Funkcja 1: Notatniki i znaczniki
Przez pierwsze lata korzystania z Evernote nie doceniałam znaczników. Wszystko dlatego, że nie stosowałam jeszcze mojej dzisiejszej zasady "minimum notatników, maksimum znaczników". W moim Evernote przechowuję większość notatek w notatniku Wszystkie, a w nim mam poszczególne notatki oznaczone znacznikami (często wieloma). Jeśli poszukuję ciekawych materiałów, które zanotowałam w Evernote na temat przywództwa, klikam ten znacznik i widzę wszystko w temacie. Podobnie jeśli chcę mieć dostęp do listy restauracji do odwiedzenia, książek do przeczytania czy ciekawych miejsc w Berlinie, klikam na odpowiednie znaczniki. Znaczniki to nowa jakość wobec tradycyjnego zapisywania plików kategoriami w folderach i podfolderach (i podpodfolderach:-))

Funkcja 2: Widget na komórkę
Widget jest niezwykle użyteczny kiedy chcesz mieć pewność, że wszystkie sprawy, które przychodzą Ci do głowy, wszystkie zadania, pomysły, zobowiązania, zapiszesz w Evernote w sposób błyskawiczny. Częstym problemem przy korzystaniu z aplikacji do zarządzania zadaniami jest niezapisywanie tam wszystkiego, bo samo otwarcie aplikacji trwa długo i "nie chce" się nam otwierać narzędzia. Evernotowy widget rozwiązuje ten problem - jednym kliknięciem z poziomu ekranu głównego Twojego telefonu dodasz notatkę tekstową, głosową lub zdjęcie. To zdecydowana zaleta tego programu!

1. Czym się zajmujesz i jak wygląda Twój typowy dzień pracy?

Zajmuję się pomaganiem w dostrzeganiu piękna języka angielskiego i w poznawaniu go z lekką przyjemnością. Jestem trenerem języka angielskiego. Prowadzę sesje językowe online z ludźmi z całego świata. Do tego organizuję warsztaty językowe dla kobiet, szkolenia i webinary tematyczne, moje artykuł można znaleźć w Sieci jak i w magazynach drukowanych.
Mój typowy dzień pracy … jest nietypowy. Ponieważ nie pracuję od 8:00- 16:00. Zaczynam rano w przedziale 8:00-9:00. Potem koło południa mam przerwę a następnie  blok popułudniowo-wieczorny. Zaczynam pracę od dobrego śniadania i przygotowania kawy. To mój przepis na dobry początek dnia. 

2. W jaki sposób doszłaś do tego momentu zawodowego, w którym jesteś?

Gdy wiedziałam, że będę chciała pracować jako nauczyciel języka angielskiego robiłam wiele aby tak właśnie było. Zaczęłam uczyć innych już w liceum, a potem na studiach rozpoczęłam współpracę ze szkołą językową. Pracowałam jako lektor w firmie in-company, miałam zajęcia ze słuchaczami uniwersytetu trzeciego wieku, pomagałam w nauce uczniom z gimnazjum i liceum – zdobywając przy tym doświadczenie Trochę tego było :)
Chciałam nawet uczyć w tradycyjny sposób w szkole, ale znalazłam ogłoszenia o pracy online. Przeszłam przez wszystkie testy i rozmowy kwalifikacyjne… i tak to się zaczęło. Teraz, po tych kilku latach bardzo dobrze czuję się w takim otoczeniu. Praca online daje mi możliwość spotykania ludzi z różnymi wyzwaniami językowymi oraz z różnych zakątków świata. Z takich ciekawszych, które przychodzą do głowy to: Norwegia, Australia, Islandia czy RPA. Tych osób nie miałabym szans spotkać ucząc w szkole, czy nawet gdzieś po drodze. Dlatego praca online to też taka poniekąd podróż i poznawanie różnych zwyczajów, kultur – odkrywanie kawałka innego świata – wszystko to za pomocą słów i oczywiście w ramach nauki – jak widać dla obu stron – ciągle odkrywam coś nowego i fascynującego.
Teraz czuję się jak ryba w wodzie. Choć, wiele czasu zajęło mi przełamanie się przed wejściem w Internet tj. Facebook, podcast czy YouTube. Ciągle ćwiczę mówienie do kamery :)

