 Jeśli masz swoją firmę i zatrudniasz kilka czy kilkanaście osób, mierzysz się z trudnym tematem współpracy z ludźmi. Marzeniem chyba każdego właściciela firmy jest zbudowanie zaangażowanego zespołu, który nie utrudnia pracy, a wspiera właściciela; zespołu, na który właściciel może liczy; zespołu, który pozwala właścicielowi zająć się strategią, marketingiem i rozwojem firmy, a nie bieżącymi zadaniami operacyjnymi. Prowadzę swoją szkołę językową od 2009 roku i przeszłam wiele w tym temacie. Od zarządzania "po koleżeńsku", przez zarządzanie twardą ręką pełną zasad, nagród i kar, po różne fazy budowania już właściwego z zespołu, o którym mogę powiedzieć dzisiaj, że jest absolutnie wymarzony. Prawie 9 lat moich doświadczeń, a także 2 kierunki studiów podyplomowych i mnóstwo szkoleń, przekuwam dziś w ten jeden wpis na blogu. Potraktuj go jako drogowskaz jeśli potrzebujesz wsparcia w budowaniu swojego zespołu. Zasada 1: Zorganizuj strukturę firmy Znam wiele, nawet dużych firm, w którym pracownicy zapytani o to czy wiedzą co do kogo należy w firmie, odpowiadają wymijająco, że zależy albo że wszyscy są zespołem i mają wspólne obowiązki. Jeszcze częściej na to pytanie nie potrafią odpowiedzieć właściciele firm, zarówno na temat swojego zespołu, jak i, co gorsza, samych siebie. W efekcie właściciel zajmuje się wszystkim i niczym, są do niego kierowane wszystkie sprawy, a on denerwuje się na pracowników, że są tacy niesamodzielni. Jeśli właścicieli jest dwóch, na przykład w firmie rodzinnej, pracownicy są zdezorientowani, a naturalnie przekłada się to na ich komfort pracy.
Jeśli chcesz zacząć budować zaangażowany zespół, zacznij od dobrej organizacji i porządku w strukturze firmy. Krok 1 Określ dokładnie kto pracuje w Twojej firmie i jaką ma pozycję wobec pozostałych członków zespołu Krok 2 Przygotuj opisy stanowisk z zakresami obowiązków dla każdego pracownika Krok 3 Nie zapomnij o dokładnym określeniu zakresu obowiązków właściciela Krok 4 Zadbaj o to, by każdy w firmie wiedział o tym co wypracujesz, a najlepiej wypracujcie te dokumenty wspólnie
Komentarze
 Jeśli jesteś kobietą przedsiębiorczą, aktywną zawodowo, a do tego masz swoje pasje i zainteresowania, z pewnością gromadzisz wiele różnego rodzaju informacji, które później przechowujesz. Być może korzystasz z segregatorów, w których tematycznie układasz swoje dokumenty np. segregator umowy czy PITy. Może katalogujesz pliki na swoim dysku zewnętrznym, bądź wirtualnym dysku google - w folderach, podfolderach i jeszcze mniejszych podfolderach. Być może korzystasz z aplikacji do zarządzania zakładkami - zapisujesz wszystko za pomocą aplikacji takich jak Pocket czy Evernote. W efekcie wszystkie Twoje dokumenty, papiery, pliki czy linki są w różnych miejscach. Jeśli tak jest, to czy czasem zdarza Ci się, że gdy czegoś potrzebujesz to nie wiesz gdzie tego szukać? Pewnie raz na jakiś czas robisz porządek w papierach i jesteś w stanie go utrzymać przez miesiąc-dwa, tylko po to, by potem znów desperacko przebijać się przez stosy dokumentów. Brzmi znajomo? Od 8 lat prowadzę swoją firmę, lubię uczyć się, gromadzić potrzebne informacje, by je potem lepiej wykorzystywać. Testowałam wiele sposobów na organizację moich papierów i dokumentów, zarówno w wersji cyfrowej, jak i tradycyjnej, ale zawsze coś było nie tak. Do mojej ulubionej aplikacji Evernote podchodziłam chyba 4 razy i za każdym podejściem kończyło się na tym, że program nie spełniał moich oczekiwań. Dziś korzystam z Evernote i go uwielbiam; jest narzędziem bez którego nie wyobrażam sobie życia. Mam też świetne papierowe archiwum, z którego korzystam ja i moja rodzina, a ten sam system stosuje mój zespół. Co takiego się zmieniło? Poznałam GTD (Getting Things Done) i zaczęłam adaptować ten system do swoich potrzeb. Stworzyłam swój sposób na przechowywanie, którego głównymi założeniami podzielę się z Tobą. Mam dla Ciebie 7 rad, które pozwolą Ci ogarnąć chaos i zrobić ostateczny porządek w papierach!  Rada 1: Zacznij myśleć systemowo
