Dlaczego czasem trzeba zrobić sobie przerwę od online - czyli gdzie byłam jak mnie nie było?3/29/2019 Chcesz wiedzieć co robiłam? I czemu to była aż tak długa przerwa? Rok temu, na przełomie lutego i marca, dowiedziałam się, że jestem w ciąży z drugim synkiem. Wiadomość była pewnym zaskoczeniem, ale przyjęłam ją z radością. Byłam w trakcie sprzedaży drugiej edycji kursu Mistrzyni Organizacji Życia i Biznesu i przyznam, że miałam obawy czy dam radę dociągnąć go do końca. Ponieważ w ciąży, przez pierwsze 4 miesiące, nie czułam się najlepiej, podjęłam decyzję, że zawodowo będę robić tylko to co konieczne. Raczej to co do mnie samo przyjdzie niż to do czego muszę sama dojść. Ku mojemu zaskoczeniu, samo przyszło całkiem sporo i dlatego przestałam działać online a skupiłam się na tym co dzieje się w tzw. realu. Zdarzyło się aż tyle:
26 września urodził się Adaś, więc czekała mnie oczywista przerwa.
Następne miesiące też obfitują w ciekawe wydarzenia i projekty, aż nie mogę się doczekać między innymi Kongresu PASE, gdzie wystąpię z sesją o budowaniu zespołu czy Kongresu FRIS, gdzie wybieram się jako uczestnik. To swoiste podsumowanie mojego roku daje mi szerszą perspektywę. Pokazuje, że przerwa od działań online nie oznacza przerwy w ogóle. Jednocześnie ze zdziwieniem patrzę ile projektów udało się zrealizować i w ciąży i z dwójką maluchów w domu. Dziś towarzyszy mi podobne nastawienie i spokój co do przyszłych działań. Planuję robić to co samo do mnie przyjdzie, jednocześnie nie podejmując wielu nowych projektów. W praktyce pracuję jeden raz w tygodniu przez około 6 godzin, które przeznaczam na stałe procesy coachingowe i działania bieżące. Oczywiście nie wliczam w to szkoleń, które prowadzę średnio dwa razy w mięsiącu przez 1-2 dni. Zapraszam Cię do śledzenia mojego bloga i fanpage'a, bo od teraz, w miarę możliwości czasowych, będę bardziej aktywna online, choćby dokumentując to co będzie się działo aktualnie szkoleniowo. Najbardziej nastawiam się też, na krótkie wpisy na blogu i FB, w których będę wspierała Ciebie i innych managerów i przedsiębiorców, w codziennych trudnościach w organizacji Twojej firmy i pracy, a także w zakresie zarządzania zespołem. Jeśli chcesz mieć dostęp do tych porad polub mój fanpage na Facebooku i ustaw powiadomienia, by nic wartościowego Cię nie ominęło.
Możesz mnie polubić tutaj:
Komentarze
![]() W dobrej organizacji, zarówno osobistej jak i firmowej, ważna jest zasada minimum narzędzi, które rozwiążą maksimum problemów. Moja natura podpowiada mi coś przeciwnego, próbowanie nowych rozwiązań, testowanie i wprowadzanie nowości. Na szczęście nauczyłam się to powstrzymywać. Zresztą odkąd wprowadziłam w życie pełną organizację osobistą z programem Evernote, niewiele więcej jest mi potrzebne. Dziś przygotowałam dla Was 7 funkcji programu Evernote, o których możesz nie wiedzieć, a które dowodzą temu, że to jest prawdziwy CYFROWY MÓZG i każda Mistrzyni Organizacji może go mieć! Więcej o uporządkowaniu informacji i dokumentów przeczytaj TUTAJ. Funkcja 1: Notatniki i znaczniki
Przez pierwsze lata korzystania z Evernote nie doceniałam znaczników. Wszystko dlatego, że nie stosowałam jeszcze mojej dzisiejszej zasady "minimum notatników, maksimum znaczników". W moim Evernote przechowuję większość notatek w notatniku Wszystkie, a w nim mam poszczególne notatki oznaczone znacznikami (często wieloma). Jeśli poszukuję ciekawych materiałów, które zanotowałam w Evernote na temat przywództwa, klikam ten znacznik i widzę wszystko w temacie. Podobnie jeśli chcę mieć dostęp do listy restauracji do odwiedzenia, książek do przeczytania czy ciekawych miejsc w Berlinie, klikam na odpowiednie znaczniki. Znaczniki to nowa jakość wobec tradycyjnego zapisywania plików kategoriami w folderach i podfolderach (i podpodfolderach:-)) Funkcja 2: Widget na komórkę Widget jest niezwykle użyteczny kiedy chcesz mieć pewność, że wszystkie sprawy, które przychodzą Ci do głowy, wszystkie zadania, pomysły, zobowiązania, zapiszesz w Evernote w sposób błyskawiczny. Częstym problemem przy korzystaniu z aplikacji do zarządzania zadaniami jest niezapisywanie tam wszystkiego, bo samo otwarcie aplikacji trwa długo i "nie chce" się nam otwierać narzędzia. Evernotowy widget rozwiązuje ten problem - jednym kliknięciem z poziomu ekranu głównego Twojego telefonu dodasz notatkę tekstową, głosową lub zdjęcie. To zdecydowana zaleta tego programu! ![]() 1. Czym się zajmujesz i jak wygląda Twój typowy dzień pracy? Zajmuję się pomaganiem w dostrzeganiu piękna języka angielskiego i w poznawaniu go z lekką przyjemnością. Jestem trenerem języka angielskiego. Prowadzę