MILENA JASTRZĘBSKA

Jak zaplanować swoje działania by przetrwać Blue Monday

1/9/2018

Komentarze

 
Blue Monday to podobno najbardziej depresyjny dzień w roku. Wierzysz w to?
Obraz
Pojęcie to zostało wprowadzone do użycia w 2004 roku przez brytyjskiego psychologa, Cliffa Arnalla. Wokół tego zjawiska narosło wiele wątpliwości, które podważają zarówno wiarygodność profesora jak i jego pseudobadań. Rzeczywiście zakładanie jakoby depresja była stanem, który jest zależny od obiektywnych zewnętrznych czynników jest absurdalne. Depresja to poważna choroba, na którą wpływa dużo więcej osobistych czynników.

Czy uda się zrealizować styczniowe plany?
Co by nie było, styczeń jest dla mnie zwykle miesiącem słodko-gorzkim. Jako pasjonatka organizacji, lubię tworzyć plany działania, ale ważniejsze jest tu dla mnie słowo działanie niż plan;-) Po wielu latach planowania całego roku, miesięcy czy tygodni, wiem już, że dokładne planowanie nie jest moją mocną stroną i jeśli chcę to dobrze robić, muszę korzystać ze sprawdzonych rozwiązań.

(Pisałam już o planowaniu posiłków i o tym, czemu nie lubię plannerów:
Jak planować posiłki? i Dlaczego nie lubię plannerów?; obejrzyj też moje video o planowaniu tygodnia na video blogu: Jak planować w perspektywie tygodniowej?)


Styczeń jest słodko-gorzki, bo jest miesiącem kiedy zaczynam wdrażać moje plany i często towarzyszy mi strach czy dokonałam właściwych wyborów, czy tym razem mi się uda. Jednocześnie jestem podekscytowana nowym rokiem i nowymi możliwościami, które daje mi mój plan. 
Ten rok będzie tym, w którym planować będę już w oparciu o wiele moich osobistych odkryć ostatnich lat. Jak zwykle ubieram mój wpis z punkty, aby łatwiej byłoby Ci zapamiętać i skorzystać z proponowanych rozwiązań. 
Punkt 1: Rozwikłaj mętlik - wizja, misja, cele i zamierzenia - czym się różnią i czy potrzebujesz ich wszystkich? 
Jeśli interesowałaś się już planowaniem i produktywnością, spotkałaś się z radami w stylu stwórz swoją misję, wizję, spisz cele i marzenia. Wszystko brzmi dobrze tylko, gdy przychodzi co do czego, nie wiesz gdzie to zapisać, po co Ci to jest i jak często do tego wracać. Wiem też, że czasem przysparza trudność odróżnienie jednego od drugiego.
Mam na to swój sposób, który zaczerpnęłam z koncepcji perspektyw w GTD Davida Allena, i dbam o to, by działał w praktyce. David Allen wyróżnił 5 perspektyw, ja dodaję tu jeszcze tą najbardziej bieżącą, czyli najbliższe działania. Każdą z nich organizuję tak, bym przeglądała ją w regularnej częstotliwości. 
  1. Perspektywa działań - lista pojedynczych zadań do zrobienia - przeglądam raz dziennie (lub częściej jeśli zajdzie taka potrzeba)
  2. Perspektywa projektów - lista większych małych i dużych projektów, na które składają się zadania - przeglądam raz w tygodniu 
  3. Perspektywa obszarów odpowiedzialności - lista obszarów (u mnie mapa myśli), za które odpowiadam np.marketing mojej firmy czy zdrowie mojego dziecka - przeglądam raz w miesiącu
  4. Perspektywa celów i zamierzeń - lista celów na maksymalnie rok - przeglądam raz na kwartał
  5. Perspektywa wizji - opis wizji mojego życia na za 5 lat - przeglądam raz w roku
  6. Perspektywa przyczyny i zasad - moje najważniejsze zasady i hierarchia wartości - przeglądam raz w roku
Jak zaplanować kalendarz, by zrealizować te plany?
​Oznacza to, że w kalendarzu mam ustawione takie cykliczne wydarzenia:
  • każdy piątek - przegląd tygodniowy
  • co czwarty piątek - przegląd tygodniowy + miesięczny
  • co dwunasty piątek - przegląd tygodniowy + miesięczny + kwartalny
  • na początku grudnia - przegląd roczny
Mają one od razu ustawioną godzinę i czas trwania i dzięki temu traktuję je tak wiążąco jak wizytę u lekarza. Jeśli z jakichś powodów nie mogę dotrzymać zaplanowanej godziny, przekładam spotkanie ze sobą na inny wolny termin.
Punkt 2: Skup się na kwartale 
Mój wewnętrzny strateg, a raczej jego podstawowa wersja, woła o litość zawsze kiedy chcę planować na dłużej niż 12 tygodni. 3 miesiące to zdecydowanie najdłużej na ile mnie stać jeśli chodzi o dość szczegółowe planowanie swoich działań. Lubię nowości, lubię zmiany, więc nie wyobrażam sobie już w grudniu wiedzieć co będę robić w czerwcu. Jednocześnie wiem, że prowadzenie każdego skutecznego  biznesu wymaga głównych założeń na dłużej.
​
Dlatego korzystam z planowania 12 tygodniowego/kwartalnego. Wyznaczam najważniejsze zadania i projekty na jakich skupiam się w tym czasie i poświęcam każdą pierwszą część dnia pracy na realizację tych najważniejszych projektów. Jeśli po drodze pojawiają się nowe możliwości, pomysły czy propozycje, albo zwlekam z ich wdrożeniem do następnego kwartału, albo realizuję je jako ekstra w drugiej kolejności (drugiej części dnia). 
Punkt 3: Planuj od dołu i od góry 
Dobre planowanie jest ważne, ale czasami dużo lepiej jest po prostu zacząć, by być gotowym na określenie dalszej wizji działania. Zauważyłam, że często odkładałam niektóre projekty na później, bo wydawało mi się, że najpierw muszę je dobrze zaplanować, przemyśleć i określić poszczególne zadania bym mogła je realizować. Z jednej strony tak jest - dopóki nie wiesz w jaki sposób chcesz by coś wyglądało ciężko poświęcić się temu w stu procentach nie wiedząc dokąd zmierzasz. Z drugiej jednak strony, poświęcenie pierwszej godziny czy dwóch na projekt, w jakimkolwiek stadium by nie był, da Ci możliwość przybliżenia tematu i być może podjęcia ważnych decyzji co do jego kształtu. (ciekawie pisze o tym Michał Śliwiński na swoim blogu)
​Kobiety z którymi pracuję, często mówią: "Nie mogę zacząć działać, bo muszę się nad tym zastanowić. Jak podejmę decyzję co zrobić, to wtedy zacznę działać". Moja rada brzmi wtedy: "Umów się ze sobą samą na spotkanie podczas którego podejmiesz decyzję, albo poświęcisz określony czas na zajmowanie się podejmowaniem decyzji."