Największą rewolucją w budowaniu mojego sposobu na przechowywanie papierów i dokumentów było zrozumienie, że na wszystko co mam potrzebuję jednego spójnego systemu. Kiedyś miałam część rzeczy tu, część tam, segregatory, koszulki, szuflady, pudełka, teczki, szafki, dyski, aplikacje itp. itd. Dzieliłam rzeczy na kategorie i tematy - na przykład umowy były w segregatorze, a dokumenty dotyczące telefonu w teczce czy szufladzie. To się po prostu nie sprawdzało. Jeśli chcesz mieć stabilny sposób przechowywania rzeczy, pomyśl o tym systemowo, czyli stwórz swoje archiwum podobne do tych, które znajdują się w bibliotekach czy archiwach państwowych. Ja działając w ten sposób stworzyłam dwa archiwa - jedno cyfrowe a drugie analogowe, które wystarczają mi na przechowanie wszystkiego co mieści się w formacie zbliżonym do A4. W moich segregatorach znajdziesz zarówno PITy jak i części zapasowe do różnych urządzeń czy faktury gwarancyjne. W moim Evernote znajduje się wszystko to, co mogę przechować cyfrowo - zdjęcia, filmy, dokumenty Word, notatki, pomysły, linki, PDFy, nagrania głosowe, rysunki, dokumenty, faktury czy nawet mapy myśli, które rysuję na papierze podczas szkoleń. Więcej o Evernote przeczytasz tu: Najważniejsze funkcje programu Evernote, które pomogą Ci zostać Mistrzynią Organizacji. Obejrzyj też moje wideo o 3 błędach w przechowywaniu dokumentów i papierów.  Pogodzić życie zawodowe z prywatnym, a może je oddzielić? Gubisz się już w poradach, a i tak siedzisz przed komputerem do późnej nocy i masz ochotę powiedzieć? Prowadzę 2 firmy i jestem mamą dwulatka, w pracy jestem 3 dni w tygodniu. Dowiedz się jaka jest moja recepta na work-life balance. Czas czytania: 5 minut W tym wpisie dowiesz się: - jak wyznaczać priorytety - jak wiedzieć z czego możesz zrezygnować i oszczędzić czas - co jeśli kochasz swoją pracę:-) Pytanie jak pogodzić pracę z życiem osobistym jest najczęstszym, które dostaję w mojej pracy Mistrzyni Organizacji. Spotkałam się z różnym podejściem na ten temat; najczęściej jednak zero jedynkowym, czyli albo separować pracę od życia osobistego, albo łączyć je całkowicie unikając niepotrzebnego i nierealnego podziału. Nie podobają mi się oba te skrajne podejścia, choć w moim życiu byłam już wyznawczynią obydwu. Pamiętam, gdy na początku walczyłam o to by oddzielić życie zawodowe od pracy i zalewały mnie fale frustracji. Próbowałam różnych rad, które znajdowałam w poradnikach typu nie włączaj komputera w domu, wyłącz wszystkie powiadomienia, nie odbieraj telefonów, przed wyjściem z pracy podsumuj dzień. Każda z nich ma w sobie dużo sensu, ale na tamtym etapie zupełnie nie mogłam odnaleźć w nich rozwiązania mojego problemu. Potem przeczytałam gdzieś, że takie bezskuteczne próby sztucznego rozdziału nie mają sensu i najlepiej po prostu pogodzić się z tym, że tam gdzie ja, tam praca. Słyszałam zresztą od wielu bardziej doświadczonych ode mnie przedsiębiorców, którzy przez lata prowadzili swoje firmy, że tak musi być. Pogódź się z tym. Własna firma to Twoje życie. Przez jakiś czas czułam się z tym nawet dobrze, ale przepracowanie dało o sobie znać. Dodatkowo czułam, że nie poświęcam wystarczająco czasu sobie i swoim zainteresowaniom, a teraz już wiem, że jedną z najważniejszych rzeczy, która daje mi satysfakcję jest uczenie się siebie i świata. Wiedziałam, że chcę poszukać swojej strategii i małymi krokami zaczęłam testować różne