sesje językowe online z ludźmi z całego świata. Do tego organizuję warsztaty językowe dla kobiet, szkolenia i webinary tematyczne, moje artykuł można znaleźć w Sieci jak i w magazynach drukowanych. Mój typowy dzień pracy … jest nietypowy. Ponieważ nie pracuję od 8:00- 16:00. Zaczynam rano w przedziale 8:00-9:00. Potem koło południa mam przerwę a następnie blok popułudniowo-wieczorny. Zaczynam pracę od dobrego śniadania i przygotowania kawy. To mój przepis na dobry początek dnia. 2. W jaki sposób doszłaś do tego momentu zawodowego, w którym jesteś? Gdy wiedziałam, że będę chciała pracować jako nauczyciel języka angielskiego robiłam wiele aby tak właśnie było. Zaczęłam uczyć innych już w liceum, a potem na studiach rozpoczęłam współpracę ze szkołą językową. Pracowałam jako lektor w firmie in-company, miałam zajęcia ze słuchaczami uniwersytetu trzeciego wieku, pomagałam w nauce uczniom z gimnazjum i liceum – zdobywając przy tym doświadczenie Trochę tego było :) Chciałam nawet uczyć w tradycyjny sposób w szkole, ale znalazłam ogłoszenia o pracy online. Przeszłam przez wszystkie testy i rozmowy kwalifikacyjne… i tak to się zaczęło. Teraz, po tych kilku latach bardzo dobrze czuję się w takim otoczeniu. Praca online daje mi możliwość spotykania ludzi z różnymi wyzwaniami językowymi oraz z różnych zakątków świata. Z takich ciekawszych, które przychodzą do głowy to: Norwegia, Australia, Islandia czy RPA. Tych osób nie miałabym szans spotkać ucząc w szkole, czy nawet gdzieś po drodze. Dlatego praca online to też taka poniekąd podróż i poznawanie różnych zwyczajów, kultur – odkrywanie kawałka innego świata – wszystko to za pomocą słów i oczywiście w ramach nauki – jak widać dla obu stron – ciągle odkrywam coś nowego i fascynującego. Teraz czuję się jak ryba w wodzie. Choć, wiele czasu zajęło mi przełamanie się przed wejściem w Internet tj. Facebook, podcast czy YouTube. Ciągle ćwiczę mówienie do kamery :) 3. W jaki sposób organizujesz swoją pracę? Z jakich narzędzi korzystasz? Możesz oczekiwać ode mnie odpowiedzi, że skoro uczę online i to organizację pracy mam online, ale… Testowałam wiele narzędzi. Przez lata prowadziłam kalendarz za pośrednictwem Google. Zapisywałam notatki na Google Keep i w Google Docs. Ostatnio spodobało mi się prowadzenie kalendarza z dodatkowym zeszytem w którym zapisuję także różne inne rzeczy. Jest to też cenne jako odpoczynek dla oczu od monitora komputera po całym dniu pracy (jako inspiracja tzw. Bullet Journal) Mam tam swoje cele miesięczne, wishlisty, plany i pomysły oraz Habit Tracker. Do tego prowadzę kalendarz papierowy i tam zapisuję sobie wszystkie zaplanowane sesje językowe. Nad biurkiem mam tablicę magnetyczną i jeśli pojawi się coś ważnego to tam właśnie zapisuję sobie lub przyczepiam ważne notatki za pomocą kolorowych karteczek. Tak, jestem wzrokowcem i to bardzo mi pomaga. ![]() Dobre zarządzanie sobą w czasie ma jedno ważne założenie - trzeba dobrze znać to czym się zarządza. Ostatnio miałam okazję występować przed właścicielami szkół językowych po to, by opowiedzieć im o historii mojej firmy. W zasadzie od początku wiedziałam, że jeśli mam powiedzieć o sukcesie mojej firmy, nie obędzie się bez powiedzenia czegoś o sobie. "Samoświadomość jest punktem zwrotnym w aktywnym kreowaniu świata wokół siebie, świata rozumianego także jako sieć ważnych relacji, w tym relacji ze sobą i z innymi." napisała Joanna Malinowska-Parzydło w książce "Jesteś marką". Jestem pod ogromnym wrażeniem tej książki i zgadzam się z jej ważnymi tezami. Trzeba dobrze poznać siebie by móc budować życie pełne jakości. W tym artykule zebrałam narzędzia, z których możesz skorzystać by lepiej poznać siebie i swoje mocne strony. Możesz skorzystać z jednego lub każdego z nich, by zacząć żyć tak jak chcesz i by w pełni wykorzystywać swój potencjał. Narzędzie 1: Zeskanuj swoją przeszłość i teraźniejszość Powrót do przeszłości to ćwiczenie, które pozwoli Ci spojrzeć na siebie w dzieciństwie i w okresie nastoletnim, by zobaczyć które cechy i zainteresowania są u Ciebie najbardziej widoczne. Odpowiedz na pytania z tabelki, jeśli nie pamiętasz wszystkiego zapytaj rodziców, rodzeństwa czy przyjaciół z młodości. Do zrobienia ćwiczenia możesz skorzystać z tej tabelki: ![]() Zapraszam Cię do cyklu wywiadów na moim blogu w formie pisanej i live'a na facebooku. Każda z nas ma inny sposób na dobrą organizację, ale są takie rzeczy, które wydają się być uniwersalne. Przeczytaj wywiad z Małgorzatą Drewnowską, autorką bloga pinkplanning.pl, na którym między innymi dzieli się swoimi poradami organizacyjnymi. 