![]() Jesteś w pracy. Myślisz: "Uff, wreszcie skończyłam pracę nad tą przeklętą ofertą. Jestem z siebie dumna!" Jest 13:00, przed Tobą jeszcze 3-4 godziny pracy. " Może chwilkę odpocznę i potem zabiorę się za następną rzecz" Otwierasz pocztę. "O, jaki ciekawy artykuł! Przeczytam sobie!" Otwierasz link do artykułu, który jest zamieszczony na Facebooku. "O ile powiadomień! Skoro odpoczywam to kliknę i zobaczę co tam ciekawego, a potem wrócę do pracy" Jest 16:30. "Jak to? 16:30? Już koniec dnia pracy? Przecież miałam jeszcze zrobić to i tamto i... o kurczę! Znów zmarnowałam pół dnia!" Brzmi znajomo? Dla mnie bardzo. To stan, który kiedyś towarzyszył mi CODZIENNIE. Niby w pracy, a jednak zupełnie nie. Po połowie dnia pracy, byłam już na tyle zmęczona, że nie dawałam rady podjąć nowego trudnego zadania, a jednocześnie sprawy bieżące i nowe informacje pochłaniały mnie na tyle, że marnowałam pół dnia. Przyznam Ci się, że czułam się sfrustrowana tym, że tak okropnie marnuję swój dzień pracy. Osobiście czerpię satysfakcję z pracy tylko wtedy, gdy naprawdę udaje mi się coś osiągnąć i być produktywną (wiem o tym z testu Gallupa - talent Achiever mam na 3 miejscu - test uważam, ża bardzo pomocny o rozwojowy, dowiedz się o nim więcej tutaj: https://www.gallupstrengthscenter.com/home/en-us/strengthsfinder). Sytuacja, którą Ci przywołuję to okres mniej więcej od 2009 do 2011. Czas, kiedy budowałam własną firmę, kiedy pracowałam ponad siły (nie, nie wychodziłam o 16:30, potrafiłam siedzieć do nocy). Każda zmarnowana godzina oznaczała niewyrabianie się z resztą zadań, siedzenie przy komputerze do późna. Każdego dnia czułam, że nie zdążam wyrobić się z pracą w pracy, a i w domu nie pracowało mi się lepiej. To był czas kiedy mówiłam sobie: "kiedy ja w końcu znajdę czas dla siebie?" "jak to robią inne kobiety?" "czy to się w ogóle DA ogarnąć?" Koło 2011 roku zaczęłam pracować przede wszystkim nad tym, by lepiej zorganizować swój biznes i siebie. Szybko zrozumiałam, że to ja i moja efektywność jest kluczem do efektywności mojej firmy. Jeśli chcę by firma się rozwijała, a jednocześnie chcę zacząć NORMALNIE ŻYĆ, ze swoimi pasjami, odpoczynkiem; jeśli chcę poznać kogoś, z kim założę rodzinę (tak, w 2011 i jeszcze chwilę później praca liczyła się do tego stopnia, że w domu nikt na mnie nie czekał), to czas ogarnąć ten chaos i lepiej się zorganizować.
Zaczęłam od zgłębiania tematu produktywności, czytania, oglądania i testowania rozwiązań, które proponują inni. Próbowałam chyba wszystkich dostępnych narzędzi do zarządzania zadaniami, skomplikowanych systemów i oznaczeń (A,B,C, pilne, ważne, gwiazdki, zadania i podzadania i podpodzadania...). Powoli zaczął się wyłaniać mój osobisty system organizacji. Nie będę teraz opisywać całego systemu, bo to temat na inny wpis, albo raczej webinar. Chcę Ci tylko powiedzieć, że wraz z wprowadzeniem swojego własnego systemu, który objął każdy aspekt mojego życia, który chciałam by objął, zaczęłam żyć normalnie. Dziś prowadzę dwie firmy, mam męża i synka, pracuję 3-4 dni w tygodniu i mam czas na rozwijanie swoich pasji i czas dla siebie. Milena z 2009 nie uwierzyłaby, że to jak wygląda moje życie jest w ogóle możliwe. "Jak Ty to robisz?" pyta mnie wiele kobiet, które spotykam na swojej zawodowej drodze. Dziś chcę się z Tobą podzielić 5-oma wskazówkami, które stosuję w moim podejściu do organizacji, a które mają bezpośredni wpływ na znajdowanie czasu na rozwój i moje pasje. Gotowa? Zaczynamy!
