MILENA JASTRZĘBSKA

Jak nie zapomnieć o ważnych sprawach - 10 punktów, o których nie możesz zapomnieć

2/6/2018

Komentarze

 
Obraz
Ciągle Ci coś umyka? Zapominasz o ważnych zawodowych i prywatnych sprawach? wszystko odkładasz na później, a potem gonisz, by nadrobić terminy?

Cóż, też byłam w tym miejscu. Własna firma; praca od 8 do 22, a nawet dłużej; poczucie, że wszystko jest na mojej głowie; samotność i brak czasu na życie prywatne. Mnóstwo pracy, a i tak ważne sprawy umykały, nie byłam w stanie dopilnować niczego. Zaczęłam się nawet spóźniać. To był obraz mojego życia w ciągu pierwszych 3 lat prowadzenia firmy. 

Dziś moja firma jest znacznie większa niż kiedyś, a w zasadzie to mam dwie firmy:-) Mam rodzinę, czas dla siebie, studiuję  w weekendy. 3 dni w tygodniu poświęcam na pracę. I przede wszystkim, w zasadzie nie zdarza mi się zapominać o ważnych sprawach

Jak to zrobiłam? Nie korzystałam z żadnej sekretnej metody, a bardziej metodą prób i błędów wypracowywałam właściwe nawyki działania, które wprowadziłam do mojego życia i do działania mojej firmy. Poznaj moje 10 punktów, o których nie możesz zapomnieć jeśli chcesz o wszystkim pamiętać :-)

Punkt 1: Nie ufaj pamięci
Jakie zdziwienie mnie ogarnia, gdy słyszę od managerów, właścicielek firm, kobiet na wysokich stanowiskach, że wszystko co maja do zrobienia zapamiętują. Nie potrzebują tego zapisywać, bo przecież BĘDĄ PAMIĘTAĆ! 

Masz tak? Cóż, muszę Cię od tego odwieźć.
Nie masz tak? Zapisujesz? Cóż, ciekawe czy naprawdę wszystko!

Z mojego doświadczenia wynika, że nawet jeśli ktoś zapisuje swoje sprawy na liście zadań, na karteczkach, w kalendarzu czy programie do zarządzania zadaniami, to jest to maksymalnie 30-40% spraw, którymi ma się faktycznie zająć. 

Potrzebujesz zapisywać WSZYSTKO by Twoja głowa mogła odpocząć i żeby znalazło się w niej miejsce na sprawy ważne. 
Przykłady spraw, których być może nie zapisywałaś, a powinnaś:
- przychodzi Ci do głowy pomysł, że pojechałabyś na wakacje (nic z tym nie robisz...)
- słyszysz rozmowę kogoś w Twoim zespole i widzisz, że nie rozmawia z klientem w zgodzie z założeniami firmy (myślisz sobie, muszę z nim porozmawiać...)
- codziennie widzisz ruszający się uchwyt od szafki (myślisz, muszę się tym zająć...)
- rozmawiasz ze znajomym, który w luźnej rozmowie proponuje Ci współpracę (ustalacie, że wrócicie do tego i nic z tym nie robisz...)

Mogłabym mnożyć przykłady, ale mam nadzieję, że wiesz co mam na myśli. WSZYSTKO znaczy WSZYSTKO co zaprząta Twoją uwagę.

Punkt 2: Skrzynka Odbiorcza
Jeśli potraktujesz punkt 1 serio, to zaraz pojawi się pytanie, gdzie to wszystko zapisywać. I odpowiedź jest prosta - im mniej miejsc tym lepiej. Skorzystaj z dobrej aplikacji, a nawet dobrego kalendarza, z czegoś co możesz mieć ZAWSZE przy sobie. Niech to będzie Twoja Skrzynka Odbiorcza na wszystkie sprawy, myśli, pomysły, marzenia.  
Mi się udało mieć ich w sumie 4 i to jest OGROMNY SUKCES. 
A Ty, w ilu miejscach zapisujesz swoje sprawy?