sposoby osiągnięcia mojej zawodowo-prywatnej równowagi. Kiedy zostałam mamą, stało się to dla mnie niezwykle ważne, bo dopiero wtedy zrozumiałam czym jest wewnętrzny konflikt związany z koniecznością wyboru pomiędzy pracą, a dzieckiem. Dziś chcę się z Tobą podzielić 5 wnioskami-poradami w temacie work-life balance w życiu przedsiębiorczej kobiety. Dowiedz się również jak zbudować zaangażowany zespół, który będzie Ciebie wspierał Wniosek 1: Priorytet czy priorytety? "Chcę się nauczyć zarządzania priorytetami", "Jak określić swoje priorytety?", "Muszę ustawić te rzeczy według priorytetów"... Też tak mówisz? George McKeown w książce "Esencjalista", która ostatnio jest bardzo popularna w środowiskach zajmujących się produktywnością dzieli się ważnym spostrzeżeniem. "Słowo priorytet pojawiło się w języku angielskim w XV wieku. Oznaczało pierwszą lub najważniejszą rzecz. Przez pięć stuleci funkcjonowało wyłącznie w liczbie pojedynczej. Dopiero w XX wieku wymyśliliśmy liczbę mnogą i zaczęliśmy mówić o priorytetach. Wbrew logice uznaliśmy, że zmieniając słowo, możemy nagiąć rzeczywistość. W jakiś sposób mieliśmy zyskać możliwość posiadania wielu pierwszych rzeczy. Ludzie i firmy nadal nagminnie próbują to robić. Pewien przywódca opowiadał mi o swoich doświadczeniach z korporacji, w której mówiło się o pięciu priorytetach, określając je mianem „Pri-1, Pri-2, Pri-3, Pri-4 oraz Pri-5”. Można było odnieść wrażenie, że wiele rzeczy jest ważnych, ale w rzeczywistości żadna z nich nie była." Jak ta myśl przekłada się na work-life balance? Pierwszy krok do równowagi to wybór Twojego priorytetu. Zastanów się nad tym i zdecyduj co jest dla Ciebie absolutnie najważniejsze. Kiedy to wiesz dużo łatwiej jest Ci każdorazowo decydować czym się zająć. Nie możesz oderwać się od komputera bo "musisz skończyć ten ważny projekt"? Pomyśl o tym co ważne i zdecyduj. To ile czasu spędzasz na pracy jest Twoim wyborem, i w większości sytuacji, masz na to wpływ. Określ swój priorytet, a następnie zastanów się jak twoje codzienne wybory przekładają się na ten właśnie priorytet. Chcesz spędzać więcej czasu z rodziną, ale siedzisz całymi dniami w pracy? Zdecyduj co z tym zrobisz. Nawet jeśli zmiana nie nastąpi od razu, decyzja to będzie pierwszy krok. Zaczniesz działać w kierunku tego co dla Ciebie ważne. Wniosek 2: Dom - praca - dziecko: wybierz dwaTo jest lekcja, którą dostałam od mojej najbliższej przyjaciółki. Kiedy niedługo po urodzeniu mojego synka przyjechałam do niej przytłoczona nową rolą, ilością obowiązków, brakiem czasu na moje potrzeby, zaczęłam mówić jej o tym jak się czuję, gdy robię jedną rzecz, a drugiej nie robię. Ja: "Ale ja chcę mieć ugotowane, posprzątane, poprasowane! Chcę też pracować i się rozwijać! i chcę przede wszystkim być najlepszą mamą dla mojego synka!" A: Fajnie, że chcesz. Ale to nie jest możliwe. Wybierz dwa. Albo albo. To był dzień, kiedy zrozumiałam, że delegowanie, którego tak dobrze nauczyłam się w pracy to kluczowa umiejętność współczesnej przedsiębiorczej kobiety. Delegować, czyli w rzeczywistości, przekazywać odpowiedzialność innym za pewne obszary Twojego życia, możesz zarówno w pracy jak w i domu. Chcesz osiągnąć równowagę? Deleguj. Dzieciom, mężowi, zewnętrznym firmom, współpracownikom, specjalistom. Wniosek 3: Tego nie muszę robić Sekret do równowagi to ważna decyzja, co mam robić, ale też przede wszystkim czego mam nie robić. Kiedy próbujesz za wszelką cenę znaleźć czas na wszystko, pogodzić sprzątanie z zarządzaniem projektami, gotowanie z rozkręcaniem swojej nowej firmy, zarządzanie swoim zespołem z codzienną obsługą klienta, próbujesz robić rzeczy nierealne. Jestem pewna, że w zakresie Twoich obecnych obowiązków jest wiele