Komentarze
![]() Jeśli jesteś kobietą przedsiębiorczą, aktywną zawodowo, a do tego masz swoje pasje i zainteresowania, z pewnością gromadzisz wiele różnego rodzaju informacji, które później przechowujesz. Być może korzystasz z segregatorów, w których tematycznie układasz swoje dokumenty np. segregator umowy czy PITy. Może katalogujesz pliki na swoim dysku zewnętrznym, bądź wirtualnym dysku google - w folderach, podfolderach i jeszcze mniejszych podfolderach. Być może korzystasz z aplikacji do zarządzania zakładkami - zapisujesz wszystko za pomocą aplikacji takich jak Pocket czy Evernote. W efekcie wszystkie Twoje dokumenty, papiery, pliki czy linki są w różnych miejscach. Jeśli tak jest, to czy czasem zdarza Ci się, że gdy czegoś potrzebujesz to nie wiesz gdzie tego szukać? Pewnie raz na jakiś czas robisz porządek w papierach i jesteś w stanie go utrzymać przez miesiąc-dwa, tylko po to, by potem znów desperacko przebijać się przez stosy dokumentów. Brzmi znajomo? Od 8 lat prowadzę swoją firmę, lubię uczyć się, gromadzić potrzebne informacje, by je potem lepiej wykorzystywać. Testowałam wiele sposobów na organizację moich papierów i dokumentów, zarówno w wersji cyfrowej, jak i tradycyjnej, ale zawsze coś było nie tak. Do mojej ulubionej aplikacji Evernote podchodziłam chyba 4 razy i za każdym podejściem kończyło się na tym, że program nie spełniał moich oczekiwań. Dziś korzystam z Evernote i go uwielbiam; jest narzędziem bez którego nie wyobrażam sobie życia. Mam też świetne papierowe archiwum, z którego korzystam ja i moja rodzina, a ten sam system stosuje mój zespół. Co takiego się zmieniło? Poznałam GTD (Getting Things Done) i zaczęłam adaptować ten system do swoich potrzeb. Stworzyłam swój sposób na przechowywanie, którego głównymi założeniami podzielę się z Tobą. Mam dla Ciebie 7 rad, które pozwolą Ci ogarnąć chaos i zrobić ostateczny porządek w papierach! ![]() Rada 1: Zacznij myśleć systemowo Największą rewolucją w budowaniu mojego sposobu na przechowywanie papierów i dokumentów było zrozumienie, że na wszystko co mam potrzebuję jednego spójnego systemu. Kiedyś miałam część rzeczy tu, część tam, segregatory, koszulki, szuflady, pudełka, teczki, szafki, dyski, aplikacje itp. itd. Dzieliłam rzeczy na kategorie i tematy - na przykład umowy były w segregatorze, a dokumenty dotyczące telefonu w teczce czy szufladzie. To się po prostu nie sprawdzało. Jeśli chcesz mieć stabilny sposób przechowywania rzeczy, pomyśl o tym systemowo, czyli stwórz swoje archiwum podobne do tych, które znajdują się w bibliotekach czy archiwach państwowych. Ja działając w ten sposób stworzyłam dwa archiwa - jedno cyfrowe a drugie analogowe, które wystarczają mi na przechowanie wszystkiego co mieści się w formacie zbliżonym do A4. W moich segregatorach znajdziesz zarówno PITy jak i części zapasowe do różnych urządzeń czy faktury gwarancyjne. W moim Evernote znajduje się wszystko to, co mogę przechować cyfrowo - zdjęcia, filmy, dokumenty Word, notatki, pomysły, linki, PDFy, nagrania głosowe, rysunki, dokumenty, faktury czy nawet mapy myśli, które rysuję na papierze podczas szkoleń. Więcej o Evernote przeczytasz tu: Najważniejsze funkcje programu Evernote, które pomogą Ci zostać Mistrzynią Organizacji. Obejrzyj też moje wideo o 3 błędach w przechowywaniu dokumentów i papierów. ![]() Muszę Ci się przyznać do tego, że ogarnia mnie nadzwyczajne zdziwienie za każdym razem, gdy widzę statystyki pobrań niektórych plannerów do druku, na różnych blogach, które śledzę. Nie wiem, czy kiedyś nie stworzę sama "plannera idealnego" (nie zarzekam się, ale szczerze wątpię), ale na ten moment jest dla mnie szokujące, że setki osób pobierają tak proste kalendarze. Zwykle mają one tabelkę z dniami, do tego miejsce na wpisanie celów dziennych, tygodniowych czy miesięcznych. Dodatkowo w plannerach często jest miejsce na listę zadań. Ale nawet te plannery, które mają tylko kalendarz cieszą się powodzeniem. Naprawdę nie rozumiem dlaczego. Tak jakby wydrukowanie kalendarza, było gwarantem dobrej organizacji. Ciekawa jestem ile spraw ma do zorganizowania osoba, której w stu procentach wystarcza taki jednostronicowy planner. Mam tu dwie hipotezy: albo spraw jest tak mało, że