1.Czym się zajmujesz i jak wygląda Twój typowy dzień pracy? Dzień zaczynam od swojej porannej rutyny. Dzięki nawykom łatwiej przebrnąć przez poranne zamglenie umysłu, ponieważ działamy na autopilocie – nie musimy myśleć nad kolejnymi czynnościami. Najważniejszym elementem mojego poranka jest joga. Dzięki temu rozpoczynam pracę z poczuciem, że dzisiaj już zrobiłam coś dla siebie. Zaglądam też do kalendarza, żeby sprawdzić, czy nie mam tego dnia zobowiązań, które wymagają szczególnych przygotowań. Kiedy zasiadam do biurka z dzbankiem herbaty, otwieram kalendarz i ustawiam w telefonie przypomnienia o spotkaniach. Następnie sięgam po listę zadań. Przygotowuję ją dzień wcześniej, kończąc pracę. Sprawdzam, czy lista nie wymaga korekty (nieoczekiwane zmiany, remont za oknem uniemożliwiający pracę koncepcyjną lub migrena, która wiem, że mnie spowolni) i wybieram z niej swoją żabę, czyli zadanie, na które kompletnie nie mam ochoty. Wybieram je dlatego, by nie odkładać go w nieskończoność. Rano mamy największe pokłady siły woli, która przyda się, by zmusić się do pracy nad nielubianym zadaniem. Reszta dnia ma podobny przebieg, tzn. zadania planuję w blokach. Zaczynam od sortowania wiadomości w skrzynce pocztowej na te, które są śmieciami, wymagają monitorowania, archiwizacji, inkubacji, czy działania (inbox zero). Te ostatnie dzielę na projekty, których dotyczą. Potem jest godzina, półtorej na pracę nad jednym z projektów/obszarów. W tym czasie zanurzam się w jednym temacie: wykonuję wszystkie zadania z tym związane (odpowiadam na maile, dzwonię i inne). Potem jest znowu chwila na pocztę i zabieram się za pracę nad kolejnym projektem itd. Co ważne, nigdy nie planuję pracy na 8 godzin, lecz na 6. To daje mi zapas potrzebny na gaszenie pożarów, czyli nagłe nieprzewidziane sytuacje. Dzięki temu nieoczekiwane wrzutki nie rujnują mojego planu. Po pracy odbieram córkę z przedszkola. Jeśli jest ładna pogoda to idziemy na plac zabaw lub zimą na sanki. Wracamy na kolację, która rozpoczyna wieczorną rutynę mojej córki. Od 20:30 mam czas dla siebie. Mogę wtedy spędzić czas z mężem, książką, czy pracując nad rozwojem marki. Tak jak moja córka ja też przed zaśnięciem mam swoje rytuały. (Więcej o godzeniu życia prywatnego z zawodowym przeczytasz TUTAJ.) ![]() Jesteś w pracy. Myślisz: "Uff, wreszcie skończyłam pracę nad tą przeklętą ofertą. Jestem z siebie dumna!" Jest 13:00, przed Tobą jeszcze 3-4 godziny pracy. " Może chwilkę odpocznę i potem zabiorę się za następną rzecz" Otwierasz pocztę. "O, jaki ciekawy artykuł! Przeczytam sobie!" Otwierasz link do artykułu, który jest zamieszczony na Facebooku. "O ile powiadomień! Skoro odpoczywam to kliknę i zobaczę co tam ciekawego, a potem wrócę do pracy" Jest 16:30. "Jak to? 16:30? Już koniec dnia pracy? Przecież miałam jeszcze zrobić to i tamto i... o kurczę! Znów zmarnowałam pół dnia!" Brzmi znajomo? Dla mnie bardzo. To stan, który kiedyś towarzyszył mi CODZIENNIE. Niby w pracy, a jednak zupełnie nie. Po połowie dnia pracy, byłam już na tyle zmęczona, że nie dawałam rady podjąć nowego trudnego zadania, a jednocześnie sprawy bieżące i nowe informacje pochłaniały mnie na tyle, że marnowałam pół dnia. Przyznam Ci się, że czułam się sfrustrowana tym, że tak okropnie marnuję swój dzień pracy. Osobiście czerpię satysfakcję z pracy tylko wtedy, gdy naprawdę udaje mi się coś osiągnąć i być produktywną (wiem o tym z testu Gallupa - talent Achiever mam na 3 miejscu - test uważam, ża bardzo pomocny o rozwojowy, dowiedz się o nim więcej tutaj: https://www.gallupstrengthscenter.com/home/en-us/strengthsfinder). Sytuacja, którą Ci przywołuję to okres mniej więcej od 2009 do 2011. Czas, kiedy budowałam własną firmę, kiedy pracowałam ponad siły (nie, nie wychodziłam o 16:30, potrafiłam siedzieć do nocy). Każda zmarnowana godzina oznaczała niewyrabianie się z resztą zadań, siedzenie przy komputerze do późna. Każdego dnia czułam, że nie zdążam wyrobić się z pracą w pracy, a i w domu nie pracowało mi się lepiej. To był czas kiedy mówiłam sobie: "kiedy ja w końcu znajdę czas dla siebie?" "jak to robią inne kobiety?" "czy to się w ogóle DA ogarnąć?" Koło 2011 roku zaczęłam pracować przede wszystkim nad tym, by lepiej zorganizować swój biznes i siebie. Szybko zrozumiałam, że to ja i moja efektywność jest kluczem do efektywności mojej firmy. Jeśli chcę by firma się rozwijała, a jednocześnie chcę zacząć NORMALNIE ŻYĆ, ze swoimi pasjami, odpoczynkiem; jeśli chcę poznać kogoś, z kim założę rodzinę (tak, w 2011 i jeszcze chwilę później praca liczyła się do tego stopnia, że w domu nikt na mnie nie czekał), to czas ogarnąć ten chaos i lepiej się zorganizować.
