MILENA JASTRZĘBSKA

Jak zrobić porządek w papierach i dokumentach, by przetrwał więcej niż miesiąc?

1/23/2018

Komentarze

 
Obraz
​Jeśli jesteś kobietą przedsiębiorczą, aktywną zawodowo, a do tego masz swoje pasje i zainteresowania, z pewnością gromadzisz wiele różnego rodzaju informacji, które później przechowujesz. Być może korzystasz z segregatorów, w których tematycznie układasz swoje dokumenty np. segregator umowy czy PITy. Może katalogujesz pliki na swoim dysku zewnętrznym, bądź wirtualnym dysku google - w folderach, podfolderach i jeszcze mniejszych podfolderach. Być może korzystasz z aplikacji do zarządzania zakładkami - zapisujesz wszystko za pomocą aplikacji takich jak Pocket czy Evernote. W efekcie wszystkie Twoje dokumenty, papiery, pliki czy linki są w różnych miejscach. Jeśli tak jest, to czy czasem zdarza Ci się, że gdy czegoś potrzebujesz to nie wiesz gdzie tego szukać? Pewnie raz na jakiś czas robisz porządek w papierach i jesteś w stanie go utrzymać przez miesiąc-dwa, tylko po to, by potem znów desperacko przebijać się przez stosy dokumentów. Brzmi znajomo?

Od 8 lat prowadzę swoją firmę, lubię uczyć się, gromadzić potrzebne informacje, by je potem lepiej wykorzystywać. Testowałam wiele sposobów na organizację moich papierów i dokumentów, zarówno w wersji cyfrowej, jak i tradycyjnej, ale zawsze coś było nie tak. Do mojej ulubionej aplikacji Evernote podchodziłam chyba 4 razy i za każdym podejściem kończyło się na tym, że program nie spełniał moich oczekiwań. Dziś korzystam z Evernote i go uwielbiam; jest narzędziem bez którego nie wyobrażam sobie życia. Mam też świetne papierowe archiwum, z którego korzystam ja i moja rodzina, a ten sam system stosuje mój zespół.

Co takiego się zmieniło? Poznałam GTD (Getting Things Done) i zaczęłam adaptować ten system do swoich potrzeb. Stworzyłam swój sposób na przechowywanie, którego głównymi założeniami podzielę się z Tobą. Mam dla Ciebie 7 rad, które pozwolą Ci ogarnąć chaos i zrobić ostateczny porządek w papierach!

Obraz
Rada 1: Zacznij myśleć systemowo

Największą rewolucją w budowaniu mojego sposobu na przechowywanie papierów i dokumentów było zrozumienie, że na wszystko co mam potrzebuję jednego spójnego systemu.

Kiedyś miałam część rzeczy tu, część tam, segregatory, koszulki, szuflady, pudełka, teczki, szafki, dyski, aplikacje itp. itd. Dzieliłam rzeczy na kategorie i tematy - na przykład umowy były w segregatorze, a dokumenty dotyczące telefonu w teczce czy szufladzie. To się po prostu nie sprawdzało. Jeśli chcesz mieć stabilny sposób przechowywania rzeczy, pomyśl o tym systemowo, czyli stwórz swoje archiwum podobne do tych, które znajdują się w bibliotekach czy archiwach państwowych. Ja działając w ten sposób stworzyłam dwa archiwa - jedno cyfrowe a drugie analogowe, które wystarczają mi na przechowanie wszystkiego co mieści się w formacie zbliżonym do A4. W moich segregatorach znajdziesz zarówno PITy jak i części zapasowe do różnych urządzeń czy faktury gwarancyjne.
W moim Evernote znajduje się wszystko to, co mogę przechować cyfrowo - zdjęcia, filmy, dokumenty Word, notatki, pomysły, linki, PDFy, nagrania głosowe, rysunki, dokumenty, faktury czy nawet mapy myśli, które rysuję na papierze podczas szkoleń.

Więcej o Evernote przeczytasz tu: 
Najważniejsze funkcje programu Evernote, które pomogą Ci zostać Mistrzynią Organizacji.
Obejrzyj też moje wideo o 3 błędach w przechowywaniu dokumentów i papierów.


Czytaj więcej
Komentarze

Jak zaplanować swoje działania by przetrwać Blue Monday

1/9/2018

Komentarze

 
Blue Monday to podobno najbardziej depresyjny dzień w roku. Wierzysz w to?
Obraz
Pojęcie to zostało wprowadzone do użycia w 2004 roku przez brytyjskiego psychologa, Cliffa Arnalla. Wokół tego zjawiska narosło wiele wątpliwości, które podważają zarówno wiarygodność profesora jak i jego pseudobadań. Rzeczywiście zakładanie jakoby depresja była stanem, który jest zależny od obiektywnych zewnętrznych czynników jest absurdalne. Depresja to poważna choroba, na którą wpływa dużo więcej osobistych czynników.