rzeczy, z których mogłabyś zrezygnować i wiele takich, które mogłabyś oddelegować. Spisz sobie wszystkie zadania, które zaplanowałaś na ten tydzień i punkt po punkcie, zadaj sobie przy każdym z nich pytania: Czy muszę to robić? Co się stanie jeśli tego nie zrobię? Czy to zadanie realizuje moje najważniejsze życiowe cele? Czy to zadanie jest w zakresie moich obowiązków? Czy jeśli to ma być zrobione to jest ktoś inny kto mógłby mi w tym pomóc? Zrób ten pierwszy krok od razu, a jeśli potrzebujesz wsparcia w stworzeniu swojego zakresu obowiązków, dołącz do grupy Mistrzyni Organizacji i tam zadaj swoje pytanie. Wniosek 4: Nie ma work-life balance. Jest balance.David Allen, autor najpopularniejszej metody zarządzania sobą w czasie Getting Thnigs Done i bestsellera o tym samym tytule, twierdzi, że nie ma czegoś takiego jak work-life balance. Jest tylko balance. Kiedy podejmujesz właściwe decyzje co do tego, czym się aktualnie zajmujesz, nie zastanawiasz się nawet nad tym czy osiągasz work-life balance. To pytanie pojawia się tylko wtedy, gdy coś nie działa, gdy nie masz systemu decydowania o tym co ważne; gdy nie odpowiadasz sobie na ważne pytanie o Twój priorytet. Zgadzam się z Davidem Allenem. Nasze życie to nie są dwa zbiory - work i life. Nasze życie to zdrowie, czas dla siebie, realizacja swoich pasji zawodowych, rodzina, dzieci, hobby, dobrobyt, miłość, wygoda, wartości, podróże, sport, kultura - ten zbiór jest w zasadzie nieskończony i dla mnie prawie każdy z tych obszarów może dotyczyć mojego życia prywatnego jak i zawodowego. Jak oddzielić grubą kreską work i life jeśli prowadzisz rodzinną firmę, w której zajmujesz się realizacją swoich pasji? Wniosek 5: Praca to mogę być ja"Zdecyduj co chcesz robić" jest moim ważnym prawem. Cenię sobie niezależność w decydowaniu o samej sobie i nie zamieniłabym jej ani na luksus, ani na wygodę. To jest moja kluczowa życiowa wartość, wiem, że w każdej dziedzinie życia chcę ją zachować. Nawet w roli matki, potrzebowałam zbudować sobie swoją własną przestrzeń, by czuć, że zachowuję życiową równowagę. Wolność decydowania o sobie to dla mnie zatem także wolność decydowania, że chcę poświęcić swój czas na pracę, że chcę móc przeznaczyć wieczór czy weekend na rozwój własnego biznesu. Jestem wolna, by powiedzieć także, że przez to co robię w pracy wyrażam siebie. Jeśli to jest aktualnie moim priorytetem, wybieram wtedy skupienie na pracy, odłożenie wakacji na trochę później. Wybieram satysfakcję, którą przynosi mi praca. Bez poczucia winy. Bez wyrzutów sumienia. Bez wyobrażeń ile powinnam odpoczywać. Każdy z nas czerpie satysfakcję z czego innego, zresztą możesz się o tym przekonać poznając siebie głębiej przy pomocy różnych testów. Szczególnie ważne okazały się dla mnie rezultaty testu Gallupa, który pozwala Ci określić Twoje mocne strony i w opisie pokazuje dokładnie jaki sposób działania przynosi Ci satysfakcję. Ja czerpię satysfakcję z wdrażania moich pomysłów w życie, czuję się dobrze, gdy jestem produktywna, lubię być zajęta. Chcę by to było moje prawo. (Jeśli chcesz dowiedzieć się jak poznać swoje mocne strony to wejdź TUTAJ.) Drobne techniki organizacyjne, które wprowadzam by wspomóc swoją produktywność i utrzymać życiową równowagę, to tylko wisienka na torcie właściwego systemu organizacji, który zawiera umiejętność delegowania, asertywność, podejmowanie decyzji czy określenie życiowego priorytetu. Jeśli szukasz odpowiedz na to jak zachować równowagę pomiędzy pracą i życiem, zacznij od początku, nie szukaj rozwiązań tylko przyczyny. Dołącz do grupy Mistrzyni Organizacji Życia i Biznesu, by mieć dostęp do wiedzy z zakresu dobrej organizacji i zacząć w końcu godzić życie prywatne z osobistym.