3. W jaki sposób organizujesz swoją pracę? Z jakich narzędzi korzystasz?

Możesz oczekiwać ode mnie odpowiedzi, że skoro uczę online i to organizację pracy mam online, ale… Testowałam wiele narzędzi. Przez lata prowadziłam kalendarz za pośrednictwem Google. Zapisywałam notatki na Google Keep i w Google Docs. Ostatnio spodobało mi się prowadzenie kalendarza z dodatkowym zeszytem w którym zapisuję także różne inne rzeczy. Jest to też cenne jako odpoczynek dla oczu od monitora komputera po całym dniu pracy (jako inspiracja tzw. Bullet Journal) Mam tam swoje cele miesięczne, wishlisty, plany i pomysły oraz Habit Tracker. Do tego prowadzę kalendarz papierowy i tam zapisuję sobie wszystkie zaplanowane sesje językowe. Nad biurkiem mam tablicę magnetyczną i jeśli pojawi się coś ważnego to tam właśnie zapisuję sobie lub przyczepiam ważne notatki za pomocą kolorowych karteczek. Tak, jestem wzrokowcem i to bardzo mi pomaga.

Dobre zarządzanie sobą w czasie ma jedno ważne założenie - trzeba dobrze znać to czym się zarządza. Ostatnio miałam okazję występować przed właścicielami szkół językowych po to, by opowiedzieć im o historii mojej firmy. W zasadzie od początku wiedziałam, że jeśli mam powiedzieć o sukcesie mojej firmy, nie obędzie się bez powiedzenia czegoś o sobie.
"Samoświadomość jest punktem zwrotnym w aktywnym kreowaniu świata wokół siebie, świata rozumianego także jako 
sieć ważnych relacji, w tym relacji ze sobą i z innymi." napisała Joanna Malinowska-Parzydło w książce "Jesteś marką". Jestem pod ogromnym wrażeniem tej książki i zgadzam się z jej ważnymi tezami. Trzeba dobrze poznać siebie by móc budować życie pełne jakości.

W tym artykule zebrałam narzędzia, z których możesz skorzystać by lepiej poznać siebie i swoje mocne strony. Możesz skorzystać z jednego lub każdego z nich, by zacząć żyć tak jak chcesz i by w pełni wykorzystywać swój potencjał.

Narzędzie 1: Zeskanuj swoją przeszłość i teraźniejszość
Powrót do przeszłości to ćwiczenie, które pozwoli Ci spojrzeć na siebie w dzieciństwie i w okresie nastoletnim, by zobaczyć które cechy i zainteresowania są u Ciebie najbardziej widoczne.
Odpowiedz na pytania z tabelki, jeśli nie pamiętasz wszystkiego zapytaj rodziców, rodzeństwa czy przyjaciół z młodości. Do zrobienia ćwiczenia możesz skorzystać z tej tabelki:

Jesteś w pracy. Myślisz: 

"Uff, wreszcie skończyłam pracę nad tą przeklętą ofertą. Jestem z siebie dumna!"
 Jest 13:00, przed Tobą jeszcze 3-4 godziny pracy.
 " Może chwilkę odpocznę i potem zabiorę się za następną rzecz"
Otwierasz pocztę.
"O, jaki ciekawy artykuł! Przeczytam sobie!"
Otwierasz link do artykułu, który jest zamieszczony na Facebooku.
"O ile powiadomień! Skoro odpoczywam to kliknę i zobaczę co tam ciekawego, a potem wrócę do pracy"
Jest 16:30. 
"Jak to? 16:30? Już koniec dnia pracy? Przecież miałam jeszcze zrobić to i tamto i... o kurczę! Znów zmarnowałam pół dnia!"