Obraz
Punkt 3: Natychmiastowa decyzja
W momencie kiedy pojawia się w Twojej głowie czy na Twojej liście sprawa, zatrzymaj się i podejmij decyzję. To ile razy myślisz "zajmę się tym później" wpływa bezpośrednio na to ile spraw musisz zmieścić w swojej głowie. A poza tym, bez decyzji nie ma działania. Nie chodzi o to by od razu zabierać się za każdą rzecz, która wpadnie w Twoje ręce. Chodzi o to by od razu podejmować decyzję co z tą sprawą chcesz zrobić i kiedy ma się to zdarzyć. Wtedy łatwiej umieścić tę sprawę na właściwej liście zadań czy w kalendarzu.
O procesie podejmowania właściwych decyzji będę mówić na webinarze 6 lutego. Kliknij w link i zapisz się. Webinar jest bezpłatny, ale liczba miejsc jest ograniczona.

ZAPISZ SIĘ NA WEBINAR

Czytaj więcej
Komentarze

Jak zrobić porządek w papierach i dokumentach, by przetrwał więcej niż miesiąc?

1/23/2018

Komentarze

 
Obraz
​Jeśli jesteś kobietą przedsiębiorczą, aktywną zawodowo, a do tego masz swoje pasje i zainteresowania, z pewnością gromadzisz wiele różnego rodzaju informacji, które później przechowujesz. Być może korzystasz z segregatorów, w których tematycznie układasz swoje dokumenty np. segregator umowy czy PITy. Może katalogujesz pliki na swoim dysku zewnętrznym, bądź wirtualnym dysku google - w folderach, podfolderach i jeszcze mniejszych podfolderach. Być może korzystasz z aplikacji do zarządzania zakładkami - zapisujesz wszystko za pomocą aplikacji takich jak Pocket czy Evernote. W efekcie wszystkie Twoje dokumenty, papiery, pliki czy linki są w różnych miejscach. Jeśli tak jest, to czy czasem zdarza Ci się, że gdy czegoś potrzebujesz to nie wiesz gdzie tego szukać? Pewnie raz na jakiś czas robisz porządek w papierach i jesteś w stanie go utrzymać przez miesiąc-dwa, tylko po to, by potem znów desperacko przebijać się przez stosy dokumentów. Brzmi znajomo?

Od 8 lat prowadzę swoją firmę, lubię uczyć się, gromadzić potrzebne informacje, by je potem lepiej wykorzystywać. Testowałam wiele sposobów na organizację moich papierów i dokumentów, zarówno w wersji cyfrowej, jak i tradycyjnej, ale zawsze coś było nie tak. Do mojej ulubionej aplikacji Evernote podchodziłam chyba 4 razy i za każdym podejściem kończyło się na tym, że program nie spełniał moich oczekiwań. Dziś korzystam z Evernote i go uwielbiam; jest narzędziem bez którego nie wyobrażam sobie życia. Mam też świetne papierowe archiwum, z którego korzystam ja i moja rodzina, a ten sam system stosuje mój zespół.

Co takiego się zmieniło? Poznałam GTD (Getting Things Done) i zaczęłam adaptować ten system do swoich potrzeb. Stworzyłam swój sposób na przechowywanie, którego głównymi założeniami podzielę się z Tobą. Mam dla Ciebie 7 rad, które pozwolą Ci ogarnąć chaos i zrobić ostateczny porządek w papierach!

Obraz
Rada 1: Zacznij myśleć systemowo

Największą rewolucją w budowaniu mojego sposobu na przechowywanie papierów i dokumentów było zrozumienie, że na wszystko co mam potrzebuję jednego spójnego systemu.

