z koncepcji perspektyw w GTD Davida Allena, i dbam o to, by działał w praktyce. David Allen wyróżnił 5 perspektyw, ja dodaję tu jeszcze tą najbardziej bieżącą, czyli najbliższe działania. Każdą z nich organizuję tak, bym przeglądała ją w regularnej częstotliwości.
Jak zaplanować kalendarz, by zrealizować te plany?
Komentarze
 Styczeń to miesiąc, w którym co roku obserwuję szaleństwo organizacyjne. W każdym zakątku Internetu możesz pobrać lub kupić planner, który ma być tym jedynym i ostatecznym środkiem do najlepszego planowania Twoich noworocznych celów czy wpisywania postanowień noworocznych.
U mnie nie ma plannerów. Dobra organizacja to coś zupełnie innego niż planner. Jako kobieta biznesu, nie mam czasu bawić się w papierowe plannery i spędzać godzin na kolorowaniu, kropkowaniu czy rysowaniu. W nowym roku zadbaj o prawdziwą organizację, która wykracza poza bardziej lub mniej funkcjonalny planner. Pierwszym krokiem do lepszej organizacji Twojego życia i biznesu jest zmiana nawyków i zmiana myślenia o tym jak ma wyglądać Twoje życie. Przed Tobą 13 najważniejszych nawyków Mistrzyni Organizacji. Czytając zastanów się które z nich dotyczą już Ciebie, a pozostałe zacznij wprowadzać od zaraz i ciesz się większym spokojem na co dzień. Co zatem robi prawdziwa Mistrzyni Organizacji Życia i Biznesu?  Zapraszam Cię do nowego cyklu RECENZJA W PIGUŁCE, w której krótko i zwięźle opisuję książki o tematyce efektywności, produktywności i organizacji czasu. Dzięki temu cyklowi, szybko zdecydujesz czy warto poświęcić czas na czytanie tej pozycji. Jeśli czytałaś książkę, którą opisuję, podziel się w komentarzu swoją opinią. Ciekawa jestem czy mamy podobne zdanie:-) Co przeczytałam? "15 tajemnic zarządzania czasem" Kevin Kruse Co mi się podobało? Książka jest zwięzła, konkretna i napisana tak, że czyta się jednym tchem. Każdy rozdział to jedna ważna porada dotycząca produktywności, którą można wprowadzić do swojego życia prawie od razu. Podobało mi się, że bez zbędnego rozwlekania, wskazuje konkretne rozwiązania i inspiracje. Mimo swojej prostoty książka zmusza do myślenia i przyjrzenia się swoim nawykom związanym z zarządzaniem czasem. Co mi się nie podobało? Większość porad była dla mnie powtórką tego co już wiem o produktywności. Rady te powtarzają się w różnych źródłach, a więc nie wyciągnęłam z tej książki tak wiele jak mogłabym czytając ją kilka lat temu. Za wadę uznam zatem, że książka jest za krótka, bo autora czyta się świetnie i mogłabym więcej! Dla kogo jest ta książka? Dla każdej osoby, dla której ważna jest efektywna praca. W szczególności dla managerów, właścicieli biznesów, którzy nie zgłębiali dotąd tematu produktywności i działali raczej intuicyjnie.Jest to idealna pozycja na początek! Moja top idea książki: Najbardziej zapamiętałam pierwszy rozdział i pierwszą tajemnicę. "Wszyscy mamy do dyspozycji tyle samo minut w ciągu dnia. Czas to najmniejszy wspólny mianownik." Odkąd wiem, że mój dzień to 1440 minut, dbam o każdą minutę z wielką uważnością:-) Książkę możesz kupić tutaj: https://helion.pl/ksiazki/15-tajemnic-zarzadzania-czasem-o-czym-wiedza-ludzie-sukcesu-kevin-kruse,15taza.htm
 jak zaplanować posiłki Jestem kobietą przedsiębiorczą i w większości piszę o tym jak zorganizować swoje zadania, firmę, kalendarz czy pocztę mailową. Jestem też mamą i bardzo zależy mi na tym, by moja cała rodzina odżywiała się zdrowo domowymi posiłkami. Kiedy mojego synka nie było jeszcze na świecie, całe gotowanie było dla mnie pasją, przyjemnością. Mimo wielu godzin spędzanych w pracy, radziłam sobie z w miarę regularnym gotowaniem. Zwykle testowałam nowe przepisy i eksperymentowałam:-) Po narodzinach synka, gotowanie nabrało innego wymiaru. Chcę by każdego dnia było coś wartościowego do jedzenia, nie chcę serwować gotowców. Był taki moment, że codzienne gotowanie przestało być dla mnie frajdą, ale tez stało się praktycznie nierealne bym przygotowywała 5 zdrowych posiłków na każdy dzień. Zaczęłam szukać sposobów w jaki inni organizują swoje posiłki i zakupy i na tej podstawie wypracowałam swój plan organizacji tej sfery życia w 5 punktach. Każdy z nich odpowiada na moje problemy związane ze wcześniejszym planowaniem posiłków.  Punkt 1: Nie wiem co ugotować - stwórz archiwum pomysłów