Brzmi znajomo? Dla mnie bardzo. To stan, który kiedyś towarzyszył mi CODZIENNIE. Niby w pracy, a jednak zupełnie nie. Po połowie dnia pracy, byłam już na tyle zmęczona, że nie dawałam rady podjąć nowego trudnego zadania, a jednocześnie sprawy bieżące i nowe informacje pochłaniały mnie na tyle, że marnowałam pół dnia. Przyznam Ci się, że czułam się sfrustrowana tym, że tak okropnie marnuję swój dzień pracy. Osobiście czerpię satysfakcję z pracy tylko wtedy, gdy naprawdę udaje mi się coś osiągnąć i być produktywną (wiem o tym z testu Gallupa - talent Achiever mam na 3 miejscu - test uważam, ża bardzo pomocny o rozwojowy, dowiedz się o nim więcej tutaj: https://www.gallupstrengthscenter.com/home/en-us/strengthsfinder). ​

​Sytuacja, którą Ci przywołuję to okres mniej więcej od 2009 do 2011. Czas, kiedy budowałam własną firmę, kiedy pracowałam ponad siły (nie, nie wychodziłam o 16:30, potrafiłam siedzieć do nocy). Każda zmarnowana godzina oznaczała niewyrabianie się z resztą zadań, siedzenie przy komputerze do późna. Każdego dnia czułam, że nie zdążam wyrobić się z pracą w pracy, a i w domu nie pracowało mi się lepiej. To był czas kiedy mówiłam sobie: "kiedy ja w końcu znajdę czas dla siebie?" "jak to robią inne kobiety?" "czy to się w ogóle DA ogarnąć?"

​Koło 2011 roku zaczęłam pracować przede wszystkim nad tym, by lepiej zorganizować swój biznes i siebie. Szybko zrozumiałam, że to ja i moja efektywność jest kluczem do efektywności mojej firmy. Jeśli chcę by firma się rozwijała, a jednocześnie chcę zacząć NORMALNIE ŻYĆ, ze swoimi pasjami, odpoczynkiem; jeśli chcę poznać kogoś, z kim założę rodzinę (tak, w 2011 i jeszcze chwilę później praca liczyła się do tego stopnia, że w domu nikt na mnie nie czekał), to czas ogarnąć ten chaos i lepiej się zorganizować.

Zaczęłam od zgłębiania tematu produktywności, czytania, oglądania i testowania rozwiązań, które proponują inni. Próbowałam chyba wszystkich dostępnych narzędzi do zarządzania zadaniami, skomplikowanych systemów i oznaczeń (A,B,C, pilne, ważne, gwiazdki, zadania i podzadania  i podpodzadania...). Powoli zaczął się wyłaniać mój osobisty system organizacji. Nie będę teraz opisywać całego systemu, bo to temat na inny wpis, albo raczej webinar. Chcę Ci tylko powiedzieć, że wraz z wprowadzeniem swojego własnego systemu, który objął każdy aspekt mojego życia, który chciałam by objął, zaczęłam żyć normalnie.
​
Dziś prowadzę dwie firmy, mam męża i synka, pracuję 3-4 dni w tygodniu i mam czas na rozwijanie swoich pasji i czas dla siebie. Milena z 2009 nie uwierzyłaby, że to jak wygląda moje życie jest w ogóle możliwe. "Jak Ty to robisz?" pyta mnie wiele kobiet, które spotykam na swojej zawodowej drodze. Dziś chcę się z Tobą podzielić 5-oma wskazówkami, które stosuję w moim podejściu do organizacji, a które mają bezpośredni wpływ na znajdowanie czasu na rozwój i moje pasje. Gotowa? Zaczynamy!

Ciągle Ci coś umyka? Zapominasz o ważnych zawodowych i prywatnych sprawach? wszystko odkładasz na później, a potem gonisz, by nadrobić terminy?

Cóż, też byłam w tym miejscu. Własna firma; praca od 8 do 22, a nawet dłużej; poczucie, że wszystko jest na mojej głowie; samotność i brak czasu na życie prywatne. Mnóstwo pracy, a i tak ważne sprawy umykały, nie byłam w stanie dopilnować niczego. Zaczęłam się nawet spóźniać. To był obraz mojego życia w ciągu pierwszych 3 lat prowadzenia firmy. 

Dziś moja firma jest znacznie większa niż kiedyś, a w zasadzie to mam dwie firmy:-) Mam rodzinę, czas dla siebie, studiuję  w weekendy. 3 dni w tygodniu poświęcam na pracę. I przede wszystkim, w zasadzie nie zdarza mi się zapominać o ważnych sprawach

Jak to zrobiłam? Nie korzystałam z żadnej sekretnej metody, a bardziej metodą prób i błędów wypracowywałam właściwe nawyki działania, które wprowadziłam do mojego życia i do działania mojej firmy. Poznaj moje 10 punktów, o których nie możesz zapomnieć jeśli chcesz o wszystkim pamiętać :-)

Punkt 1: Nie ufaj pamięci
Jakie zdziwienie mnie ogarnia, gdy słyszę od managerów, właścicielek firm, kobiet na wysokich stanowiskach, że wszystko co maja do zrobienia zapamiętują. Nie potrzebują tego zapisywać, bo przecież BĘDĄ PAMIĘTAĆ! 

