Ciągle Ci coś umyka? Zapominasz o ważnych zawodowych i prywatnych sprawach? wszystko odkładasz na później, a potem gonisz, by nadrobić terminy?

Cóż, też byłam w tym miejscu. Własna firma; praca od 8 do 22, a nawet dłużej; poczucie, że wszystko jest na mojej głowie; samotność i brak czasu na życie prywatne. Mnóstwo pracy, a i tak ważne sprawy umykały, nie byłam w stanie dopilnować niczego. Zaczęłam się nawet spóźniać. To był obraz mojego życia w ciągu pierwszych 3 lat prowadzenia firmy. 

Dziś moja firma jest znacznie większa niż kiedyś, a w zasadzie to mam dwie firmy:-) Mam rodzinę, czas dla siebie, studiuję  w weekendy. 3 dni w tygodniu poświęcam na pracę. I przede wszystkim, w zasadzie nie zdarza mi się zapominać o ważnych sprawach

Jak to zrobiłam? Nie korzystałam z żadnej sekretnej metody, a bardziej metodą prób i błędów wypracowywałam właściwe nawyki działania, które wprowadziłam do mojego życia i do działania mojej firmy. Poznaj moje 10 punktów, o których nie możesz zapomnieć jeśli chcesz o wszystkim pamiętać :-)

Punkt 1: Nie ufaj pamięci
Jakie zdziwienie mnie ogarnia, gdy słyszę od managerów, właścicielek firm, kobiet na wysokich stanowiskach, że wszystko co maja do zrobienia zapamiętują. Nie potrzebują tego zapisywać, bo przecież BĘDĄ PAMIĘTAĆ! 

Masz tak? Cóż, muszę Cię od tego odwieźć.
Nie masz tak? Zapisujesz? Cóż, ciekawe czy naprawdę wszystko!

Z mojego doświadczenia wynika, że nawet jeśli ktoś zapisuje swoje sprawy na liście zadań, na karteczkach, w kalendarzu czy programie do zarządzania zadaniami, to jest to maksymalnie 30-40% spraw, którymi ma się faktycznie zająć. 

Potrzebujesz zapisywać WSZYSTKO by Twoja głowa mogła odpocząć i żeby znalazło się w niej miejsce na sprawy ważne. 
Przykłady spraw, których być może nie zapisywałaś, a powinnaś:
- przychodzi Ci do głowy pomysł, że pojechałabyś na wakacje (nic z tym nie robisz...)
- słyszysz rozmowę kogoś w Twoim zespole i widzisz, że nie rozmawia z klientem w zgodzie z założeniami firmy (myślisz sobie, muszę z nim porozmawiać...)
- codziennie widzisz ruszający się uchwyt od szafki (myślisz, muszę się tym zająć...)
- rozmawiasz ze znajomym, który w luźnej rozmowie proponuje Ci współpracę (ustalacie, że wrócicie do tego i nic z tym nie robisz...)

Mogłabym mnożyć przykłady, ale mam nadzieję, że wiesz co mam na myśli. WSZYSTKO znaczy WSZYSTKO co zaprząta Twoją uwagę.

Punkt 2: Skrzynka Odbiorcza
Jeśli potraktujesz punkt 1 serio, to zaraz pojawi się pytanie, gdzie to wszystko zapisywać. I odpowiedź jest prosta - im mniej miejsc tym lepiej. Skorzystaj z dobrej aplikacji, a nawet dobrego kalendarza, z czegoś co możesz mieć ZAWSZE przy sobie. Niech to będzie Twoja Skrzynka Odbiorcza na wszystkie sprawy, myśli, pomysły, marzenia.  
Mi się udało mieć ich w sumie 4 i to jest OGROMNY SUKCES. 
A Ty, w ilu miejscach zapisujesz swoje sprawy?

Punkt 3: Natychmiastowa decyzja
W momencie kiedy pojawia się w Twojej głowie czy na Twojej liście sprawa, zatrzymaj się i podejmij decyzję. To ile razy myślisz "zajmę się tym później" wpływa bezpośrednio na to ile spraw musisz zmieścić w swojej głowie. A poza tym, bez decyzji nie ma działania. Nie chodzi o to by od razu zabierać się za każdą rzecz, która wpadnie w Twoje ręce. Chodzi o to by od razu podejmować decyzję co z tą sprawą chcesz zrobić i kiedy ma się to zdarzyć. Wtedy łatwiej umieścić tę sprawę na właściwej liście zadań czy w kalendarzu.
O procesie podejmowania właściwych decyzji będę mówić na webinarze 6 lutego. Kliknij w link i zapisz się. Webinar jest bezpłatny, ale liczba miejsc jest ograniczona.