Zaczęłam od zgłębiania tematu produktywności, czytania, oglądania i testowania rozwiązań, które proponują inni. Próbowałam chyba wszystkich dostępnych narzędzi do zarządzania zadaniami, skomplikowanych systemów i oznaczeń (A,B,C, pilne, ważne, gwiazdki, zadania i podzadania i podpodzadania...). Powoli zaczął się wyłaniać mój osobisty system organizacji. Nie będę teraz opisywać całego systemu, bo to temat na inny wpis, albo raczej webinar. Chcę Ci tylko powiedzieć, że wraz z wprowadzeniem swojego własnego systemu, który objął każdy aspekt mojego życia, który chciałam by objął, zaczęłam żyć normalnie. Dziś prowadzę dwie firmy, mam męża i synka, pracuję 3-4 dni w tygodniu i mam czas na rozwijanie swoich pasji i czas dla siebie. Milena z 2009 nie uwierzyłaby, że to jak wygląda moje życie jest w ogóle możliwe. "Jak Ty to robisz?" pyta mnie wiele kobiet, które spotykam na swojej zawodowej drodze. Dziś chcę się z Tobą podzielić 5-oma wskazówkami, które stosuję w moim podejściu do organizacji, a które mają bezpośredni wpływ na znajdowanie czasu na rozwój i moje pasje. Gotowa? Zaczynamy! ![]() Ciągle Ci coś umyka? Zapominasz o ważnych zawodowych i prywatnych sprawach? wszystko odkładasz na później, a potem gonisz, by nadrobić terminy? Cóż, też byłam w tym miejscu. Własna firma; praca od 8 do 22, a nawet dłużej; poczucie, że wszystko jest na mojej głowie; samotność i brak czasu na życie prywatne. Mnóstwo pracy, a i tak ważne sprawy umykały, nie byłam w stanie dopilnować niczego. Zaczęłam się nawet spóźniać. To był obraz mojego życia w ciągu pierwszych 3 lat prowadzenia firmy. Dziś moja firma jest znacznie większa niż kiedyś, a w zasadzie to mam dwie firmy:-) Mam rodzinę, czas dla siebie, studiuję w weekendy. 3 dni w tygodniu poświęcam na pracę. I przede wszystkim, w zasadzie nie zdarza mi się zapominać o ważnych sprawach Jak to zrobiłam? Nie korzystałam z żadnej sekretnej metody, a bardziej metodą prób i błędów wypracowywałam właściwe nawyki działania, które wprowadziłam do mojego życia i do działania mojej firmy. Poznaj moje 10 punktów, o których nie możesz zapomnieć jeśli chcesz o wszystkim pamiętać :-) Punkt 1: Nie ufaj pamięci Jakie zdziwienie mnie ogarnia, gdy słyszę od managerów, właścicielek firm, kobiet na wysokich stanowiskach, że wszystko co maja do zrobienia zapamiętują. Nie potrzebują tego zapisywać, bo przecież BĘDĄ PAMIĘTAĆ! Masz tak? Cóż, muszę Cię od tego odwieźć. Nie masz tak? Zapisujesz? Cóż, ciekawe czy naprawdę wszystko! Z mojego doświadczenia wynika, że nawet jeśli ktoś zapisuje swoje sprawy na liście zadań, na karteczkach, w kalendarzu czy programie do zarządzania zadaniami, to jest to maksymalnie 30-40% spraw, którymi ma się faktycznie zająć. Potrzebujesz zapisywać WSZYSTKO by Twoja głowa mogła odpocząć i żeby znalazło się w niej miejsce na sprawy ważne. Przykłady spraw, których być może nie zapisywałaś, a powinnaś: - przychodzi Ci do głowy pomysł, że pojechałabyś na wakacje (nic z tym nie robisz...) - słyszysz rozmowę kogoś w Twoim zespole i widzisz, że nie rozmawia z klientem w zgodzie z założeniami firmy (myślisz sobie, muszę z nim porozmawiać...) - codziennie widzisz ruszający się uchwyt od szafki (myślisz, muszę się tym zająć...) - rozmawiasz ze znajomym, który w luźnej rozmowie proponuje Ci współpracę (ustalacie, że wrócicie do tego i nic z tym nie robisz...) Mogłabym mnożyć przykłady, ale mam nadzieję, że wiesz co mam na myśli. WSZYSTKO znaczy WSZYSTKO co zaprząta Twoją uwagę. Punkt 2: Skrzynka Odbiorcza Jeśli potraktujesz punkt 1 serio, to zaraz pojawi się pytanie, gdzie to wszystko zapisywać. I odpowiedź jest prosta - im mniej miejsc tym lepiej. Skorzystaj z dobrej aplikacji, a nawet dobrego kalendarza, z czegoś co możesz mieć ZAWSZE przy sobie. Niech to będzie Twoja Skrzynka Odbiorcza na wszystkie sprawy, myśli, pomysły, marzenia. Mi się udało mieć ich w sumie 4 i to jest OGROMNY SUKCES. A Ty, w ilu miejscach zapisujesz swoje sprawy? ![]() Punkt 