Jesteś w pracy. Myślisz: 

"Uff, wreszcie skończyłam pracę nad tą przeklętą ofertą. Jestem z siebie dumna!"
 Jest 13:00, przed Tobą jeszcze 3-4 godziny pracy.
 " Może chwilkę odpocznę i potem zabiorę się za następną rzecz"
Otwierasz pocztę.
"O, jaki ciekawy artykuł! Przeczytam sobie!"
Otwierasz link do artykułu, który jest zamieszczony na Facebooku.
"O ile powiadomień! Skoro odpoczywam to kliknę i zobaczę co tam ciekawego, a potem wrócę do pracy"
Jest 16:30. 
"Jak to? 16:30? Już koniec dnia pracy? Przecież miałam jeszcze zrobić to i tamto i... o kurczę! Znów zmarnowałam pół dnia!"

Brzmi znajomo? Dla mnie bardzo. To stan, który kiedyś towarzyszył mi CODZIENNIE. Niby w pracy, a jednak zupełnie nie. Po połowie dnia pracy, byłam już na tyle zmęczona, że nie dawałam rady podjąć nowego trudnego zadania, a jednocześnie sprawy bieżące i nowe informacje pochłaniały mnie na tyle, że marnowałam pół dnia. Przyznam Ci się, że czułam się sfrustrowana tym, że tak okropnie marnuję swój dzień pracy. Osobiście czerpię satysfakcję z pracy tylko wtedy, gdy naprawdę udaje mi się coś osiągnąć i być produktywną (wiem o tym z testu Gallupa - talent Achiever mam na 3 miejscu - test uważam, ża bardzo pomocny o rozwojowy, dowiedz się o nim więcej tutaj: https://www.gallupstrengthscenter.com/home/en-us/strengthsfinder). ​

​Sytuacja, którą Ci przywołuję to okres mniej więcej od 2009 do 2011. Czas, kiedy budowałam własną firmę, kiedy pracowałam ponad siły (nie, nie wychodziłam o 16:30, potrafiłam siedzieć do nocy). Każda zmarnowana godzina oznaczała niewyrabianie się z resztą zadań, siedzenie przy komputerze do późna. Każdego dnia czułam, że nie zdążam wyrobić się z pracą w pracy, a i w domu nie pracowało mi się lepiej. To był czas kiedy mówiłam sobie: "kiedy ja w końcu znajdę czas dla siebie?" "jak to robią inne kobiety?" "czy to się w ogóle DA ogarnąć?"

​Koło 2011 roku zaczęłam pracować przede wszystkim nad tym, by lepiej zorganizować swój biznes i siebie. Szybko zrozumiałam, że to ja i moja efektywność jest kluczem do efektywności mojej firmy. Jeśli chcę by firma się rozwijała, a jednocześnie chcę zacząć NORMALNIE ŻYĆ, ze swoimi pasjami, odpoczynkiem; jeśli chcę poznać kogoś, z kim założę rodzinę (tak, w 2011 i jeszcze chwilę później praca liczyła się do tego stopnia, że w domu nikt na mnie nie czekał), to czas ogarnąć ten chaos i lepiej się zorganizować.

Zaczęłam od zgłębiania tematu produktywności, czytania, oglądania i testowania rozwiązań, które proponują inni. Próbowałam chyba wszystkich dostępnych narzędzi do zarządzania zadaniami, skomplikowanych systemów i oznaczeń (A,B,C, pilne, ważne, gwiazdki, zadania i podzadania  i podpodzadania...). Powoli zaczął się wyłaniać mój osobisty system organizacji. Nie będę teraz opisywać całego systemu, bo to temat na inny wpis, albo raczej webinar. Chcę Ci tylko powiedzieć, że wraz z wprowadzeniem swojego własnego systemu, który objął każdy aspekt mojego życia, który chciałam by objął, zaczęłam żyć normalnie.
​
Dziś prowadzę dwie firmy, mam męża i synka, pracuję 3-4 dni w tygodniu i mam czas na rozwijanie swoich pasji i czas dla siebie. Milena z 2009 nie uwierzyłaby, że to jak wygląda moje życie jest w ogóle możliwe. "Jak Ty to robisz?" pyta mnie wiele kobiet, które spotykam na swojej zawodowej drodze. Dziś chcę się z Tobą podzielić 5-oma wskazówkami, które stosuję w moim podejściu do organizacji, a które mają bezpośredni wpływ na znajdowanie czasu na rozwój i moje pasje. Gotowa? Zaczynamy!