Masz tak? Cóż, muszę Cię od tego odwieźć.
Nie masz tak? Zapisujesz? Cóż, ciekawe czy naprawdę wszystko!

Z mojego doświadczenia wynika, że nawet jeśli ktoś zapisuje swoje sprawy na liście zadań, na karteczkach, w kalendarzu czy programie do zarządzania zadaniami, to jest to maksymalnie 30-40% spraw, którymi ma się faktycznie zająć. 

Potrzebujesz zapisywać WSZYSTKO by Twoja głowa mogła odpocząć i żeby znalazło się w niej miejsce na sprawy ważne. 
Przykłady spraw, których być może nie zapisywałaś, a powinnaś:
- przychodzi Ci do głowy pomysł, że pojechałabyś na wakacje (nic z tym nie robisz...)
- słyszysz rozmowę kogoś w Twoim zespole i widzisz, że nie rozmawia z klientem w zgodzie z założeniami firmy (myślisz sobie, muszę z nim porozmawiać...)
- codziennie widzisz ruszający się uchwyt od szafki (myślisz, muszę się tym zająć...)
- rozmawiasz ze znajomym, który w luźnej rozmowie proponuje Ci współpracę (ustalacie, że wrócicie do tego i nic z tym nie robisz...)

Mogłabym mnożyć przykłady, ale mam nadzieję, że wiesz co mam na myśli. WSZYSTKO znaczy WSZYSTKO co zaprząta Twoją uwagę.

Punkt 2: Skrzynka Odbiorcza
Jeśli potraktujesz punkt 1 serio, to zaraz pojawi się pytanie, gdzie to wszystko zapisywać. I odpowiedź jest prosta - im mniej miejsc tym lepiej. Skorzystaj z dobrej aplikacji, a nawet dobrego kalendarza, z czegoś co możesz mieć ZAWSZE przy sobie. Niech to będzie Twoja Skrzynka Odbiorcza na wszystkie sprawy, myśli, pomysły, marzenia.  
Mi się udało mieć ich w sumie 4 i to jest OGROMNY SUKCES. 
A Ty, w ilu miejscach zapisujesz swoje sprawy?

Punkt 3: Natychmiastowa decyzja
W momencie kiedy pojawia się w Twojej głowie czy na Twojej liście sprawa, zatrzymaj się i podejmij decyzję. To ile razy myślisz "zajmę się tym później" wpływa bezpośrednio na to ile spraw musisz zmieścić w swojej głowie. A poza tym, bez decyzji nie ma działania. Nie chodzi o to by od razu zabierać się za każdą rzecz, która wpadnie w Twoje ręce. Chodzi o to by od razu podejmować decyzję co z tą sprawą chcesz zrobić i kiedy ma się to zdarzyć. Wtedy łatwiej umieścić tę sprawę na właściwej liście zadań czy w kalendarzu.
O procesie podejmowania właściwych decyzji będę mówić na webinarze 6 lutego. Kliknij w link i zapisz się. Webinar jest bezpłatny, ale liczba miejsc jest ograniczona.

Jeśli masz swoją firmę i zatrudniasz kilka czy kilkanaście osób, mierzysz się z trudnym tematem współpracy z ludźmi. Marzeniem chyba każdego właściciela firmy jest zbudowanie zaangażowanego zespołu, który nie utrudnia pracy, a wspiera właściciela; zespołu, na który właściciel może liczy; zespołu, który pozwala właścicielowi zająć się strategią, marketingiem i rozwojem firmy, a nie bieżącymi zadaniami operacyjnymi.