3: Natychmiastowa decyzja W momencie kiedy pojawia się w Twojej głowie czy na Twojej liście sprawa, zatrzymaj się i podejmij decyzję. To ile razy myślisz "zajmę się tym później" wpływa bezpośrednio na to ile spraw musisz zmieścić w swojej głowie. A poza tym, bez decyzji nie ma działania. Nie chodzi o to by od razu zabierać się za każdą rzecz, która wpadnie w Twoje ręce. Chodzi o to by od razu podejmować decyzję co z tą sprawą chcesz zrobić i kiedy ma się to zdarzyć. Wtedy łatwiej umieścić tę sprawę na właściwej liście zadań czy w kalendarzu. O procesie podejmowania właściwych decyzji będę mówić na webinarze 6 lutego. Kliknij w link i zapisz się. Webinar jest bezpłatny, ale liczba miejsc jest ograniczona. ![]() Jeśli masz swoją firmę i zatrudniasz kilka czy kilkanaście osób, mierzysz się z trudnym tematem współpracy z ludźmi. Marzeniem chyba każdego właściciela firmy jest zbudowanie zaangażowanego zespołu, który nie utrudnia pracy, a wspiera właściciela; zespołu, na który właściciel może liczy; zespołu, który pozwala właścicielowi zająć się strategią, marketingiem i rozwojem firmy, a nie bieżącymi zadaniami operacyjnymi. Prowadzę swoją szkołę językową od 2009 roku i przeszłam wiele w tym temacie. Od zarządzania "po koleżeńsku", przez zarządzanie twardą ręką pełną zasad, nagród i kar, po różne fazy budowania już właściwego z zespołu, o którym mogę powiedzieć dzisiaj, że jest absolutnie wymarzony. Prawie 9 lat moich doświadczeń, a także 2 kierunki studiów podyplomowych i mnóstwo szkoleń, przekuwam dziś w ten jeden wpis na blogu. Potraktuj go jako drogowskaz jeśli potrzebujesz wsparcia w budowaniu swojego zespołu. Zasada 1: Zorganizuj strukturę firmy![]() Znam wiele, nawet dużych firm, w którym pracownicy zapytani o to czy wiedzą co do kogo należy w firmie, odpowiadają wymijająco, że zależy albo że wszyscy są zespołem i mają wspólne obowiązki. Jeszcze częściej na to pytanie nie potrafią odpowiedzieć właściciele firm, zarówno na temat swojego zespołu, jak i, co gorsza, samych siebie. W efekcie właściciel zajmuje się wszystkim i niczym, są do niego kierowane wszystkie sprawy, a on denerwuje się na pracowników, że są tacy niesamodzielni. Jeśli właścicieli jest dwóch, na przykład w firmie rodzinnej, pracownicy są zdezorientowani, a naturalnie przekłada się to na ich komfort pracy. Jeśli chcesz zacząć budować zaangażowany zespół, zacznij od dobrej organizacji i porządku w strukturze firmy. Krok 1 Określ dokładnie kto pracuje w Twojej firmie i jaką ma pozycję wobec pozostałych członków zespołu Krok 2 Przygotuj opisy stanowisk z zakresami obowiązków dla każdego pracownika Krok 3 Nie zapomnij o dokładnym określeniu zakresu obowiązków właściciela Krok 4 Zadbaj o to, by każdy w firmie wiedział o tym co wypracujesz, a najlepiej wypracujcie te dokumenty wspólnie ![]() Jeśli jesteś kobietą przedsiębiorczą, aktywną zawodowo, a do tego masz swoje pasje i zainteresowania, z pewnością gromadzisz wiele różnego rodzaju informacji, które później przechowujesz. Być może korzystasz z segregatorów, w których tematycznie układasz swoje dokumenty np. segregator umowy czy PITy. Może katalogujesz pliki na swoim dysku zewnętrznym, bądź wirtualnym dysku google - w folderach, podfolderach i jeszcze mniejszych podfolderach. Być może korzystasz z aplikacji do zarządzania zakładkami - zapisujesz wszystko za pomocą aplikacji takich jak Pocket czy Evernote. W efekcie wszystkie Twoje dokumenty, papiery, pliki czy linki są w różnych miejscach. Jeśli tak jest, to czy czasem zdarza Ci się, że gdy czegoś potrzebujesz to nie wiesz gdzie tego szukać? Pewnie raz na jakiś czas robisz porządek w papierach i jesteś w stanie go utrzymać przez miesiąc-dwa, tylko po to, by potem znów desperacko przebijać się przez stosy dokumentów. Brzmi znajomo? Od 8 lat prowadzę swoją firmę, lubię uczyć się, gromadzić potrzebne informacje, by je potem lepiej wykorzystywać. Testowałam wiele sposobów na organizację moich papierów i