Pierwszą trudnością był dla mnie odwieczny problem "Co dzisiaj ugotować?". Nawet jeśli planowałam na kartce poszczególne dni, nie miałam weny do tego co mogę ugotować i w efekcie często gotowałam albo to samo, albo wybierałam nowe zbyt pracochłonne posiłki. Stworzyłam z tego powodu moje własne archiwum pomysłów. W Canvie zaprojektowałam szablony według moich potrzeb i najczęściej wybieranych dań i ich rodzajów, a następnie wydrukowałam je i zalaminowałam. Potem na małych karteczkach wypisałam dania, które najczęściej gotuję a także przewertowałam ulubione książki kucharskie w poszukiwaniu przepisów, które mogę dołączyć do archiwum. Całość zajęła mi dobrych kilka godzin, ale teraz jak kupuję nową książkę kucharską, a robię to często, dodaję od razu nowe przepisy do mojego archiwum. Na karteczce zapisuję nazwę książki i stronę. Dzięki temu moje archiwum jest zawsze pełne nowości i mam z czego wybierać.  Muszę Ci się przyznać do tego, że ogarnia mnie nadzwyczajne zdziwienie za każdym razem, gdy widzę statystyki pobrań niektórych plannerów do druku, na różnych blogach, które śledzę. Nie wiem, czy kiedyś nie stworzę sama "plannera idealnego" (nie zarzekam się, ale szczerze wątpię), ale na ten moment jest dla mnie szokujące, że setki osób pobierają tak proste kalendarze. Zwykle mają one tabelkę z dniami, do tego miejsce na wpisanie celów dziennych, tygodniowych czy miesięcznych. Dodatkowo w plannerach często jest miejsce na listę zadań. Ale nawet te plannery, które mają tylko kalendarz cieszą się powodzeniem. Naprawdę nie rozumiem dlaczego. Tak jakby wydrukowanie kalendarza, było gwarantem dobrej organizacji. Ciekawa jestem ile spraw ma do zorganizowania osoba, której w stu procentach wystarcza taki jednostronicowy planner. Mam tu dwie hipotezy: albo spraw jest tak mało, że organizacja pracy nie jest wtedy żadnym wyzwaniem i planner jest miłym dodatkiem dla przyjemności; albo osobie korzystającej z plannera umyka bardzo wiele spraw, z których większość trafia jednak gdzie indziej niż do plannera/kalendarza. I tu się zaczyna problem. Lata moich doświadczeń związanych z budowaniem osobistego systemu organizacji, a także wiele doświadczeń pomocy innym, rodzą jeden ważny wniosek. Jeśli jesteś kobietą przedsiębiorczą, masz wiele projektów i zadań. Twoje obszary odpowiedzialności to nie tylko wąski zakres powtarzalnych zawodowych czynności, ale zarządzanie zespołem, zbieranie inspiracji, tworzenie produktów, zdobywanie klientów czy pogodzenie życia zawodowego z życiem prywatnym. Jeśli masz to wszystko zorganizować, potrzebujesz uniwersalnego i pojemnego systemu organizacji spraw, materiałów, dokumentów i zadań, do którego będziesz miała dostęp z każdego urządzenia, w każdym miejscu. Często też dostęp będzie potrzebny Twojemu zespołowi. Wyobrażasz sobie spotkanie z klientem, na którym wyciągasz wydrukowany z jakiegoś bloga planner? Od lat nie stosuję plannerów. Co nie znaczy, że nie planuję. Do zbierania wszystkiego, czyli pomysłów, planów, zadań, artykułów, linków czy zdjęć używam programu Evernote. W nim mam dostęp do list przeglądu codziennego, tygodniowego, celów kwartalnych czy rocznych, najważniejszych list zadań czy artykułów pomocnych w ich realizacji. Evernote w funkcji plannera jest dostępny w każdym miejscu i pozwala mi żyć mobilnie, bez obawy, że zapomnę jakiegoś wydruku. Nawet jeśli planuję coś wstępnie na kartce (na przykład rozrysowuję duży projekt), wrzucam zdjęcie efektów mojej pracy do Evernote. To rozwiązanie cyfrowe jest elastyczne i nie jestem zobligowana do korzystania z wydzielonego miejsca na plannerze.