​Jeśli jesteś kobietą przedsiębiorczą, aktywną zawodowo, a do tego masz swoje pasje i zainteresowania, z pewnością gromadzisz wiele różnego rodzaju informacji, które później przechowujesz. Być może korzystasz z segregatorów, w których tematycznie układasz swoje dokumenty np. segregator umowy czy PITy. Może katalogujesz pliki na swoim dysku zewnętrznym, bądź wirtualnym dysku google - w folderach, podfolderach i jeszcze mniejszych podfolderach. Być może korzystasz z aplikacji do zarządzania zakładkami - zapisujesz wszystko za pomocą aplikacji takich jak Pocket czy Evernote. W efekcie wszystkie Twoje dokumenty, papiery, pliki czy linki są w różnych miejscach. Jeśli tak jest, to czy czasem zdarza Ci się, że gdy czegoś potrzebujesz to nie wiesz gdzie tego szukać? Pewnie raz na jakiś czas robisz porządek w papierach i jesteś w stanie go utrzymać przez miesiąc-dwa, tylko po to, by potem znów desperacko przebijać się przez stosy dokumentów. Brzmi znajomo?

Od 8 lat prowadzę swoją firmę, lubię uczyć się, gromadzić potrzebne informacje, by je potem lepiej wykorzystywać. Testowałam wiele sposobów na organizację moich papierów i dokumentów, zarówno w wersji cyfrowej, jak i tradycyjnej, ale zawsze coś było nie tak. Do mojej ulubionej aplikacji Evernote podchodziłam chyba 4 razy i za każdym podejściem kończyło się na tym, że program nie spełniał moich oczekiwań. Dziś korzystam z Evernote i go uwielbiam; jest narzędziem bez którego nie wyobrażam sobie życia. Mam też świetne papierowe archiwum, z którego korzystam ja i moja rodzina, a ten sam system stosuje mój zespół.

Co takiego się zmieniło? Poznałam GTD (Getting Things Done) i zaczęłam adaptować ten system do swoich potrzeb. Stworzyłam swój sposób na przechowywanie, którego głównymi założeniami podzielę się z Tobą. Mam dla Ciebie 7 rad, które pozwolą Ci ogarnąć chaos i zrobić ostateczny porządek w papierach!

Rada 1: Zacznij myśleć systemowo

Największą rewolucją w budowaniu mojego sposobu na przechowywanie papierów i dokumentów było zrozumienie, że na wszystko co mam potrzebuję jednego spójnego systemu.

Kiedyś miałam część rzeczy tu, część tam, segregatory, koszulki, szuflady, pudełka, teczki, szafki, dyski, aplikacje itp. itd. Dzieliłam rzeczy na kategorie i tematy - na przykład umowy były w segregatorze, a dokumenty dotyczące telefonu w teczce czy szufladzie. To się po prostu nie sprawdzało. Jeśli chcesz mieć stabilny sposób przechowywania rzeczy, pomyśl o tym systemowo, czyli stwórz swoje archiwum podobne do tych, które znajdują się w bibliotekach czy archiwach państwowych. Ja działając w ten sposób stworzyłam dwa archiwa - jedno cyfrowe a drugie analogowe, które wystarczają mi na przechowanie wszystkiego co mieści się w formacie zbliżonym do A4. W moich segregatorach znajdziesz zarówno PITy jak i części zapasowe do różnych urządzeń czy faktury gwarancyjne.
W moim Evernote znajduje się wszystko to, co mogę przechować cyfrowo - zdjęcia, filmy, dokumenty Word, notatki, pomysły, linki, PDFy, nagrania głosowe, rysunki, dokumenty, faktury czy nawet mapy myśli, które rysuję na papierze podczas szkoleń.

Więcej o Evernote przeczytasz tu: Najważniejsze funkcje programu Evernote, które pomogą Ci zostać Mistrzynią Organizacji.
Obejrzyj też moje wideo o 3 błędach w przechowywaniu dokumentów i papierów.