dokumentów, zarówno w wersji cyfrowej, jak i tradycyjnej, ale zawsze coś było nie tak. Do mojej ulubionej aplikacji Evernote podchodziłam chyba 4 razy i za każdym podejściem kończyło się na tym, że program nie spełniał moich oczekiwań. Dziś korzystam z Evernote i go uwielbiam; jest narzędziem bez którego nie wyobrażam sobie życia. Mam też świetne papierowe archiwum, z którego korzystam ja i moja rodzina, a ten sam system stosuje mój zespół. Co takiego się zmieniło? Poznałam GTD (Getting Things Done) i zaczęłam adaptować ten system do swoich potrzeb. Stworzyłam swój sposób na przechowywanie, którego głównymi założeniami podzielę się z Tobą. Mam dla Ciebie 7 rad, które pozwolą Ci ogarnąć chaos i zrobić ostateczny porządek w papierach! ![]() Rada 1: Zacznij myśleć systemowo Największą rewolucją w budowaniu mojego sposobu na przechowywanie papierów i dokumentów było zrozumienie, że na wszystko co mam potrzebuję jednego spójnego systemu. Kiedyś miałam część rzeczy tu, część tam, segregatory, koszulki, szuflady, pudełka, teczki, szafki, dyski, aplikacje itp. itd. Dzieliłam rzeczy na kategorie i tematy - na przykład umowy były w segregatorze, a dokumenty dotyczące telefonu w teczce czy szufladzie. To się po prostu nie sprawdzało. Jeśli chcesz mieć stabilny sposób przechowywania rzeczy, pomyśl o tym systemowo, czyli stwórz swoje archiwum podobne do tych, które znajdują się w bibliotekach czy archiwach państwowych. Ja działając w ten sposób stworzyłam dwa archiwa - jedno cyfrowe a drugie analogowe, które wystarczają mi na przechowanie wszystkiego co mieści się w formacie zbliżonym do A4. W moich segregatorach znajdziesz zarówno PITy jak i części zapasowe do różnych urządzeń czy faktury gwarancyjne. W moim Evernote znajduje się wszystko to, co mogę przechować cyfrowo - zdjęcia, filmy, dokumenty Word, notatki, pomysły, linki, PDFy, nagrania głosowe, rysunki, dokumenty, faktury czy nawet mapy myśli, które rysuję na papierze podczas szkoleń. Więcej o Evernote przeczytasz tu: Najważniejsze funkcje programu Evernote, które pomogą Ci zostać Mistrzynią Organizacji. Obejrzyj też moje wideo o 3 błędach w przechowywaniu dokumentów i papierów. ![]() Pogodzić życie zawodowe z prywatnym, a może je oddzielić? Gubisz się już w poradach, a i tak siedzisz przed komputerem do późnej nocy i masz ochotę powiedzieć? Prowadzę 2 firmy i jestem mamą dwulatka, w pracy jestem 3 dni w tygodniu. Dowiedz się jaka jest moja recepta na work-life balance. Czas czytania: 5 minut W tym wpisie dowiesz się: - jak wyznaczać priorytety - jak wiedzieć z czego możesz zrezygnować i oszczędzić czas - co jeśli kochasz swoją pracę:-) Pytanie jak pogodzić pracę z życiem osobistym jest najczęstszym, które dostaję w mojej pracy Mistrzyni Organizacji. Spotkałam się z różnym podejściem na ten temat; najczęściej jednak zero jedynkowym, czyli albo separować pracę od życia osobistego, albo łączyć je całkowicie unikając niepotrzebnego i nierealnego podziału. Nie podobają mi się oba te skrajne podejścia, choć w moim życiu byłam już wyznawczynią obydwu. Pamiętam, gdy na początku walczyłam o to by oddzielić życie zawodowe od pracy i zalewały mnie fale frustracji. Próbowałam różnych rad, które znajdowałam w poradnikach typu nie włączaj komputera w domu, wyłącz wszystkie powiadomienia, nie odbieraj telefonów, przed wyjściem z pracy podsumuj dzień. Każda z nich ma w sobie dużo sensu, ale na tamtym etapie zupełnie nie mogłam odnaleźć w nich rozwiązania mojego problemu. Potem przeczytałam gdzieś, że takie bezskuteczne próby sztucznego rozdziału nie mają sensu i najlepiej po prostu pogodzić się z tym, że tam gdzie ja, tam praca. Słyszałam zresztą od wielu bardziej doświadczonych ode mnie przedsiębiorców, którzy przez lata prowadzili swoje firmy, że tak musi być. Pogódź się z tym. Własna firma to Twoje życie. Przez jakiś czas czułam się z tym nawet dobrze, ale przepracowanie dało o sobie znać. Dodatkowo czułam, że nie poświęcam wystarczająco