 Jeśli jesteś kobietą przedsiębiorczą, aktywną zawodowo, a do tego masz swoje pasje i zainteresowania, z pewnością gromadzisz wiele różnego rodzaju informacji, które później przechowujesz. Być może korzystasz z segregatorów, w których tematycznie układasz swoje dokumenty np. segregator umowy czy PITy. Może katalogujesz pliki na swoim dysku zewnętrznym, bądź wirtualnym dysku google - w folderach, podfolderach i jeszcze mniejszych podfolderach. Być może korzystasz z aplikacji do zarządzania zakładkami - zapisujesz wszystko za pomocą aplikacji takich jak Pocket czy Evernote. W efekcie wszystkie Twoje dokumenty, papiery, pliki czy linki są w różnych miejscach. Jeśli tak jest, to czy czasem zdarza Ci się, że gdy czegoś potrzebujesz to nie wiesz gdzie tego szukać? Pewnie raz na jakiś czas robisz porządek w papierach i jesteś w stanie go utrzymać przez miesiąc-dwa, tylko po to, by potem znów desperacko przebijać się przez stosy dokumentów. Brzmi znajomo? Od 8 lat prowadzę swoją firmę, lubię uczyć się, gromadzić potrzebne informacje, by je potem lepiej wykorzystywać. Testowałam wiele sposobów na organizację moich papierów i dokumentów, zarówno w wersji cyfrowej, jak i tradycyjnej, ale zawsze coś było nie tak. Do mojej ulubionej aplikacji Evernote podchodziłam chyba 4 razy i za każdym podejściem kończyło się na tym, że program nie spełniał moich oczekiwań. Dziś korzystam z Evernote i go uwielbiam; jest narzędziem bez którego nie wyobrażam sobie życia. Mam też świetne papierowe archiwum, z którego korzystam ja i moja rodzina, a ten sam system stosuje mój zespół. Co takiego się zmieniło? Poznałam GTD (Getting Things Done) i zaczęłam adaptować ten system do swoich potrzeb. Stworzyłam swój sposób na przechowywanie, którego głównymi założeniami podzielę się z Tobą. Mam dla Ciebie 7 rad, które pozwolą Ci ogarnąć chaos i zrobić ostateczny porządek w papierach!  Rada 1: Zacznij myśleć systemowo Największą rewolucją w budowaniu mojego sposobu na przechowywanie papierów i dokumentów było zrozumienie, że na wszystko co mam potrzebuję jednego spójnego systemu. Kiedyś miałam część rzeczy tu, część tam, segregatory, koszulki, szuflady, pudełka, teczki, szafki, dyski, aplikacje itp. itd. Dzieliłam rzeczy na kategorie i tematy - na przykład umowy były w segregatorze, a dokumenty dotyczące telefonu w teczce czy szufladzie. To się po prostu nie sprawdzało. Jeśli chcesz mieć stabilny sposób przechowywania rzeczy, pomyśl o tym systemowo, czyli stwórz swoje archiwum podobne do tych, które znajdują się w bibliotekach czy archiwach państwowych. Ja działając w ten sposób stworzyłam dwa archiwa - jedno cyfrowe a drugie analogowe, które wystarczają mi na przechowanie wszystkiego co mieści się w formacie zbliżonym do A4. W moich segregatorach znajdziesz zarówno PITy jak i części zapasowe do różnych urządzeń czy faktury gwarancyjne. W moim Evernote znajduje się wszystko to, co mogę przechować cyfrowo - zdjęcia, filmy, dokumenty Word, notatki, pomysły, linki, PDFy, nagrania głosowe, rysunki, dokumenty, faktury czy nawet mapy myśli, które rysuję na papierze podczas szkoleń. Więcej o Evernote przeczytasz tu: Najważniejsze funkcje programu Evernote, które pomogą Ci zostać Mistrzynią Organizacji. Obejrzyj też moje wideo o 3 błędach w przechowywaniu dokumentów i papierów.  Rada 2: Go digital Im dłużej buduję swoje archiwum, a w tej formie istnieje ono już około 5 lat, tym więcej rzeczy przechowuję cyfrowo, a mniej na papierze. Obecnie większość sklepów akceptuje skany faktur czy paragonów, a zatem tylko niektóre dokumenty księgowe czy akty notarialne naprawdę muszą zostać zachowane w oryginale i trafiają do segregatorów. Cała reszta trafia do mojego Evernote przy pomocy niezwykle użytecznej funkcji skanowania dokumentów z możliwością odczytu OCR (do tego potrzebna jest wersja Premium za około 99 zł za rok). Jeśli wpiszę w wyszukiwarkę dowolne słowo z treści takiego dokumentu, Evernote znajdzie je bez problemu. W ten sposób skanuję też na przykład slajdy podczas konferencji. Evernote ma nieograniczoną pojemność ograniczeniem jest tylko miesięczna wielkość przesyłu danych. Dlatego mogę przechowywać w nim