Nie używam też kalendarza papierowego. Jako kobieta biznesu, szefowa, matka, żona i przyjaciółka, używam kalendarza cyfrowego i oczekuję tego od moich bliskich współpracowników. Jeśli umawiam się na spotkanie, mąż od razu będzie o tym wiedział i nie musi pamiętać, by w tym czasie zawieźć nasze dziecko do lekarza - ma to w kalendarzu. Jeśli ktokolwiek z mojego zespołu chce się ze mną umówić, może sprawdzić mój służbowy kalendarz i się zwyczajnie dopisać. Aktualnie w kalendarzu Google mam widok kalendarza swojego (osobistego - widocznego dla męża i służbowego - widocznego dla męża i zespołu), mojego męża, mojej firmy (ogólne wydarzenia firmowe), członków mojego zespołu, mojego kalendarza sprzedaży, kalendarza sprzedaży mojej szkoły i kilka innych. Dzięki temu zawsze wiem co się gdzie dzieje, i kiedy jestem potrzebna. Nie wyobrażam sobie zarządzania zadaniami w formie papierowej. Szkoda byłoby mi możliwości jakie daje mi w tej kwestii Evernote (czy jakiekolwiek inny program do zarządzania zadaniami). Dzięki niemu nic mi nie umknie, mogę wykorzystać cenny czas czekania w kolejce i nie zastanawiam się na przykład gdzie mam zapisać zakładkę czy ciekawy artykuł. Korzystam też z Trello i to jest narzędzie, które stosuję we współpracy z innymi. Cały mój zespół ceni sobie przejrzystość, szybkość działania i brak konieczności ciągłego obgadywania spraw czy przypominania sobie o tym co jest do zrobienia. Proste narzędzia i jasne oczekiwania to klucz do sukcesu we współpracy z zespołem. O tym jak mieć porządek w dokumentach w wersji cyfrowej i papierowej pisałam TU. Jeśli zatem zastanawiasz się jaki kalendarz wybrać w tym roku albo który planner jest idealny do wydrukowania, rozważ przejście na organizację cyfrową. Wątpisz czy to Ci się sprawdzi? Spróbuj! Też kiedyś sobie nie wyobrażałam życia bez kalendarza papierowego. Teraz nie wiem jak prowadziłam firmę bez kalendarza Google. Żaden planner, czy kalendarz nie rozwiąże Twoich problemów z organizacją. Właściwy system jednak może to zrobić. W grupie wsparcia Mistrzyni Organizacji uczę kobiety jak zbudować taki system organizacji, który będzie się sprawdzał zarówno w życiu jak i biznesie. Dołącz do nas już dziś! Jak znaleźć pomysł na biznes, czyli 7 powodów, dla których zmieniłam swoją ścieżkę zawodową12/17/2017  To już prawie miesiąc odkąd zdecydowałam się na większe zmiany w pracy nad moją marką szkoleniową. Do tej pory działałam dość intuicyjnie, to znaczy miałam strategię na pół roku, która zakładała sprawdzenie w czym czuję się najlepiej i czego najbardziej potrzebują osoby, które chcą mi zaufać. W ten sposób, po pół roku działań jako Trener Organizacji i Improwizacji w branży nauczycieli języków obcych, podjęłam ważną decyzję i odważny krok w stronę zmiany grupy, do której kieruję swoją ofertę. Dziś wracam jako Trener Organizacji, twórca marki Mistrzyni Organizacji Życia i Biznesu, dla przedsiębiorczych kobiet, które mają swoje firmy lub planują je założyć. Również dla tych kobiet, które zarządzają zespołami. Jest kilka powodów, dla których się na to zdecydowałam i chcę się dziś nimi z Tobą podzielić, bo być może sama borykasz się z wątpliwościami, nie wiesz czy zmierzasz w dobrą stronę.  Powód 1 i 2: Co lubię robić i czego nie lubię robić?