Czy uda się zrealizować styczniowe plany?
Co by nie było, styczeń jest dla mnie zwykle miesiącem słodko-gorzkim. Jako pasjonatka organizacji, lubię tworzyć plany działania, ale ważniejsze jest tu dla mnie słowo działanie niż plan;-) Po wielu latach planowania całego roku, miesięcy czy tygodni, wiem już, że dokładne planowanie nie jest moją mocną stroną i jeśli chcę to dobrze robić, muszę korzystać ze sprawdzonych rozwiązań.

(Pisałam już o planowaniu posiłków i o tym, czemu nie lubię plannerów:
Jak planować posiłki? i Dlaczego nie lubię plannerów?; obejrzyj też moje video o planowaniu tygodnia na video blogu: Jak planować w perspektywie tygodniowej?)


Styczeń jest słodko-gorzki, bo jest miesiącem kiedy zaczynam wdrażać moje plany i często towarzyszy mi strach czy dokonałam właściwych wyborów, czy tym razem mi się uda. Jednocześnie jestem podekscytowana nowym rokiem i nowymi możliwościami, które daje mi mój plan. 
Ten rok będzie tym, w którym planować będę już w oparciu o wiele moich osobistych odkryć ostatnich lat. Jak zwykle ubieram mój wpis z punkty, aby łatwiej byłoby Ci zapamiętać i skorzystać z proponowanych rozwiązań. 
Punkt 1: Rozwikłaj mętlik - wizja, misja, cele i zamierzenia - czym się różnią i czy potrzebujesz ich wszystkich? 
Jeśli interesowałaś się już planowaniem i produktywnością, spotkałaś się z radami w stylu stwórz swoją misję, wizję, spisz cele i marzenia. Wszystko brzmi dobrze tylko, gdy przychodzi co do czego, nie wiesz gdzie to zapisać, po co Ci to jest i jak często do tego wracać. Wiem też, że czasem przysparza trudność odróżnienie jednego od drugiego.
Mam na to swój sposób, który zaczerpnęłam z koncepcji perspektyw w GTD Davida Allena, i dbam o to, by działał w praktyce. David Allen wyróżnił 5 perspektyw, ja dodaję tu jeszcze tą najbardziej bieżącą, czyli najbliższe działania. Każdą z nich organizuję tak, bym przeglądała ją w regularnej częstotliwości. 
  1. Perspektywa działań - lista pojedynczych zadań do zrobienia - przeglądam raz dziennie (lub częściej jeśli zajdzie taka potrzeba)
  2. Perspektywa projektów - lista większych małych i dużych projektów, na które składają się zadania - przeglądam raz w tygodniu 
  3. Perspektywa obszarów odpowiedzialności - lista obszarów (u mnie mapa myśli), za które odpowiadam np.marketing mojej firmy czy zdrowie mojego dziecka - przeglądam raz w miesiącu
  4. Perspektywa celów i zamierzeń - lista celów na maksymalnie rok - przeglądam raz na kwartał
  5. Perspektywa wizji - opis wizji mojego życia na za 5 lat - przeglądam raz w roku
  6. Perspektywa przyczyny i zasad - moje najważniejsze zasady i hierarchia wartości - przeglądam raz w roku
Jak zaplanować kalendarz, by zrealizować te plany?

Czytaj więcej
Komentarze

    Milena

    Cześć, jestem Milena. Pomagam kobietom lepiej zorganizować swoje życie i biznes po to, by mogły odzyskać czas dla siebie i  prowadzić swój biznes w zgodzie ze swoimi marzeniami.

    Kategorie

    Wszystkie
    Archiwizacja
    Budowanie Firmy
    Cele
    Delegowanie
    Evernote
    GTD
    Kalendarz
    Komunikacja W Zespole
    Misja I Wizja
    Mistrzyni W Domu
    ORGANIZACJA
    Organizacja Domowa
    Planner
    Planowanie
    Planowanie Posiłków
    Porządek W Dokumentach
    Priorytety
    Produktywność
    Recenzja W Pigułce
    Struktura Firmy
    Talenty I Mocne Strony
    Worklife Balance
    Zwyczaje

    Archiwa

    Marzec 2018
    Luty 2018
    Styczeń 2018
    Grudzień 2017
    Listopad 2017
    Październik 2017
    Wrzesień 2017
    Sierpień 2017
    Lipiec 2017
    Czerwiec 2017
    Maj 2017

    Kanał RSS

  • Start
  • O mnie
  • Blog
  • WIDEO
  • Kontakt