Prowadzę swoją szkołę językową od 2009 roku i przeszłam wiele w tym temacie. Od zarządzania "po koleżeńsku", przez zarządzanie twardą ręką pełną zasad, nagród i kar, po różne fazy budowania już właściwego z zespołu, o którym mogę powiedzieć dzisiaj, że jest absolutnie wymarzony. Prawie 9 lat moich doświadczeń, a także 2 kierunki studiów podyplomowych i mnóstwo szkoleń, przekuwam dziś w ten jeden wpis na blogu. Potraktuj go jako drogowskaz jeśli potrzebujesz wsparcia w budowaniu swojego zespołu.

​Jeśli jesteś kobietą przedsiębiorczą, aktywną zawodowo, a do tego masz swoje pasje i zainteresowania, z pewnością gromadzisz wiele różnego rodzaju informacji, które później przechowujesz. Być może korzystasz z segregatorów, w których tematycznie układasz swoje dokumenty np. segregator umowy czy PITy. Może katalogujesz pliki na swoim dysku zewnętrznym, bądź wirtualnym dysku google - w folderach, podfolderach i jeszcze mniejszych podfolderach. Być może korzystasz z aplikacji do zarządzania zakładkami - zapisujesz wszystko za pomocą aplikacji takich jak Pocket czy Evernote. W efekcie wszystkie Twoje dokumenty, papiery, pliki czy linki są w różnych miejscach. Jeśli tak jest, to czy czasem zdarza Ci się, że gdy czegoś potrzebujesz to nie wiesz gdzie tego szukać? Pewnie raz na jakiś czas robisz porządek w papierach i jesteś w stanie go utrzymać przez miesiąc-dwa, tylko po to, by potem znów desperacko przebijać się przez stosy dokumentów. Brzmi znajomo?

Od 8 lat prowadzę swoją firmę, lubię uczyć się, gromadzić potrzebne informacje, by je potem lepiej wykorzystywać. Testowałam wiele sposobów na organizację moich papierów i dokumentów, zarówno w wersji cyfrowej, jak i tradycyjnej, ale zawsze coś było nie tak. Do mojej ulubionej aplikacji Evernote podchodziłam chyba 4 razy i za każdym podejściem kończyło się na tym, że program nie spełniał moich oczekiwań. Dziś korzystam z Evernote i go uwielbiam; jest narzędziem bez którego nie wyobrażam sobie życia. Mam też świetne papierowe archiwum, z którego korzystam ja i moja rodzina, a ten sam system stosuje mój zespół.

Co takiego się zmieniło? Poznałam GTD (Getting Things Done) i zaczęłam adaptować ten system do swoich potrzeb. Stworzyłam swój sposób na przechowywanie, którego głównymi założeniami podzielę się z Tobą. Mam dla Ciebie 7 rad, które pozwolą Ci ogarnąć chaos i zrobić ostateczny porządek w papierach!

Rada 1: Zacznij myśleć systemowo

Największą rewolucją w budowaniu mojego sposobu na przechowywanie papierów i dokumentów było zrozumienie, że na wszystko co mam potrzebuję jednego spójnego systemu.

Kiedyś miałam część rzeczy tu, część tam, segregatory, koszulki, szuflady, pudełka, teczki, szafki, dyski, aplikacje itp. itd. Dzieliłam rzeczy na kategorie i tematy - na przykład umowy były w segregatorze, a dokumenty dotyczące telefonu w teczce czy szufladzie. To się po prostu nie sprawdzało. Jeśli chcesz mieć stabilny sposób przechowywania rzeczy, pomyśl o tym systemowo, czyli stwórz swoje archiwum podobne do tych, które znajdują się w bibliotekach czy archiwach państwowych. Ja działając w ten sposób stworzyłam dwa archiwa - jedno cyfrowe a drugie analogowe, które wystarczają mi na przechowanie wszystkiego co mieści się w formacie zbliżonym do A4. W moich segregatorach znajdziesz zarówno PITy jak i części zapasowe do różnych urządzeń czy faktury gwarancyjne.
W moim Evernote znajduje się wszystko to, co mogę przechować cyfrowo - zdjęcia, filmy, dokumenty Word, notatki, pomysły, linki, PDFy, nagrania głosowe, rysunki, dokumenty, faktury czy nawet mapy myśli, które rysuję na papierze podczas szkoleń.

Więcej o Evernote przeczytasz tu: Najważniejsze funkcje programu Evernote, które pomogą Ci zostać Mistrzynią Organizacji.
Obejrzyj też moje wideo o 3 błędach w przechowywaniu dokumentów i papierów.