Niby takie proste, a jednak tak trudne:-) W mojej pracy szkoleniowej spotkałam wiele kobiet, które narzekały na rzeczy, którymi muszą się zajmować. Jednocześnie nie wpadały na to, że można pomyśleć o takiej pracy, która tych rzeczy nie będzie zawierać albo chociaż o delegowaniu tych niechcianych spraw. Jeśli na co dzień mam robić to czego nie lubię, to dla mnie mija się to z celem. Przede wszystkim nie pracuję tak chętnie i produktywnie, nie czuję głębszego sensu pracy. Tak, praca to ma być dla mnie przyjemność:-) Czego nie lubiłam będąc trenerem improwizacji? Najbardziej nie lubiłam poszerzania wiedzy z zakresu metodyki nauczania. Muszę przyznać, że jeśli chodzi o organizację to bardzo dużo rzeczy wiem, bo zajmuję się tym już kilka dobrych lat i mówiono mi zresztą od dziecka, że mam zdolności organizacyjne. Inaczej było i jest z metodyką - wiem sporo, ale daleko mi do ekspertów z tej dziedziny. Samo czytanie na ten temat nie kręci mnie tak bardzo jak czytanie sposobów na lepszą organizację i wszelkiej literatury z obszaru zarządzania czy rozwoju osobistego. Kiedy odpowiedziałam sobie na pytanie co lubię robić - czyli organizować siebie, swój biznes i motywować innych do organizowania swoich firm i życia - zaczęło być dużo prościej. Po prostu zaczęłam to robić.  To pytanie towarzyszy mi w zasadzie na co dzień. Każdego dnia zajmując się produktywnością i dobrą organizacją kieruję swoje myśli w stronę esencjalizmu, czyli zastanawiam się co tak naprawdę jest ważne i jak to przekłada się na efekty mojej pracy.
Jeśli nie czytałaś jeszcze książki "Esencjalista", której autorem jest Greg McKeown, warto to zrobić, chociażby po to, by wyrobić sobie swoją opinię na temat esencjalizmu i swój stosunek do tego nurtu. Ja na pewno bywam esencjalistką i wiedziałam, że warto nią być jeszcze zanim dowiedziałam się jak nazywa się to zjawisko. W życiu i pracy cenię możliwość wyboru mojej własnej drogi zgodnej z najważniejszymi dla mnie wartościami. Jako trener, ale też lektor, widzę duży związek podejścia esencjalistycznego z obecnym ostatnio tematem skupienia się w nauczaniu na tym co naprawdę ważne i na tym co pozwoli nam i naszym uczniom osiągnąć wymierne cele. Emanacją esencjalizmu jest dla mnie najbliższa konferencja organizowana przez ODN Lang, TWIST'17, która w tym roku odbywa się pod hasłem "Do less to achieve more". Esencja esencjalizmu:-) Zawsze z ogromną radością patrzę na to, co robi zespół ODN Lang. Ich wydarzenia dla nauczycieli są wyjątkowe, bo zawsze mają unikalną koncepcję, niespodzianki w trakcie wydarzeń i duże wsparacie dla prowadzących warsztaty. Osobiście TWIST to też dla mnie sentyment i wspomnienie pierwszego wystąpienia publicznego w świecie ELT. I w tym roku zatem, z przyjemnością wezmę w nim udział. Znając temat przewodni konferencji, wiem, że jako uczestnik poszerzę swoja wiedzę z zakresu: - nauczania z sensem - oszczędności czasu - maksymalizowania efektów uczniów Jako prelegent, będę miała okazję zająć się dwoma tematami. Poprowadzę flashtalk razem z kolegą z zespołu Mateuszem Jakubczykiem, podczas którego wyciśniemy wszystko co możemy z jednego ćwiczenia typu role play. Samodzielnie poprowadzę milczącą dyskusję na temat produktywności nauczycieli