praktycznie wszystko co przyjdzie mi do głowy. Rada 3: Korzystaj z nożyczek sieciowych Jak często przeglądając Internet trafiasz na ciekawy artykuł czy ważną informację i chcesz z nią coś zrobić, ale nie wiesz co? Zapisujesz stronę do zakładek i... nigdy do niej nie wracasz :-) Skorzystaj z nożyczek sieciowych, czyli rozszerzenia do Chrome, które pozwali Ci wyciąć z sieci dowolny format pliku - przesyłać PDFy, zdjęcia czy zakładki stron w sekundę i oznaczyć znacznikami tak, byś trafiła na niego dokładnie wtedy, gdy go potrzebujesz. Rada 4 Zminimalizuj czas archiwizacji Żadne archiwum nie będzie dobrze służyło jeśli włożenie do niego kolejnego elementu będzie zajmowało Ci wieki. Od razu odłożysz dokument gdzieś na stos innych papierów z myślą, że włożysz go na swoje miejsce przy okazji. Samo odkładanie rzeczy na miejsce jest zresztą bardzo trudne i przez lata się z tym borykałam i w wypadku niektórych rzeczy jest mi z tym trudno do dziś. Dzisiaj jednak wiem, że jeśli nie odkładam czegoś na miejsce regularnie, to prawdopodobnie nie do końca wiem co to ma być za miejsce albo odłożenie go tam zajmuje mi za dużo czasu. Tak samo jest z archiwum. Droga nowego dokumentu na swoje miejsce powinna zająć mniej niż 30 sekund. Jak to robię? Skoroszyty, koszulki, etykietki mam przygotowane w szufladzie biurka. Kiedy trzymam w ręku dokument wkładam go do koszulki i skoroszytu tak jak wszystkie inne dokumenty, oznaczam etykietą i umieszczam w odpowiednim miejscu, określonym alfabetycznie. O alfabetyzacji przeczytasz więcej w radzie 6. Rada 5: Zautomatyzuj cyfrowe wejście do systemu Rada pod numerem 4 znajduje swoje zastosowanie również w tworzeniu archiwum cyfrowego. Każdy plik musi mieć swoje miejsce i zapisanie go tam ma być jak najszybsze. Do mojego cyfrowego archiwum pliki trafiają kilkoma szybkimi sposobami:
Jeśli miałabym zaprzątać sobie głowę zapisywaniem i ciągłym pamiętaniem o zapisywaniu ważnych rzeczy, to pewnie by mi się to nie udawało. Dzięki odpowiedniej automatyzacji, ustawieniu właściwego workflow, nie muszę o tym myśleć i śpię spokojnie. Więcej o Evernote znajdziesz TU. Rada 6: Zacznij myśleć alfabetycznie, a nie kategoriami Wspomniałam już wyżej o układzie alfabetycznym mojego papierowego archiwum. To duża zmiana i przełom u większości osób, z którymi pracuję nad ich osobistą organizacją lub organizacją dokumentów w ich firmie. Moje archiwum to segregatory oznaczone kolejnymi literami, a w każdym z nich mam skoroszyty z koszulkami ułożone w kolejności alfabetycznej. Gdy otwieram mój segregator z literą P widzę w nim po kolei "Pilot wycieczek - licencja". "Pióro - Kuba", "PITy deklaracje", "PITy Kuba", "Prawo - szkolenie", "Prąd - firma", "Prąd - mieszkanie" itd. Każdy skoroszyt mogę wyjąć i zabrać ze sobą, a włożenie go z powrotem w system zajmie mi maksymalnie 30 sekund. Co więcej może to zrobić każda osoba, która nawet nie zna mojego systemu. W układzie alfabetycznym nie musisz opracowywać żadnego systemu kategorii czy podkategorii. To rozwiązanie elastyczne, uniwersalne i przyszłościowe. Rada 7: Wesprzyj się znacznikami Kiedy budujesz swoje archiwum cyfrowe w Evernote nie musisz korzystać z podziału alfabetycznego. Evernote ma genialną wyszukiwarkę, w której możesz znaleźć wszystko po słowach w tekście notatki czy pliku, ale rewelacyjnie wspiera je możliwość dodawania dowolnej ilości znaczników do każdej notatki. Dzięki temu odszukuję to co jest mi potrzebne w sekundę. Gdy na przykład trafiam na porady dotyczące SEO mojej strony, ale nie zajmuję się tym w tym momencie, gdy dodam znacznik SEO do notatki będę mogła skorzystać z niej wtedy gdy zacznę zajmować się ustawianiem SEO strony. W ten sposób oznaczam też na przykład pomysły na wpisy na Facebooka, przepisy do spróbowania czy książki do przeczytania. Dołącz do grupy Mistrzyni Organizacji Życia i Biznesu, by mieć dostęp do wiedzy z zakresu dobrej organizacji!
Komentarze
|
MilenaCześć, jestem Milena. Pomagam kobietom lepiej zorganizować swoje życie i biznes po to, by mogły odzyskać czas dla siebie i prowadzić swój biznes w zgodzie ze swoimi marzeniami. Kategorie
Wszystkie
Archiwa
Marzec 2018
|
Kanał RSS