Kiedyś miałam część rzeczy tu, część tam, segregatory, koszulki, szuflady, pudełka, teczki, szafki, dyski, aplikacje itp. itd. Dzieliłam rzeczy na kategorie i tematy - na przykład umowy były w segregatorze, a dokumenty dotyczące telefonu w teczce czy szufladzie. To się po prostu nie sprawdzało. Jeśli chcesz mieć stabilny sposób przechowywania rzeczy, pomyśl o tym systemowo, czyli stwórz swoje archiwum podobne do tych, które znajdują się w bibliotekach czy archiwach państwowych. Ja działając w ten sposób stworzyłam dwa archiwa - jedno cyfrowe a drugie analogowe, które wystarczają mi na przechowanie wszystkiego co mieści się w formacie zbliżonym do A4. W moich segregatorach znajdziesz zarówno PITy jak i części zapasowe do różnych urządzeń czy faktury gwarancyjne.
W moim Evernote znajduje się wszystko to, co mogę przechować cyfrowo - zdjęcia, filmy, dokumenty Word, notatki, pomysły, linki, PDFy, nagrania głosowe, rysunki, dokumenty, faktury czy nawet mapy myśli, które rysuję na papierze podczas szkoleń.

Więcej o Evernote przeczytasz tu: 
Najważniejsze funkcje programu Evernote, które pomogą Ci zostać Mistrzynią Organizacji.
Obejrzyj też moje wideo o 3 błędach w przechowywaniu dokumentów i papierów.


Czytaj więcej
Komentarze

Jak zaplanować swoje działania by przetrwać Blue Monday

1/9/2018

Komentarze

 
Blue Monday to podobno najbardziej depresyjny dzień w roku. Wierzysz w to?
Obraz
Pojęcie to zostało wprowadzone do użycia w 2004 roku przez brytyjskiego psychologa, Cliffa Arnalla. Wokół tego zjawiska narosło wiele wątpliwości, które podważają zarówno wiarygodność profesora jak i jego pseudobadań. Rzeczywiście zakładanie jakoby depresja była stanem, który jest zależny od obiektywnych zewnętrznych czynników jest absurdalne. Depresja to poważna choroba, na którą wpływa dużo więcej osobistych czynników.

Czy uda się zrealizować styczniowe plany?
Co by nie było, styczeń jest dla mnie zwykle miesiącem słodko-gorzkim. Jako pasjonatka organizacji, lubię tworzyć plany działania, ale ważniejsze jest tu dla mnie słowo działanie niż plan;-) Po wielu latach planowania całego roku, miesięcy czy tygodni, wiem już, że dokładne planowanie nie jest moją mocną stroną i jeśli chcę to dobrze robić, muszę korzystać ze sprawdzonych rozwiązań.

(Pisałam już o planowaniu posiłków i o tym, czemu nie lubię plannerów:
Jak planować posiłki? i Dlaczego nie lubię plannerów?; obejrzyj też moje video o planowaniu tygodnia na video blogu: Jak planować w perspektywie tygodniowej?)


Styczeń jest słodko-gorzki, bo jest miesiącem kiedy zaczynam wdrażać moje plany i często towarzyszy mi strach czy dokonałam właściwych wyborów, czy tym razem mi się uda. Jednocześnie jestem podekscytowana nowym rokiem i nowymi możliwościami, które daje mi mój plan. 
Ten rok będzie tym, w którym planować będę już w oparciu o wiele moich osobistych odkryć ostatnich lat. Jak zwykle ubieram mój wpis z punkty, aby łatwiej byłoby Ci zapamiętać i skorzystać z proponowanych rozwiązań. 
Punkt 1: Rozwikłaj mętlik - wizja, misja, cele i zamierzenia - czym się różnią i czy potrzebujesz ich wszystkich? 
Jeśli interesowałaś się już planowaniem i produktywnością, spotkałaś się z radami w stylu stwórz swoją misję, wizję, spisz cele i marzenia. Wszystko brzmi dobrze tylko, gdy przychodzi co do czego, nie wiesz gdzie to zapisać, po co Ci to jest i jak często do tego wracać. Wiem też, że czasem przysparza trudność odróżnienie jednego od drugiego.
Mam na to swój sposób, który zaczerpnęłam z koncepcji perspektyw w GTD Davida Allena, i dbam o to, by działał w praktyce. David Allen wyróżnił 5 perspektyw, ja dodaję tu jeszcze tą najbardziej bieżącą, czyli najbliższe działania. Każdą z nich organizuję tak, bym przeglądała ją w regularnej częstotliwości. 
  1. Perspektywa działań - lista pojedynczych zadań do zrobienia - przeglądam raz dziennie (lub częściej jeśli zajdzie taka potrzeba)
  2. Perspektywa projektów - lista większych małych i dużych projektów, na które składają się zadania - przeglądam raz w tygodniu 
  3. Perspektywa obszarów odpowiedzialności - lista obszarów (u mnie mapa myśli), za które odpowiadam np.marketing mojej firmy czy zdrowie mojego dziecka - przeglądam raz w miesiącu
  4. Perspektywa celów i zamierzeń - lista celów na maksymalnie rok - przeglądam raz na kwartał
  5. Perspektywa wizji - opis wizji mojego życia na za 5 lat - przeglądam raz w roku
  6. Perspektywa przyczyny i zasad - moje najważniejsze zasady i hierarchia wartości - przeglądam raz w roku
Jak zaplanować kalendarz, by zrealizować te plany?