​Myślenie, rozważanie i planowanie to też jest element działania, a nawet jego pierwszy krok. W ten sposób planujesz od dołu - najpierw działasz, sprawdzasz, testujesz, a potem planujesz od góry czyli na podstawie pierwszych wniosków tworzysz dalsze założenia. Czy masz jeszcze jakąś wymówkę przed dalszym działaniem? 
Punkt 4: Cele SMART i cele STRETCH 
Obraz
​Tak, tak, to już słyszałaś. Cele powinny być SMART, czyli konkretne, mierzalne, osiągalne, realne i określone w czasie. Ale czy na pewno? W idealnym świecie może i tak, ale swiat nie jest idealny. Poza tym nie zawsze mamy czas i chęć by nasze cele były SMARTne:-)
Charles Duhigg w swojej książce "Mądrzej, szybciej, lepiej" zachęca do łączenia planowania SMART z tworzeniem celów-gigant, które są zwykle mniej konkretne, ale za to bardziej ambitne, ekscytujące i motywujące. Cele-gigant nazywane są też w literaturze celami STRETCH i chodzi o to by do każdego celu SMART był przypisany jakiś cel STRETCH i odwrotnie. Dzięki temu cele te wzajemnie na siebie działają, zwiększając nasze szanse na ich realizację. Wykorzystaj tę poradę w połączeniu z planowaniem kwartalnym. Wypisz swoje cele-gigant na najbliższy kwartał i dopiero do nich dopisz bardziej skonkretyzowany plan w formie SMART.