i podzielę się moimi spostrzeżeniami w tym temacie. Wisienką na TWISTowym torcie jest zawsze duży nacisk na wartościowy networking. Nauczyciele TWISTa to pełni pasji ludzie z pomysłami i kreatywnością. Organizatorzy też zwykle zachęcają znanymi sobie metodami, by lepiej się poznawać. Polecam tę konferencję wszystkim esencjalistom i nie-esencjalistom, którym zależy zarówno na korzyściach dla uczniów jak i dla siebie. Tu można zapisać się na konferencję: http://tt.lang.com.pl/events/twist17/  W ostatnią środę prowadziłam webinarium na temat zapominania (link: www.facebook.com/milenapracuje/videos/1920123394977019/). Pytając Was o to, o czym najczęściej zapominacie, dowiedziałam się, że są to terminy zadań do zrobienia, klucze, portfel, sprawdzenie prac uczniom, co komu zadałyście, co z kim już przerabiałyście, ale też zapominacie o sobie i czasie dla siebie (zdrowym jedzeniu czy piciu wody). Te ostatnie punkty dały mi do myślenia i w dzisiejszym wpisie na blogu pokażę Ci pierwszy krok do tego, by zacząć dbać o czas dla siebie. Tym samym rozpocznę cykl krótkich wpisów na ten temat, który nazywam "Miniporadnik: Jak robić to co jest dla Ciebie ważne?" Pierwszy krok to zidentyfikuj wroga Żeby wiedzieć jak kształtuje się u Ciebie rozkład czasu poświęcany na pracę i życie prywatne, nie musisz prowadzić wielkich statystyk. Najprawdopodobniej sama widzisz po sobie, że równowaga jest utrzymana lub zaburzona. Ale czy rzeczywiście? Moje doświadczenie pracy z kobietami w temacie ich organizacji, podpowiada mi, że kobiety często pracują więcej niż by chciały, niekoniecznie dlatego, że muszą, ale dlatego, że niewłaściwie wykorzystują czas przeznaczony na pracę. Często też nie wiedzą ile faktycznie pracowały i wpędzają się w poczucie winy, że może powinny więcej pracować. Jeśli Tobie to też jest bliskie (a wiedz, że jak o tym piszę, to widzę też całą siebie:-)), pomyśl o tym by zidentyfikować wroga, czyli dowiedzieć się na co faktycznie przeznaczasz swój czas. Polecam Ci do tego aplikację Save My Time, która pozwala bez specjalnego myślenia o tym, mierzenie swojego czasu według wcześniej przypisanych kategorii. Ja mogę Ci powiedzieć na przykład, że: W ciągu ostatnich 30 dni przeznaczyłam 76% czasu na sprawy osobiste, a 24% na sprawy zawodowe. Przeznaczam średnio 20% mojego całego czasu na czas z moim synkiem, a odpoczywam przez około 9% czasu. Sen w ciągu ostatnich 30 dni to 241 godzin, czyli średnio 8 godzin dziennie, a obowiązki domowe to 5% mojego życia. Po co mi te dane? Po pierwsze, prowadzenie takiej ewidencji swojego czasu pokazało mi na początku jakimi sprawami faktycznie się zajmuję. Kategorie, które stworzyłam za pierwszym razem okazały się zupełnie nieadekwatne do tego co faktycznie robię i po pierwszym miesiącu używania aplikacji, większość spraw wylądowała w kategorii Inne. Zweryfikowałam dobór kategorii i teraz mam prawdziwy obraz mojego czasu. Po drugie, mogę weryfikować zanotowane dane pod względem tego, czy to jak faktycznie wygląda moje życie jest tym czego bym chciała. Jeśli widzę, że nagle 70% mojego czasu to praca i to mi nie odpowiada, mam czarno na białym, że czas coś z tym zrobić. Po trzecie, takie mierzenie czasu jest świetnym narzędziem do sprawdzania