Jak uporządkować materiały - 3 kroki do Twojej organizacji

Jeśli jesteś nauczycielem lub prowadzisz własną firmę edukacyjną, a do tego masz wiele prywatnych zainteresowań, rodzinę i ich sprawy do ogarnięcia, możesz tonąć w chaosie nieuporządkowanych papierów.
Prawdopodobnie co roku sprzątasz, i co roku powtarzasz sobie, że tym razem będzie inaczej, że tym razem uda Ci się wytrwać cały rok i zapanować nad chaosem. Szybko jednak okazuje się, że Twoje postanowienia stają się nierealistyczne, przestajesz odkładać rzeczy na miejsce, część rzeczy przestaje mieć swoje miejsce, a Ty kończysz jak zwykle z dodatkowym poczuciem winy, że znów się nie udało. 

Mam dla Ciebie dwie dobre wiadomości:

Po pierwsze, nie jesteś sama.
Po drugie, to da się zmienić!

---

Zmienić możesz jedno - stworzyć odpowiedni system ogarniania spraw i rzeczy wokół siebie, który zagwarantuje Ci pewność, że nawet wtedy, gdy nie ogarniasz, wszystko ma swoje miejsce. Taki system, do którego zawsze możesz się odnosić, gdy masz zwykły czas i czas w którym dzieje się za dużo i nie nadążasz.

Czym jest ten system?
Jeśli myślisz, że mam na myśli jakieś cudowne oprogramowanie, albo jedną metodę, która pozwoli Ci magicznie ogarnąć chaos, to się mylisz.

Na system składają się Twoje decyzje, zwyczaje, sposób patrzenia na sprawy, umiejętność delegowania, a dopiero potem właściwy program, zbiór teczek czy dokumentów, gdzie umieszczasz swoje papiery.

Obejrzyj webinarium, by dowiedzieć się jak widzę ten system, a poniżej przeczytasz 3 najważniejsze kroki, które mogą pomóc Ci ogarnąć Twój chaos.

Krok 1 Właściwa decyzja

Głównym powodem, dla którego Twoje kserówki i materiały piętrzą się w niewykorzystanych stosach jest to, że nie podejmujesz wobec każdej z nich właściwej decyzji.
Jeśli chcesz wyrzucić to, co jest Ci niepotrzebne, a zachować i używać to czego faktycznie potrzebujesz zachęcam Cię do odpowiedzenia sobie na kilka pytań:

1. Czy chcę coś z tą rzeczą zrobić?  (tak - wykorzystać na zajęciach, nie - zostawić w archiwum albo wyrzucić)
2. Jakiego rodzaju ma to być działanie? (np. przetestować w danej grupie)
3. Kiedy i gdzie będę dokładnie gdy będę poszukiwać tego materiału? (np. w sdomu wieczorem, gdy przygotowuję się na zajęcia)
4. Komu dam ten materiał do wykorzystania? Jakiemu uczniowi? Jakiej grupie? W jakim temacie? (np. grupie B1 w szkole językowej, w temacie jedzenie)
5. Czy mogę to zachować w formie cyfrowej i w razie potrzeby odszukać i pokazać uczniom, czy muszę to zostawić na papierze? (jeśli mogę cyfrowo - robię zdjęcia i wyrzucam papiery)

Te podstawowe pytanie to najważniejszy krok i tylko wtedy będziesz mieć pewność, że materiał, który trzymasz w ręku może faktycznie zostać przez Ciebie wykorzystany w odpowiednim momencie.

---

Krok 2 Powiedz nie kategoriom tematycznym

Jeśli do te pory nie uczyłaś się żadnego systemu organizacji i nie zetknęłaś się z moim ulubionym systemem Getting Things Done, prawdopodobnie najbardziej naturalnym dla Ciebie sposobem organizacji materiałów papierowych i na komputerze są segregatory, teczki czy foldery tematyczne. Jako nauczyciel masz segregator Słownictwo, Gramatyka, Mówienie, Słuchanie itp itd. Na komputerze tworzysz foldery, a w nich podfoldery i podfoldery i podfoldery i jak faktycznie potrzebujesz to znaleźć to nie wiesz gdzie jest. 
Zobacz jak wygląda mój układ folderów na komputerze.

​Kategorie od A do Z z folderami na jak najmniejsze części dokumentów są najskuteczniejszym sposobem na stabilny system układania materiałów, który działa, bo nigdy już nie musisz pamiętać gdzie uszeregowałaś daną rzecz.

Dla przykładu, szukasz:

• Kserówki gramatycznej na Going to - będzie pod G (Going to - kserówki gramatyczne)
• Piosenki z Going to - będzie pod G (Going to - piosenki/albo Piosenki - Going to, ale to mniej skuteczne)
• Wyciętych pytań do dyskusji w temacie rodzina - będzie pod R (Rodzina) lub P (pytania do dyskusji - rodzina) 

W każdym przypadku masz maksymalnie 2-3 opcje i to pozwoli Ci dokładać do systemu, uzupełniać go, wyjmować i nigdy w zasadzie nie musisz robić w nim porządków.

Pisząc ten wpis, widzę, że opisanie systemu w tej formie jest niezwykle trudne - więcej mówię o nim w webinarium. Jest też częścią mojego kursu dla nauczycieli #OgarnijChaos, który składa się z materiałów video. Zachęcam Cię do rozwiania wątpliwości, które na pewno mnożą się teraz w Twojej głowie - przecież zawsze robiłaś to inaczej!

Krok 3 Segreguj w 10 sekund

Ostatni ważny krok, który absolutnym warunkiem działania każdego systemu, jest to, że uszeregowanie każdego dokumentu, materiału czy sprawy w Twoim systemie nie może Ci zająć więcej niż 10 sekund. Jeśli będzie to zajmowało dłużej, skończy się tak, że będziesz odkładać swoje rzeczy gdzie popadnie, a system będzie Ci tylko przeszkadzał. 

Co to oznacza w praktyce?
Jeśli masz alfabetyczny system segregatorów - musisz mieć pod ręką koszulki, skoroszyty czy teczki (jeśli ich używasz), etykietki, długopis, żeby wszystko podpisać. Gdy trzymasz w ręku jakąś kserówkę i decydujesz się ją zatrzymać, tylko 10 sekund dzieli Cię od włożenia jej we właściwe miejsce. Tylko wtedy znajdziesz w sobie motywację do odkładania na miejsce!

Co możesz zrobić teraz, by zacząć ogarniać chaos wokół siebie?
Zapisz się na mój efektywny newsletter, a otrzymasz top listę narzędzi, które pomogą Ci zapanować nad chaosem.