​Jeśli jesteś kobietą przedsiębiorczą, aktywną zawodowo, a do tego masz swoje pasje i zainteresowania, z pewnością gromadzisz wiele różnego rodzaju informacji, które później przechowujesz. Być może korzystasz z segregatorów, w których tematycznie układasz swoje dokumenty np. segregator umowy czy PITy. Może katalogujesz pliki na swoim dysku zewnętrznym, bądź wirtualnym dysku google - w folderach, podfolderach i jeszcze mniejszych podfolderach. Być może korzystasz z aplikacji do zarządzania zakładkami - zapisujesz wszystko za pomocą aplikacji takich jak Pocket czy Evernote. W efekcie wszystkie Twoje dokumenty, papiery, pliki czy linki są w różnych miejscach. Jeśli tak jest, to czy czasem zdarza Ci się, że gdy czegoś potrzebujesz to nie wiesz gdzie tego szukać? Pewnie raz na jakiś czas robisz porządek w papierach i jesteś w stanie go utrzymać przez miesiąc-dwa, tylko po to, by potem znów desperacko przebijać się przez stosy dokumentów. Brzmi znajomo?

Od 8 lat prowadzę swoją firmę, lubię uczyć się, gromadzić potrzebne informacje, by je potem lepiej wykorzystywać. Testowałam wiele sposobów na organizację moich papierów i dokumentów, zarówno w wersji cyfrowej, jak i tradycyjnej, ale zawsze coś było nie tak. Do mojej ulubionej aplikacji Evernote podchodziłam chyba 4 razy i za każdym podejściem kończyło się na tym, że program nie spełniał moich oczekiwań. Dziś korzystam z Evernote i go uwielbiam; jest narzędziem bez którego nie wyobrażam sobie życia. Mam też świetne papierowe archiwum, z którego korzystam ja i moja rodzina, a ten sam system stosuje mój zespół.

Co takiego się zmieniło? Poznałam GTD (Getting Things Done) i zaczęłam adaptować ten system do swoich potrzeb. Stworzyłam swój sposób na przechowywanie, którego głównymi założeniami podzielę się z Tobą. Mam dla Ciebie 7 rad, które pozwolą Ci ogarnąć chaos i zrobić ostateczny porządek w papierach!

Rada 1: Zacznij myśleć systemowo

Największą rewolucją w budowaniu mojego sposobu na przechowywanie papierów i dokumentów było zrozumienie, że na wszystko co mam potrzebuję jednego spójnego systemu.

Kiedyś miałam część rzeczy tu, część tam, segregatory, koszulki, szuflady, pudełka, teczki, szafki, dyski, aplikacje itp. itd. Dzieliłam rzeczy na kategorie i tematy - na przykład umowy były w segregatorze, a dokumenty dotyczące telefonu w teczce czy szufladzie. To się po prostu nie sprawdzało. Jeśli chcesz mieć stabilny sposób przechowywania rzeczy, pomyśl o tym systemowo, czyli stwórz swoje archiwum podobne do tych, które znajdują się w bibliotekach czy archiwach państwowych. Ja działając w ten sposób stworzyłam dwa archiwa - jedno cyfrowe a drugie analogowe, które wystarczają mi na przechowanie wszystkiego co mieści się w formacie zbliżonym do A4. W moich segregatorach znajdziesz zarówno PITy jak i części zapasowe do różnych urządzeń czy faktury gwarancyjne.
W moim Evernote znajduje się wszystko to, co mogę przechować cyfrowo - zdjęcia, filmy, dokumenty Word, notatki, pomysły, linki, PDFy, nagrania głosowe, rysunki, dokumenty, faktury czy nawet mapy myśli, które rysuję na papierze podczas szkoleń.

Więcej o Evernote przeczytasz tu: Najważniejsze funkcje programu Evernote, które pomogą Ci zostać Mistrzynią Organizacji.
Obejrzyj też moje wideo o 3 błędach w przechowywaniu dokumentów i papierów.