czasu sobie i swoim zainteresowaniom, a teraz już wiem, że jedną z najważniejszych rzeczy, która daje mi satysfakcję jest uczenie się siebie i świata. Wiedziałam, że chcę poszukać swojej strategii i małymi krokami zaczęłam testować różne sposoby osiągnięcia mojej zawodowo-prywatnej równowagi. Kiedy zostałam mamą, stało się to dla mnie niezwykle ważne, bo dopiero wtedy zrozumiałam czym jest wewnętrzny konflikt związany z koniecznością wyboru pomiędzy pracą, a dzieckiem. Dziś chcę się z Tobą podzielić 5 wnioskami-poradami w temacie work-life balance w życiu przedsiębiorczej kobiety. Dowiedz się również jak zbudować zaangażowany zespół, który będzie Ciebie wspierał Wniosek 1: Priorytet czy priorytety?![]() "Chcę się nauczyć zarządzania priorytetami", "Jak określić swoje priorytety?", "Muszę ustawić te rzeczy według priorytetów"... Też tak mówisz? George McKeown w książce "Esencjalista", która ostatnio jest bardzo popularna w środowiskach zajmujących się produktywnością dzieli się ważnym spostrzeżeniem. "Słowo priorytet pojawiło się w języku angielskim w XV wieku. Oznaczało pierwszą lub najważniejszą rzecz. Przez pięć stuleci funkcjonowało wyłącznie w liczbie pojedynczej. Dopiero w XX wieku wymyśliliśmy liczbę mnogą i zaczęliśmy mówić o priorytetach. Wbrew logice uznaliśmy, że zmieniając słowo, możemy nagiąć rzeczywistość. W jakiś sposób mieliśmy zyskać możliwość posiadania wielu pierwszych rzeczy. Ludzie i firmy nadal nagminnie próbują to robić. Pewien przywódca opowiadał mi o swoich doświadczeniach z korporacji, w której mówiło się o pięciu priorytetach, określając je mianem „Pri-1, Pri-2, Pri-3, Pri-4 oraz Pri-5”. Można było odnieść wrażenie, że wiele rzeczy jest ważnych, ale w rzeczywistości żadna z nich nie była." Jak ta myśl przekłada się na work-life balance? Pierwszy krok do równowagi to wybór Twojego priorytetu. Zastanów się nad tym i zdecyduj co jest dla Ciebie absolutnie najważniejsze. Kiedy to wiesz dużo łatwiej jest Ci każdorazowo decydować czym się zająć. Nie możesz oderwać się od komputera bo "musisz skończyć ten ważny projekt"? Pomyśl o tym co ważne i zdecyduj. To ile czasu spędzasz na pracy jest Twoim wyborem, i w większości sytuacji, masz na to wpływ. Określ swój priorytet, a następnie zastanów się jak twoje codzienne wybory przekładają się na ten właśnie priorytet. Chcesz spędzać więcej czasu z rodziną, ale siedzisz całymi dniami w pracy? Zdecyduj co z tym zrobisz. Nawet jeśli zmiana nie nastąpi od razu, decyzja to będzie pierwszy krok. Zaczniesz działać w kierunku tego co dla Ciebie ważne. Wniosek 2: Dom - praca - dziecko: wybierz dwaTo jest lekcja, którą dostałam od mojej najbliższej przyjaciółki. Kiedy niedługo po urodzeniu mojego synka przyjechałam do niej przytłoczona nową rolą, ilością obowiązków, brakiem czasu na moje potrzeby, zaczęłam mówić jej o tym jak się czuję, gdy robię jedną rzecz, a drugiej nie robię. Ja: "Ale ja chcę mieć ugotowane, posprzątane, poprasowane! Chcę też pracować i się rozwijać! i chcę przede wszystkim być najlepszą mamą dla mojego synka!" A: Fajnie, że chcesz. Ale to nie jest możliwe. Wybierz dwa. Albo albo. To był dzień, kiedy zrozumiałam, że delegowanie, którego tak dobrze nauczyłam się w pracy to kluczowa umiejętność współczesnej przedsiębiorczej kobiety. Delegować, czyli w rzeczywistości, przekazywać odpowiedzialność innym za pewne obszary Twojego życia, możesz zarówno w pracy jak w i domu. Chcesz osiągnąć równowagę? Deleguj. Dzieciom, mężowi, zewnętrznym firmom, współpracownikom, specjalistom. Wniosek 3: Tego nie muszę robić![]() Sekret do równowagi to ważna decyzja, co mam robić, ale też przede wszystkim czego mam nie robić. Kiedy próbujesz za wszelką cenę znaleźć czas na wszystko, pogodzić sprzątanie z zarządzaniem projektami, gotowanie z rozkręcaniem swojej nowej firmy, zarządzanie swoim zespołem z codzienną obsługą klienta, próbujesz robić rzeczy nierealne. Jestem pewna, że w zakresie Twoich obecnych obowiązków