Czytaj więcej
Komentarze

Jak wybrać najlepszy kalendarz i dlaczego nie używam plannerów?

12/17/2017

Komentarze

 
Obraz
Muszę Ci się przyznać do tego, że ogarnia mnie nadzwyczajne zdziwienie za każdym razem, gdy widzę statystyki pobrań niektórych plannerów do druku, na różnych blogach, które śledzę. Nie wiem, czy kiedyś nie stworzę sama "plannera idealnego" (nie zarzekam się, ale szczerze wątpię), ale na ten moment jest dla mnie szokujące, że setki osób pobierają tak proste kalendarze. Zwykle mają one tabelkę z dniami, do tego miejsce na wpisanie celów dziennych, tygodniowych czy miesięcznych. Dodatkowo w plannerach często jest miejsce na listę zadań. Ale nawet te plannery, które mają tylko kalendarz cieszą się powodzeniem. Naprawdę nie rozumiem dlaczego. Tak jakby wydrukowanie kalendarza, było gwarantem dobrej organizacji.

Ciekawa jestem ile spraw ma do zorganizowania osoba, której w stu procentach wystarcza taki jednostronicowy planner. Mam tu dwie hipotezy: albo spraw jest tak mało, że organizacja pracy nie jest wtedy żadnym wyzwaniem i planner jest miłym dodatkiem dla przyjemności; albo osobie korzystającej z plannera umyka bardzo wiele spraw, z których większość trafia jednak gdzie indziej niż do plannera/kalendarza. I tu się zaczyna problem.

Lata moich doświadczeń związanych z budowaniem osobistego systemu organizacji, a także wiele doświadczeń pomocy innym, rodzą jeden ważny wniosek. Jeśli jesteś kobietą przedsiębiorczą, masz wiele projektów i zadań. Twoje obszary odpowiedzialności to nie tylko wąski zakres powtarzalnych zawodowych czynności, ale zarządzanie zespołem, zbieranie inspiracji, tworzenie produktów, zdobywanie klientów czy pogodzenie życia zawodowego z życiem prywatnym. Jeśli masz to wszystko zorganizować, potrzebujesz uniwersalnego i pojemnego systemu organizacji spraw, materiałów, dokumentów i zadań, do którego będziesz miała dostęp z każdego urządzenia, w każdym miejscu. Często też dostęp będzie potrzebny Twojemu zespołowi. Wyobrażasz sobie spotkanie z klientem, na którym wyciągasz wydrukowany z jakiegoś bloga planner?

Od lat nie stosuję plannerów. Co nie znaczy, że nie planuję. Do zbierania wszystkiego, czyli pomysłów, planów, zadań, artykułów, linków czy zdjęć używam programu Evernote. W nim mam dostęp do list przeglądu codziennego, tygodniowego, celów kwartalnych czy rocznych, najważniejszych list zadań czy artykułów pomocnych w ich realizacji. Evernote w funkcji plannera jest dostępny w każdym miejscu i pozwala mi żyć mobilnie, bez obawy, że zapomnę jakiegoś wydruku. Nawet jeśli planuję coś wstępnie na kartce (na przykład rozrysowuję duży projekt), wrzucam zdjęcie efektów mojej pracy do Evernote.  To rozwiązanie cyfrowe jest elastyczne i nie jestem zobligowana do korzystania z wydzielonego miejsca na plannerze.