organizacja pracy nie jest wtedy żadnym wyzwaniem i planner jest miłym dodatkiem dla przyjemności; albo osobie korzystającej z plannera umyka bardzo wiele spraw, z których większość trafia jednak gdzie indziej niż do plannera/kalendarza. I tu się zaczyna problem. Lata moich doświadczeń związanych z budowaniem osobistego systemu organizacji, a także wiele doświadczeń pomocy innym, rodzą jeden ważny wniosek. Jeśli jesteś kobietą przedsiębiorczą, masz wiele projektów i zadań. Twoje obszary odpowiedzialności to nie tylko wąski zakres powtarzalnych zawodowych czynności, ale zarządzanie zespołem, zbieranie inspiracji, tworzenie produktów, zdobywanie klientów czy pogodzenie życia zawodowego z życiem prywatnym. Jeśli masz to wszystko zorganizować, potrzebujesz uniwersalnego i pojemnego systemu organizacji spraw, materiałów, dokumentów i zadań, do którego będziesz miała dostęp z każdego urządzenia, w każdym miejscu. Często też dostęp będzie potrzebny Twojemu zespołowi. Wyobrażasz sobie spotkanie z klientem, na którym wyciągasz wydrukowany z jakiegoś bloga planner? Od lat nie stosuję plannerów. Co nie znaczy, że nie planuję. Do zbierania wszystkiego, czyli pomysłów, planów, zadań, artykułów, linków czy zdjęć używam programu Evernote. W nim mam dostęp do list przeglądu codziennego, tygodniowego, celów kwartalnych czy rocznych, najważniejszych list zadań czy artykułów pomocnych w ich realizacji. Evernote w funkcji plannera jest dostępny w każdym miejscu i pozwala mi żyć mobilnie, bez obawy, że zapomnę jakiegoś wydruku. Nawet jeśli planuję coś wstępnie na kartce (na przykład rozrysowuję duży projekt), wrzucam zdjęcie efektów mojej pracy do Evernote. To rozwiązanie cyfrowe jest elastyczne i nie jestem zobligowana do korzystania z wydzielonego miejsca na plannerze.
Nie używam też kalendarza papierowego. Jako kobieta biznesu, szefowa, matka, żona i przyjaciółka, używam kalendarza cyfrowego i oczekuję tego od moich bliskich współpracowników. Jeśli umawiam się na spotkanie, mąż od razu będzie o tym wiedział i nie musi pamiętać, by w tym czasie zawieźć nasze dziecko do lekarza - ma to w kalendarzu. Jeśli ktokolwiek z mojego zespołu chce się ze mną umówić, może sprawdzić mój służbowy kalendarz i się zwyczajnie dopisać. Aktualnie w kalendarzu Google mam widok kalendarza swojego (osobistego - widocznego dla męża i służbowego - widocznego dla męża i zespołu), mojego męża, mojej firmy (ogólne wydarzenia firmowe), członków mojego zespołu, mojego kalendarza sprzedaży, kalendarza sprzedaży mojej szkoły i kilka innych. Dzięki temu zawsze wiem co się gdzie dzieje, i kiedy jestem potrzebna. Nie wyobrażam sobie zarządzania zadaniami w formie papierowej. Szkoda byłoby mi możliwości jakie daje mi w tej kwestii Evernote (czy jakiekolwiek inny program do zarządzania zadaniami). Dzięki niemu nic mi nie umknie, mogę wykorzystać cenny czas czekania w kolejce i nie zastanawiam się na przykład gdzie mam zapisać zakładkę czy ciekawy artykuł. Korzystam też z Trello i to jest narzędzie, które stosuję we współpracy z innymi. Cały mój zespół ceni sobie przejrzystość, szybkość działania i brak konieczności ciągłego obgadywania spraw czy przypominania sobie o tym co jest do zrobienia. Proste narzędzia i jasne oczekiwania to klucz do sukcesu we współpracy z zespołem. O tym jak mieć porządek w dokumentach w wersji cyfrowej i papierowej pisałam TU. Jeśli zatem zastanawiasz się jaki kalendarz wybrać w tym roku albo który planner jest idealny do wydrukowania, rozważ przejście na organizację cyfrową. Wątpisz czy to Ci się sprawdzi? Spróbuj! Też kiedyś sobie nie wyobrażałam życia bez kalendarza papierowego. Teraz nie wiem jak prowadziłam firmę bez kalendarza Google. Żaden planner, czy kalendarz nie rozwiąże Twoich problemów z organizacją. Właściwy system jednak może to zrobić. W grupie wsparcia Mistrzyni Organizacji uczę kobiety jak zbudować taki system organizacji, który będzie się sprawdzał zarówno w życiu jak i biznesie. Dołącz do nas już dziś! |
MilenaCześć, jestem Milena. Pomagam kobietom lepiej zorganizować swoje życie i biznes po to, by mogły odzyskać czas dla siebie i prowadzić swój biznes w zgodzie ze swoimi marzeniami. Kategorie
Wszystkie
Archiwa
Marzec 2018
|