Jak wybrać najlepszy kalendarz i dlaczego nie używam plannerów?

Muszę Ci się przyznać do tego, że ogarnia mnie nadzwyczajne zdziwienie za każdym razem, gdy widzę statystyki pobrań niektórych plannerów do druku, na różnych blogach, które śledzę. Nie wiem, czy kiedyś nie stworzę sama "plannera idealnego" (nie zarzekam się, ale szczerze wątpię), ale na ten moment jest dla mnie szokujące, że setki osób pobierają tak proste kalendarze. Zwykle mają one tabelkę z dniami, do tego miejsce na wpisanie celów dziennych, tygodniowych czy miesięcznych. Dodatkowo w plannerach często jest miejsce na listę zadań. Ale nawet te plannery, które mają tylko kalendarz cieszą się powodzeniem. Naprawdę nie rozumiem dlaczego. Tak jakby wydrukowanie kalendarza, było gwarantem dobrej organizacji.

Ciekawa jestem ile spraw ma do zorganizowania osoba, której w stu procentach wystarcza taki jednostronicowy planner. Mam tu dwie hipotezy: albo spraw jest tak mało, że organizacja pracy nie jest wtedy żadnym wyzwaniem i planner jest miłym dodatkiem dla przyjemności; albo osobie korzystającej z plannera umyka bardzo wiele spraw, z których większość trafia jednak gdzie indziej niż do plannera/kalendarza. I tu się zaczyna problem.

Lata moich doświadczeń związanych z budowaniem osobistego systemu organizacji, a także wiele doświadczeń pomocy innym, rodzą jeden ważny wniosek. Jeśli jesteś kobietą przedsiębiorczą, masz wiele projektów i zadań. Twoje obszary odpowiedzialności to nie tylko wąski zakres powtarzalnych zawodowych czynności, ale zarządzanie zespołem, zbieranie inspiracji, tworzenie produktów, zdobywanie klientów czy pogodzenie życia zawodowego z życiem prywatnym. Jeśli masz to wszystko zorganizować, potrzebujesz uniwersalnego i pojemnego systemu organizacji spraw, materiałów, dokumentów i zadań, do którego będziesz miała dostęp z każdego urządzenia, w każdym miejscu. Często też dostęp będzie potrzebny Twojemu zespołowi. Wyobrażasz sobie spotkanie z klientem, na którym wyciągasz wydrukowany z jakiegoś bloga planner?

---

Od lat nie stosuję plannerów. Co nie znaczy, że nie planuję. Do zbierania wszystkiego, czyli pomysłów, planów, zadań, artykułów, linków czy zdjęć używam programu Evernote. W nim mam dostęp do list przeglądu codziennego, tygodniowego, celów kwartalnych czy rocznych, najważniejszych list zadań czy artykułów pomocnych w ich realizacji. Evernote w funkcji plannera jest dostępny w każdym miejscu i pozwala mi żyć mobilnie, bez obawy, że zapomnę jakiegoś wydruku. Nawet jeśli planuję coś wstępnie na kartce (na przykład rozrysowuję duży projekt), wrzucam zdjęcie efektów mojej pracy do Evernote.  To rozwiązanie cyfrowe jest elastyczne i nie jestem zobligowana do korzystania z wydzielonego miejsca na plannerze.

Nie używam też kalendarza papierowego. Jako kobieta biznesu, szefowa, matka, żona i przyjaciółka, używam kalendarza cyfrowego i oczekuję tego od moich bliskich współpracowników. Jeśli umawiam się na spotkanie, mąż od razu będzie o tym wiedział i nie musi pamiętać, by w tym czasie zawieźć nasze dziecko do lekarza - ma to w kalendarzu. Jeśli ktokolwiek z mojego zespołu chce się ze mną umówić, może sprawdzić mój służbowy kalendarz i się zwyczajnie dopisać. Aktualnie w kalendarzu Google mam widok kalendarza swojego (osobistego - widocznego dla męża i służbowego - widocznego dla męża i zespołu), mojego męża, mojej firmy (ogólne wydarzenia firmowe), członków mojego zespołu, mojego kalendarza sprzedaży, kalendarza sprzedaży mojej szkoły i kilka innych. Dzięki temu zawsze wiem co się gdzie dzieje, i kiedy jestem potrzebna.

Nie wyobrażam sobie zarządzania zadaniami w formie papierowej. Szkoda byłoby mi możliwości jakie daje mi w tej kwestii Evernote (czy jakiekolwiek inny program do zarządzania zadaniami). Dzięki niemu nic mi nie umknie, mogę wykorzystać cenny czas czekania w kolejce i nie zastanawiam się na przykład gdzie mam zapisać zakładkę czy ciekawy artykuł. Korzystam też z Trello i to jest narzędzie, które stosuję we współpracy z innymi. Cały mój zespół ceni sobie przejrzystość, szybkość działania i brak konieczności ciągłego obgadywania spraw czy przypominania sobie o tym co jest do zrobienia. Proste narzędzia i jasne oczekiwania to klucz do sukcesu we współpracy z zespołem.

O tym jak mieć porządek w dokumentach w wersji cyfrowej i papierowej pisałam TU.

Jeśli zatem zastanawiasz się jaki kalendarz wybrać w tym roku albo który planner jest idealny do wydrukowania, rozważ przejście na organizację cyfrową. Wątpisz czy to Ci się sprawdzi? Spróbuj! Też kiedyś sobie nie wyobrażałam życia bez kalendarza papierowego. Teraz nie wiem jak prowadziłam firmę bez kalendarza Google. 
Żaden planner, czy kalendarz nie rozwiąże Twoich problemów z organizacją. Właściwy system jednak może to zrobić. W grupie wsparcia Mistrzyni Organizacji uczę kobiety jak zbudować taki system organizacji, który będzie się sprawdzał zarówno w życiu jak i biznesie. Dołącz do nas już dziś!

Dołącz do grupy wsparcia Mistrzyni Organizacji