jest wiele rzeczy, z których mogłabyś zrezygnować i wiele takich, które mogłabyś oddelegować. Spisz sobie wszystkie zadania, które zaplanowałaś na ten tydzień i punkt po punkcie, zadaj sobie przy każdym z nich pytania: Czy muszę to robić? Co się stanie jeśli tego nie zrobię? Czy to zadanie realizuje moje najważniejsze życiowe cele? Czy to zadanie jest w zakresie moich obowiązków? Czy jeśli to ma być zrobione to jest ktoś inny kto mógłby mi w tym pomóc? Zrób ten pierwszy krok od razu, a jeśli potrzebujesz wsparcia w stworzeniu swojego zakresu obowiązków, dołącz do grupy Mistrzyni Organizacji i tam zadaj swoje pytanie. Wniosek 4: Nie ma work-life balance. Jest balance.David Allen, autor najpopularniejszej metody zarządzania sobą w czasie Getting Thnigs Done i bestsellera o tym samym tytule, twierdzi, że nie ma czegoś takiego jak work-life balance. Jest tylko balance. Kiedy podejmujesz właściwe decyzje co do tego, czym się aktualnie zajmujesz, nie zastanawiasz się nawet nad tym czy osiągasz work-life balance. To pytanie pojawia się tylko wtedy, gdy coś nie działa, gdy nie masz systemu decydowania o tym co ważne; gdy nie odpowiadasz sobie na ważne pytanie o Twój priorytet. Zgadzam się z Davidem Allenem. Nasze życie to nie są dwa zbiory - work i life. Nasze życie to zdrowie, czas dla siebie, realizacja swoich pasji zawodowych, rodzina, dzieci, hobby, dobrobyt, miłość, wygoda, wartości, podróże, sport, kultura - ten zbiór jest w zasadzie nieskończony i dla mnie prawie każdy z tych obszarów może dotyczyć mojego życia prywatnego jak i zawodowego. Jak oddzielić grubą kreską work i life jeśli prowadzisz rodzinną firmę, w której zajmujesz się realizacją swoich pasji? Wniosek 5: Praca to mogę być ja"Zdecyduj co chcesz robić" jest moim ważnym prawem. Cenię sobie niezależność w decydowaniu o samej sobie i nie zamieniłabym jej ani na luksus, ani na wygodę. To jest moja kluczowa życiowa wartość, wiem, że w każdej dziedzinie życia chcę ją zachować. Nawet w roli matki, potrzebowałam zbudować sobie swoją własną przestrzeń, by czuć, że zachowuję życiową równowagę. Wolność decydowania o sobie to dla mnie zatem także wolność decydowania, że chcę poświęcić swój czas na pracę, że chcę móc przeznaczyć wieczór czy weekend na rozwój własnego biznesu. Jestem wolna, by powiedzieć także, że przez to co robię w pracy wyrażam siebie. Jeśli to jest aktualnie moim priorytetem, wybieram wtedy skupienie na pracy, odłożenie wakacji na trochę później. Wybieram satysfakcję, którą przynosi mi praca. Bez poczucia winy. Bez wyrzutów sumienia. Bez wyobrażeń ile powinnam odpoczywać. Każdy z nas czerpie satysfakcję z czego innego, zresztą możesz się o tym przekonać poznając siebie głębiej przy pomocy różnych testów. Szczególnie ważne okazały się dla mnie rezultaty testu Gallupa, który pozwala Ci określić Twoje mocne strony i w opisie pokazuje dokładnie jaki sposób działania przynosi Ci satysfakcję. Ja czerpię satysfakcję z wdrażania moich pomysłów w życie, czuję się dobrze, gdy jestem produktywna, lubię być zajęta. Chcę by to było moje prawo. (Jeśli chcesz dowiedzieć się jak poznać swoje mocne strony to wejdź TUTAJ.) Drobne techniki organizacyjne, które wprowadzam by wspomóc swoją produktywność i utrzymać życiową równowagę, to tylko wisienka na torcie właściwego systemu organizacji, który zawiera umiejętność delegowania, asertywność, podejmowanie decyzji czy określenie życiowego priorytetu. Jeśli szukasz odpowiedz na to jak zachować równowagę pomiędzy pracą i życiem, zacznij od początku, nie szukaj rozwiązań tylko przyczyny. Dołącz do grupy Mistrzyni Organizacji Życia i Biznesu, by mieć dostęp do wiedzy z zakresu dobrej organizacji i zacząć w końcu godzić życie prywatne z osobistym.
|
MilenaCześć, jestem Milena. Pomagam kobietom lepiej zorganizować swoje życie i biznes po to, by mogły odzyskać czas dla siebie i prowadzić swój biznes w zgodzie ze swoimi marzeniami. Kategorie
Wszystkie
Archiwa
Marzec 2018
|