Nie używam też kalendarza papierowego. Jako kobieta biznesu, szefowa, matka, żona i przyjaciółka, używam kalendarza cyfrowego i oczekuję tego od moich bliskich współpracowników. Jeśli umawiam się na spotkanie, mąż od razu będzie o tym wiedział i nie musi pamiętać, by w tym czasie zawieźć nasze dziecko do lekarza - ma to w kalendarzu. Jeśli ktokolwiek z mojego zespołu chce się ze mną umówić, może sprawdzić mój służbowy kalendarz i się zwyczajnie dopisać. Aktualnie w kalendarzu Google mam widok kalendarza swojego (osobistego - widocznego dla męża i służbowego - widocznego dla męża i zespołu), mojego męża, mojej firmy (ogólne wydarzenia firmowe), członków mojego zespołu, mojego kalendarza sprzedaży, kalendarza sprzedaży mojej szkoły i kilka innych. Dzięki temu zawsze wiem co się gdzie dzieje, i kiedy jestem potrzebna.

Nie wyobrażam sobie zarządzania zadaniami w formie papierowej. Szkoda byłoby mi możliwości jakie daje mi w tej kwestii Evernote (czy jakiekolwiek inny program do zarządzania zadaniami). Dzięki niemu nic mi nie umknie, mogę wykorzystać cenny czas czekania w kolejce i nie zastanawiam się na przykład gdzie mam zapisać zakładkę czy ciekawy artykuł. Korzystam też z Trello i to jest narzędzie, które stosuję we współpracy z innymi. Cały mój zespół ceni sobie przejrzystość, szybkość działania i brak konieczności ciągłego obgadywania spraw czy przypominania sobie o tym co jest do zrobienia. Proste narzędzia i jasne oczekiwania to klucz do sukcesu we współpracy z zespołem.

O tym jak mieć porządek w dokumentach w wersji cyfrowej i papierowej pisałam TU.

Jeśli zatem zastanawiasz się jaki kalendarz wybrać w tym roku albo który planner jest idealny do wydrukowania, rozważ przejście na organizację cyfrową. Wątpisz czy to Ci się sprawdzi? Spróbuj! Też kiedyś sobie nie wyobrażałam życia bez kalendarza papierowego. Teraz nie wiem jak prowadziłam firmę bez kalendarza Google. 
Żaden planner, czy kalendarz nie rozwiąże Twoich problemów z organizacją. Właściwy system jednak może to zrobić. W grupie wsparcia Mistrzyni Organizacji uczę kobiety jak zbudować taki system organizacji, który będzie się sprawdzał zarówno w życiu jak i biznesie. Dołącz do nas już dziś!
Dołącz do grupy wsparcia Mistrzyni Organizacji
Komentarze

    Milena

    Cześć, jestem Milena. Pomagam kobietom lepiej zorganizować swoje życie i biznes po to, by mogły odzyskać czas dla siebie i  prowadzić swój biznes w zgodzie ze swoimi marzeniami.

    Kategorie

    Wszystkie
    Archiwizacja
    Budowanie Firmy
    Cele
    Delegowanie
    Evernote
    GTD
    Kalendarz
    Komunikacja W Zespole
    Misja I Wizja
    Mistrzyni W Domu
    ORGANIZACJA
    Organizacja Domowa
    Planner
    Planowanie
    Planowanie Posiłków
    Porządek W Dokumentach
    Priorytety
    Produktywność
    Recenzja W Pigułce
    Struktura Firmy
    Talenty I Mocne Strony
    Worklife Balance
    Zwyczaje

    Archiwa

    Marzec 2018
    Luty 2018
    Styczeń 2018
    Grudzień 2017
    Listopad 2017
    Październik 2017
    Wrzesień 2017
    Sierpień 2017
    Lipiec 2017
    Czerwiec 2017
    Maj 2017

    Kanał RSS

  • Start
  • O mnie
  • Blog
  • WIDEO
  • Kontakt