czy przypadkiem czegoś nie zaniedbuję. Jeśli stworzysz sobie kategorie odpowiadające Twoim ważnym potrzebom i obszarom skupienia Twojej uwagi - np. Praca, Rodzina, Przyjaciele, Odpoczynek itp. - możesz regularnie obserwować gdzie tracisz równowagę, zanim ją stracisz całkowicie i będziesz zmęczona i przepracowana. Po czwarte, dzięki Save My Time upewniam się, że nie tracę swojego czasu na rzeczy nieważne. Kiedy po raz kolejny mam kliknąć, że spędziłam ostatnie 45 min na Facebooku, 10 razy się zastanowię, gdy zacznę "facebookować" następnym razem:P Taki sposób mierzenia czasu to jeden z trzech, który stosuję w swojej pracy. Napiszę Wam o tym więcej w przyszłości. Uważam, że w każdej pracy wymagającej naszego talentu, kreatywności, organizacji, a praca lektora, nauczyciela czy właściciela szkoły taką jest, potrzebujemy wiedzieć dokładnie co robimy i czy właściwie. Polecam ci aplikację Save My Time jeśli nigdy nie mierzyłaś czasu w ten sposób, chcesz narzędzia praktycznie bezobsługowego i masz telefon z Androidem, bo na ten system aplikacja jest przygotowana. To link do aplikacji: savemytime.co/pl/ To narzędzie, a także kilka innych są elementem mojej listy TOP narzędzi do organizacji, którą możesz pobrać już teraz. Jest to zbiór najważniejszych narzędzi, który pozwoli Ci zorganizować wszystko i już nie będziesz musiała szukać nic więcej i zastanawiać się jak to wszystko zorganizować.  Krótka historia pośpiesznych zakupów, czyli jak (nie) zarządzać swoją uwagą jak Mistrzyni!10/20/2017 Zdarzyła mi się w tym tygodniu bardzo ciekawa historia. Postanowiłam kupić ciekawy materiał do nauczania, o którym zresztą wkrótce napiszę więcej.
Była 10.30, spokojny poranek. Jako osoba, która działa szybko weszłam na stronę, wrzuciłam go do koszyka, zrobiłam przelew online i zapisałam sobie tę sprawę na liście rzeczy, na które czekam, będąc spokojną, że pewnie w ciągu tygodnia się pojawi i będę mogła zacząć z nim pracować. Co zdarzyło się później? Była 12. Miałam wtedy konsultację organizacyjną online z jedną z klientek i nie patrzyłam na telefon. Po konsultacji spojrzałam na kalendarz. Świetnie - mam wpisany lunch. Przy okazji widzę na telefonie 5 nieodebranych połączeń z tego samego, nie znanego mi numeru. W drodze na lunch oddzwaniam. Jestem przejęta, myślę, że coś się stało - może w związku z moim synkiem. Napięcie rośnie. Okazuje się, że to w sprawie zamówienia. Ja: Dzień dobry, widzę, że dzwoniła Pani do mnie kilka razy. Czy coś się stało? Pani: Dzień dobry, dzwoniłam, bo nie podała Pani kodu pocztowego i chciałam się upewnić co do miejscowości. Ja: Ojej, ale dlaczego to było takie pilne? Pani: Chciałam zrobić przesyłkę od razu. Ja: Wie Pani, nie oczekiwałam tak natychmiastowego działania. Pani: No ja już zadzwoniłam do Pani firmy i dopytałam o adres. Ja: Ojej, naprawdę? No to dobrze, że się udało. Ale nadal nie rozumiem, czemu było to takie pilne. Rozumie Pani, że widząc kilka nieodebranych połączeń, mogłam się zmartwić, że coś się dzieje. A skoro raz i drugi nie odebrałam, to nie mogłam przecież rozmawiać. Pani: No ale ja szłam na pocztę i chciałam wysłać Pani przesyłkę tak szybko jak to możliwe. Ja: Aha, rozumiem. Ja tego nie oczekiwałam, więc następnym razem może