Punkt 5: Stwórz swój system - zaplanuj w kalendarzu 
Obraz
​Najważniejszą zasadę zostawiam na koniec, bo chcę byś ją dobrze zapamiętała. Dobre planowanie to tylko element osobistego systemu organizacji życia i biznesu, a samym planowaniem nie odniesiesz sukcesu. Jeśli myślisz na poważnie o rozwinięciu swojego biznesu, osiągnięciu zawodowych sukcesów, zaplanuj budowę swojego systemu organizacji. Ostatnie kilka lat poświęciłam na testowanie wielu polecanych rozwiązań i sama zbudowałam osobisty system, który z powodzeniem stosuję u siebie i w swojej firmie. Zdefiniowałam ważne obszary, które taki system musi obejmować (jest to połączenie wiedzy z metodologii GTD Davida Allena oraz lat moich doświadczeń):
  1. Gromadzenie - W jaki sposób zbieram ważne dla mnie sprawy? Gdzie trafiają moje linki, notatki, przypomnienia? Co robię, gdy nagle przypomni mi się coś ważnego albo gdy ktoś poprosi mnie o przysługę?
  2. Analiza - W jaki sposób podejmuję decyzje co do zgromadzonych spraw? Skąd wiem, które projekty chcę rozpocząć? W jaki sposób definiuję sprawy, które mogę oddelegować?
  3. Działanie - W jaki sposób dbam o efektywność swojej pracy? Jak planuje swój dzień, tydzień, miesiąc? Jakich narzędzi używam, by lepiej się koncentrować? Jakie nawyki buduję na co dzień?
  4. Przechowywanie - Gdzie przechowuję swoje dokumenty i materiały? Jak segreguję papiery , linki, artykuły by znaleźć je wtedy gdy ich potrzebuję?
  5. Przegląd - W jaki sposób doglądam działania swojego systemu? Czy przyglądam się swojemu życiu z bliska czy z daleka? Jak długą wizję swojego życia jestem w stanie określić? Jak dbam o to, by nic mi nie umknęło?
  6. Delegowanie - Kiedy i komu deleguję? Czy mam komu delegować? Jak bardzo asertywna jestem gdy deleguję? W jaki sposób kontroluję zadania, które oddelegowałam?

Jeśli interesuje Cię pogłębianie wiedzy na temat organizacji pracy i życia, bo chcesz prowadzić biznes w sposób bardziej efektywny tak, byś mogła się skupić na tym co dla Ciebie ważne - rodzinie, rozwoju firmy i budowaniu jej strategii,
dołącz do grupy Mistrzyni Organizacji - Życie i Biznes.
To odpowiednie miejsce dla Ciebie! 
Dołącz do grupy
Źródła:
  • https://www.forbes.pl/wiadomosci/blue-monday-2017-najsmutniejszy-dzien-w-roku/vc4ctr6
  • https://www.theguardian.com/science/blog/2012/jan/16/blue-monday-depressing-day-pseudoscience
  • "GTD, czyli sztuka bezstresowej efektywności" David Allen
  • "Mądrzej, szybciej, lepiej" Charles Duhigg
  • http://productivemag.pl/15/prawdziwa-zmiana-zaczyna-sie-dzis
  • https://sliwinski.com/2hours/
Przeczytaj więcej o planowaniu
Komentarze
comments powered by Disqus

    Milena

    Cześć, jestem Milena. Pomagam kobietom lepiej zorganizować swoje życie i biznes po to, by mogły odzyskać czas dla siebie i  prowadzić swój biznes w zgodzie ze swoimi marzeniami.

    Kategorie

    Wszystkie
    Archiwizacja
    Budowanie Firmy
    Cele
    Delegowanie
    Evernote
    GTD
    Kalendarz
    Komunikacja W Zespole
    Misja I Wizja
    Mistrzyni W Domu
    ORGANIZACJA
    Organizacja Domowa
    Planner
    Planowanie
    Planowanie Posiłków
    Porządek W Dokumentach
    Priorytety
    Produktywność
    Recenzja W Pigułce
    Struktura Firmy
    Talenty I Mocne Strony
    Worklife Balance
    Zwyczaje

    Archiwa

    Marzec 2018
    Luty 2018
    Styczeń 2018
    Grudzień 2017
    Listopad 2017
    Październik 2017
    Wrzesień 2017
    Sierpień 2017
    Lipiec 2017
    Czerwiec 2017
    Maj 2017

    Kanał RSS

  • Start
  • O mnie
  • Blog
  • WIDEO
  • Kontakt