Blue Monday to podobno najbardziej depresyjny dzień w roku. Wierzysz w to?  Pojęcie to zostało wprowadzone do użycia w 2004 roku przez brytyjskiego psychologa, Cliffa Arnalla. Wokół tego zjawiska narosło wiele wątpliwości, które podważają zarówno wiarygodność profesora jak i jego pseudobadań. Rzeczywiście zakładanie jakoby depresja była stanem, który jest zależny od obiektywnych zewnętrznych czynników jest absurdalne. Depresja to poważna choroba, na którą wpływa dużo więcej osobistych czynników. Czy uda się zrealizować styczniowe plany? Co by nie było, styczeń jest dla mnie zwykle miesiącem słodko-gorzkim. Jako pasjonatka organizacji, lubię tworzyć plany działania, ale ważniejsze jest tu dla mnie słowo działanie niż plan;-) Po wielu latach planowania całego roku, miesięcy czy tygodni, wiem już, że dokładne planowanie nie jest moją mocną stroną i jeśli chcę to dobrze robić, muszę korzystać ze sprawdzonych rozwiązań. (Pisałam już o planowaniu posiłków i o tym, czemu nie lubię plannerów: Jak planować posiłki? i Dlaczego nie lubię plannerów?; obejrzyj też moje video o planowaniu tygodnia na video blogu: Jak planować w perspektywie tygodniowej?) Styczeń jest słodko-gorzki, bo jest miesiącem kiedy zaczynam wdrażać moje plany i często towarzyszy mi strach czy dokonałam właściwych wyborów, czy tym razem mi się uda. Jednocześnie jestem podekscytowana nowym rokiem i nowymi możliwościami, które daje mi mój plan. Ten rok będzie tym, w którym planować będę już w oparciu o wiele moich osobistych odkryć ostatnich lat. Jak zwykle ubieram mój wpis z punkty, aby łatwiej byłoby Ci zapamiętać i skorzystać z proponowanych rozwiązań. Punkt 1: Rozwikłaj mętlik - wizja, misja, cele i zamierzenia - czym się różnią i czy potrzebujesz ich wszystkich? Jeśli interesowałaś się już planowaniem i produktywnością, spotkałaś się z radami w stylu stwórz swoją misję, wizję, spisz cele i marzenia. Wszystko brzmi dobrze tylko, gdy przychodzi co do czego, nie wiesz gdzie to zapisać, po co Ci to jest i jak często do tego wracać. Wiem też, że czasem przysparza trudność odróżnienie jednego od drugiego. Mam na to swój sposób, który zaczerpnęłam z koncepcji perspektyw w GTD Davida Allena, i dbam o to, by działał w praktyce. David Allen wyróżnił 5 perspektyw, ja dodaję tu jeszcze tą najbardziej bieżącą, czyli najbliższe działania. Każdą z nich organizuję tak, bym przeglądała ją w regularnej częstotliwości.
Jak zaplanować kalendarz, by zrealizować te plany?
 Styczeń to miesiąc, w którym co roku obserwuję szaleństwo organizacyjne. W każdym zakątku Internetu możesz pobrać lub kupić planner, który ma być tym jedynym i ostatecznym środkiem do najlepszego planowania Twoich noworocznych celów czy wpisywania postanowień noworocznych.
U mnie nie ma plannerów. Dobra organizacja to coś zupełnie innego niż planner. Jako kobieta biznesu, nie mam czasu bawić się w papierowe plannery i spędzać godzin na kolorowaniu, kropkowaniu czy rysowaniu. W nowym roku zadbaj o prawdziwą organizację, która wykracza poza bardziej lub mniej funkcjonalny planner. Pierwszym krokiem do lepszej organizacji Twojego życia i biznesu jest zmiana nawyków i zmiana myślenia o tym jak ma wyglądać Twoje życie. Przed Tobą 13 najważniejszych nawyków Mistrzyni Organizacji. Czytając zastanów się które z nich dotyczą już Ciebie, a pozostałe zacznij wprowadzać od zaraz i ciesz się większym spokojem na co dzień. Co zatem robi prawdziwa Mistrzyni Organizacji Życia i Biznesu? |
MilenaCześć, jestem Milena. Pomagam kobietom lepiej zorganizować swoje życie i biznes po to, by mogły odzyskać czas dla siebie i prowadzić swój biznes w zgodzie ze swoimi marzeniami. Kategorie
Wszystkie
Archiwa
Marzec 2018
|
Kanał RSS