Pani się tak nie spieszyć:-) Pani: Przepraszam, oczywiście. Co mówi mi ta historia? Po co Ci ją piszę? Myślę, że można na nią spojrzeć z dwóch stron. Ja przynajmniej wysnuwam dwie lekcje zarządzania moją uwagą. LEKCJA 1 To, że ktoś bombarduje Cię telefonami, mówi, że ma ważną sprawę i chce Ci zająć tylko chwilkę nie oznacza, że to naprawdę jest ważna sprawa dla Ciebie. Następnym razem, gdy pobiegniesz na pomoc, nim zareagujesz w momencie dla siebie nieodpowiednim, zastanów się 3 razy czy to jest TAKIE WAŻNE. LEKCJA 2 Pewne wyobrażenia o tym jakie oczekiwania mają ludzie, z którymi pracujesz bądź żyjesz mogą być wyolbrzymione. Jeśli podejmujesz jakieś działanie, spinasz się czasowo, chcesz działać szybko, tu i teraz, bo klient tego oczekuje, bo sytuacja jest wyjątkowa, bo przecież tak musisz. No właśnie, czy musisz? Czy czujesz, że ta historia jest Ci jakkolwiek bliska? Wiesz, że to jak traktujesz siebie i swój czas wpływa na to jak jesteś zorganizowana? Ten temat, jest elementem kursu #MistrzynieOrganizacji, czy jesteś gotowa na zmianę?  Kiedy patrzysz na swój mniej lub bardziej ukochany chaos w materiałach czy dokumentach, albo zastanawiasz się nad tym czy na pewno dobrze pamiętasz co masz do zrobienia, myśl o zorganizowaniu wszystkiego od A do Z jest kusząca, ale jednocześnie przytłaczająca. Nigdy nie ma czasu na to, żeby zorganizować wszystko całościowo. Zapanujesz nad planowaniem lekcji, to sypie Ci się dotrzymywanie terminów w sprawach administracyjnych czy tzw. papierkach. Ogarniesz materiały, a tu nagle mnóstwo nowych obowiązków, nad którymi nie możesz zapanować. Dziś podam ci 5 prostych sposobów na to, by być lepiej zorganizowanym i utrzymać kontrolę nad swoimi sprawami. Wdrażaj każdy z nich po kolei i ciesz się spokojną głową:-) Krok 1 Jedno miejsce na notatki W większości książek o produktywności albo w artykułach na temat udanych nawyków ludzi sukcesu, przeczytasz o tym, że zawsze musisz mieć przy sobie notes. Zgadzam się z tym w większej części, ale sama notesu nie noszę:-) Co w zamian? Potrzebujesz jednego miejsca, gdzie możesz zapisać swoje wszystkie notatki, pomysły, obowiązki, materiały, ale moim zdaniem powinno ono się znajdować w Twoim telefonie. Zainstaluj sobie program do zbierania treści typu Evernote, Google Keep czy OneNote na swoim telefonie i zacznij notować wszystko co się pojawia. Dzięki temu, że skorzystasz z telefonu możesz uchwycić tam: - zwykłe notatki tekstowe - notatki głosowe - zdjęcia materiałów papierowych - zdjęcia luźnych notatek na serwetce (zwykle tam tworzy się cuda:-P) - zdjęcia małych karteczek, na których coś w biegu zanotowałaś - linki do blogów - fragmenty stron, które chcesz wykorzystać Lista może być bardzo długa, ale mam nadzieję, że wiesz już co mam na myśli. Krok 2 Szybka decyzja Mały krok, a ogromna różnica. Jeśli nie chcesz wykonywać 5 kroków, zachęcam Cię do zrobienia tego jednego:-) Jeśli spotykasz się z jakąś sprawą - pytaniem, zadaniem do zrobienia, pomysłem, kserówką, wizytówką, zepsutą rzeczą itp. - poświęć 10-15 sekund na zastanowienie się co tak naprawdę chcesz zrobić w związku z tą rzeczą. Jedną z najczęstszych przyczyn chaosu jest to, że nie określamy swojego stosunku do rzeczy, z którymi się spotykamy. To jedna z głównych myśli Davida Allena, autora "Getting Things Done", którego cenię i chętnie cytuję. Jeśli już określisz co tak naprawdę chcesz zrobić z daną rzeczą, albo ją wyrzucisz albo faktycznie się nią zajmiesz. Będziesz miała pewność, że jesteś bliżej realizacji tego co w tym momencie jest ważne. Krok 3 Zasada 2 minut Jedna z najważniejszych zasad produktywności, którą można trochę sprowadzić do zasady "nie leń się:-)". A zupełnie poważnie, zasada 2 minut mówi o tym, że jeśli jesteś w stanie zrobić jakąś rzecz w mniej niż 2 minuty to zrób ją od razu, bo zapisanie jej do zrobienia gdziekolwiek, a potem odnalezienie i zrobienie zajmie Ci dużo dłużej. Książki na temat produktywności podają różne długości tych "2 min" - spotkałam się z zasadą 2, 3 i 5 minut. Jestem jednak zwolenniczką Allen'owskich 2 minut, bo często tylko wydaje nam się, że jakaś czynność zajmie nam mniej i w efekcie przeznaczamy na nią około 5 minut. Krok 4 Zaplanuj miejsce na każdą rzecz To podstawowa zasada, którą wyniosłam z domu rodzinnego i teraz, gdy zajmuję się produktywnością i organizacją, wracam do niej na porządku dziennym. Jeśli w Twoim życiu robi się chaos i nawet w chwilę po porządkach, widzisz narastający bałagan (na przykład w miesiąc po ułożeniu kserówek i dokumentów, znów nie wiesz gdzie co jest i wszystko leży na kupie), prawdopodobnie nie określiłaś, gdzie każda rzecz powinna się znaleźć docelowo. Ta zasada ma swoje odzwierciedlenie na przykład w tzw.junk drawer, czyli szufladzie na wszystko, którą prawie każda z nas ma w domu. Masz tam bałagan? Nie dziwne, trafiają do niej rzeczy, które nie mają swojego miejsca:-) Jak nie wiesz, nie stworzysz planu i systemu to nie utrzymasz porządku w swoich sprawach i materiałach. Ten krok możesz wykonać od razu, decydując o miejscu dla wszystkich nowych rzeczy, które się pojawiają. Nie trzeba od razu robić rewolucji. Krok 5 Zrób małe podsumowanie Regularna refleksja nad tym czym faktycznie się zajmujemy i jak to się ma do naszych życiowych celów jest kluczowa, ale trudno zacząć od reflektowania na temat całego naszego życia, gdy zupełnie nie kontrolujemy swoich spraw, a wokół widać tylko chaos i bałagan. Mały krok, który może Ci pomóc to codzienne podsumowanie dnia. Możesz je zrobić kończąc pracę lub kładąc się do łóżka. Zadaj sobie 2 pytania:
5 małych kroków to niewiele, a jednak bardzo dużo. Wprowadzenie tych zasad do Twojego życia, pozwoli Ci zacząć budować swój sposób na organizację i da Ci poczucie odzyskania kontroli nad Twoimi sprawami. Pobierz infografikę 5 kroków, by zostać Mistrzynią Organizacji i podziel się prześlij ją komuś komu chcesz pomóc z ogarnięciem chaosu, albo zachowaj ją dla siebie i zmotywuj do zmiany.  Jeśli chcesz nauczyć się jak krok po kroku w odpowiednim dla Ciebie tempie, zorganizować się w pełni, przeczytaj więcej o moim kursie organizacji #MistrzynieOrganizacji. Kurs rusza już 30 października i to są ostatnie dni na decyzję, bo pozostało niewiele miejsc.  |
MilenaCześć, jestem Milena. Pomagam kobietom lepiej zorganizować swoje życie i biznes po to, by mogły odzyskać czas dla siebie i prowadzić swój biznes w zgodzie ze swoimi marzeniami. Kategorie
Wszystkie
Archiwa
Marzec 2018
|
Kanał RSS